Na czym polega ustawa o sygnalistach?

Ustawa o ochronie sygnalistów weszła do polskiego porządku prawnego 25 września 2024 roku, jednak w dalszym ciągu budzi wiele wątpliwości wśród prowadzących działalność gospodarczą. Kim są sygnaliści i co mogą zgłaszać? Jakie obowiązki nakładają na przedsiębiorców nowe przepisy?

Co to znaczy być sygnalistą?

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. W przepisach wskazano wprost, że sygnalistą może być osoba bezpośrednio powiązana lub świadcząca pracę, czy usługi na rzecz organizacji, w której dochodzi do naruszenia prawa, w tym: pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. na podstawie umowy cywilnoprawnej), prokurent, akcjonariusz, wspólnik a także stażysta, praktykant lub wolontariusz. Co więcej, sygnalistą podlegającym ochronie w myśl przepisów ustawy, może być także inny przedsiębiorca np. dostawca, partner handlowy czy klient, funkcjonariusz publiczny lub żołnierz lub osoba ubiegająca się o zatrudnienie w danej organizacji. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Sprawdź ranking programów księgowych

Co zgłasza sygnalista?

Odpowiedź brzmi: naruszenie prawa. W myśl ustawy stanowi ono działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące m.in. korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, czy bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych lub interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej i konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela. Ponadto, organizacja może dodatkowo w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach dotyczących obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez daną organizację na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.

Sygnalistą może być więc praktycznie każdy, kto ma uzasadnione podejrzenie o szeroko rozumianym naruszeniu prawa lub procedur wewnętrznych firmy i decyduje się ujawnić takie zgłosić lub ujawnić publicznie.

W jakich firmach muszą być sygnaliści?

Ze względu na obszerną listę „potencjalnych” sygnalistów, nowe regulacje dotyczą szerokiego kręgu podmiotów. Obowiązek wdrożenia procedur dla sygnalistów dotyczy przede wszystkim:

• podmiotów zatrudniających więcej niż 250 pracowników;
• organów i instytucji publicznych, takich jak jednostki samorządu terytorialnego, szkoły, szpitale czy instytucje administracji rządowej, niezależnie od liczby zatrudnionych

Ponadto, wiele podmiotów nałożono obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych i prowadzenia rejestru takich zgłoszeń. Są nimi przedsiębiorcy, którzy na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudniać będą co najmniej 50 osób oraz podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Obowiązki przedsiębiorców wynikające z ustawy o sygnalistach

Jednym z kluczowych obowiązków firm jest wprowadzenie odpowiednich procedur związanych z raportowaniem naruszeń. Firmy muszą zagwarantować:

1. Bezpieczne kanały zgłaszania – ustawa wymaga stworzenia przynajmniej jednego wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń, który umożliwi anonimowe lub poufne zgłoszenie naruszeń przez osoby pracujące w firmie.
2. Ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi – ustawa nakłada obowiązek ochrony osób zgłaszających naruszenia przed jakimikolwiek działaniami odwetowymi, takimi jak zwolnienie, przeniesienie na inne stanowisko, degradacja czy mobbing. Pracodawcy nie mogą stosować działań represyjnych wobec sygnalistów, co ma na celu wzmocnienie zaufania pracowników do nowych procedur.
3. Przyjmowanie, rozpatrywanie i dokumentowanie zgłoszeń – organizacje muszą stworzyć procedury umożliwiające odpowiednie przyjmowanie i dokumentowanie zgłoszeń. Każde zgłoszenie powinno być rejestrowane, a sygnalista powinien otrzymać informację o przyjęciu jego zgłoszenia oraz o etapach jego rozpatrywania.
4. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń – zgodnie z ustawą, przedsiębiorstwa muszą wyznaczyć osobę lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.

---

---

Przedsiębiorco, te procedury musisz pilnie wdrożyć!

Wprowadzenie odpowiednich procedur wewnętrznych jest kluczowym elementem wdrożenia ustawy o sygnalistach. Należą do nich:

• stworzenie i wdrożenie polityki zgłaszania naruszeń, która powinna jasno określać sposób, w jaki pracownicy i inne osoby powiązane z organizacją mogą zgłaszać naruszenia prawa. Dokument powinien zawierać m.in.:

1. zasady ochrony sygnalistów przed represjami,
2. definicje działań niepożądanych i przykłady naruszeń,
3. opis procesu rozpatrywania zgłoszeń,
4. informacje na temat poufności i ochrony danych osobowych sygnalisty.

• wybór i wdrożenie intuicyjnego i łatwego w obsłudze systemu przyjmowania zgłoszeń. Przedsiębiorcy mogą wybrać jedno z kilku dostępnych rozwiązań:

1. elektroniczny system zgłaszania naruszeń – specjalne platformy IT umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości online. Zapewniają one poufność i łatwy dostęp dla wszystkich pracowników.
2. skrzynki na zgłoszenia – fizyczne skrzynki umieszczone na terenie zakładu pracy, do których pracownicy mogą wrzucać zgłoszenia anonimowo.
3. telefoniczne linie zaufania – umożliwiające zgłaszanie naruszeń przez telefon.

• szkolenie pracowników w zakresie nowych procedur i ochrony sygnalistów. Powinny one obejmować takie tematy jak:

1. świadomość prawna dotycząca zgłaszania naruszeń,
2. procedury postępowania z nieprawidłowościami,
3. zasady ochrony danych osobowych.

• wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Takie osoby muszą posiadać wiedzę i umiejętności potrzebne do profesjonalnego zarządzania zgłoszeniami oraz do ochrony danych osobowych.
• regularne monitorowanie i aktualizacja procedur w celu dostosowania ich do zmieniających się przepisów. Przedsiębiorcy powinni również monitorować skuteczność wdrożonych procedur, aby upewnić się, że odpowiadają one na potrzebom zgłaszających i chronią ich w odpowiedni sposób.

Nowe obowiązki, czyli ochrona sygnalistów

Ustawa o sygnalistach nakłada na przedsiębiorców nowe obowiązki związane z utworzeniem bezpiecznych kanałów zgłaszania oraz ochroną sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Wypracowanie i wdrożenie wymaganych procedur wymaga nakładów zarówno finansowych, czasowych jak i reorganizacji kadrowych.

 

Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”