Przeglądanie komputera, grzebanie w szafkach i przesłuchania. Jak wygląda kontrola ZUS w firmie?

Kontrola firmy to jeden z najbardziej stresujących momentów w życiu każdego przedsiębiorcy. Skomplikowane, rozbudowane i notorycznie zmieniane przepisy sprawiają, że – mimo najlepszych chęci – trudno jest przestrzegać wszystkich obowiązków, zakazów i nakazów serwowanych nam przez ustawodawcę. Urzędnicy zdają się o tym zapominać i z całą bezwzględnością szukają, a następnie karzą za nieprawidłowości, które pojawiają się w przedsiębiorstwach. Dziś przedstawię, jak wygląda kontrola z perspektywy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa).

Ograniczenia kontroli w Prawie przedsiębiorców

Zanim jednak przejdziemy do zapisów ustawy ubezpieczeniowej, warto zwrócić uwagę na Prawo przedsiębiorców. To w tym akcie prawnym znalazły się ogólne przepisy, które dotyczą (w różnym zakresie) wszystkich kontroli, jakie przeprowadza się u podmiotów wykonujących działalność gospodarczą. Prawo przedsiębiorców, dopóki co innego nie wynika z przepisów europejskich lub umów międzynarodowych, daje pewne podstawy i ramy, które określają, jak wyglądają kontrole w Polsce.

Przykładowo, w art. 48 Prawa przedsiębiorców zawarto regułę, zgodnie z którą organ kontroli co do zasady nie powinien wchodzić do przedsiębiorstwa bez zapowiedzi. Kontroler ma obowiązek poczekać co najmniej 7 dni po zawiadomieniu o wszczęciu kontroli, co w założeniach ma dać czas przedsiębiorcy na takie przygotowanie zakładu, by kontrola w minimalnym stopniu wpływała na jego normalne funkcjonowanie. Bardzo ważnym ogólnym przepisem jest także art. 55, w którym uregulowano maksymalne okresy przeprowadzania kontroli (zróżnicowane w zależności od wielkości przedsiębiorcy).

Warto pamiętać o zasadach wynikających z Prawa przedsiębiorców, ponieważ do tych przepisów odsyła art. 92a w sytuacji, gdy kontrolowany płatnik składek jest przedsiębiorcą.

Ogólne zasady kontroli to jedno, dziś skupimy się natomiast na tym, czym charakteryzuje się kontrola ZUS-u.

Co kontroluje ZUS?

W myśl ogólnej zasady ZUS kontroluje wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek. Oznacza to, że Zakład może sprawdzać, czy przedsiębiorca wypełnia wszystkie, część lub nawet jeden obowiązek wynikający z szeroko rozumianego prawa ubezpieczeń społecznych. Kontrola nie musi ograniczać się wyłącznie do zapisów ustawy.

W art. 86 ust. 2 ustawy przedstawiono przykładowe obszary kontroli. Są to:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych;
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS;
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu;
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe;
• wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych;
• dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Szczególnie interesujący (w negatywnym sensie) wydaje się ostatni punkt, ponieważ daje on inspektorom ZUS teoretycznie bardzo szerokie uprawnienia.

Kontroler ZUS przetrzepie Ci szafki…

Katalog uprawnień kontrolera ZUS znalazł się w art. 87 ustawy. Zgodnie z tą regulacją dozwolone jest:

1. badanie ksiąg rachunkowych, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli;
2. wzywanie i przesłuchiwanie świadków, płatnika składek i ubezpieczonego (przy czym tych dwóch ostatnich tylko w ostateczności);
3. legitymowanie osób oraz żądanie udzielenia informacji od płatnika i ubezpieczonego;
4. zabezpieczanie zebranych dowodów;
5. dokonywanie oględzin i spisu majątku płatnika składek zalegającego ze składkami.

Choć powyższe wyliczenie wydaje się niepozorne, tak naprawdę daje ogromne uprawnienia organom kontrolnym. W zakresie badania dokumentów szczególną uwagę należy zwrócić na „inne nośniki informacji”, co w zasadzie daje kontrolerowi nieograniczony dostęp do naszego systemu teleinformatycznego. Nośnikiem informacji jest bowiem nie tylko płyta CD czy pendrive, ale także dysk twardy komputera lub miejsce na serwerze w chmurze.

Możliwość wzywania i przesłuchiwania świadków nie jest ograniczona tylko do pracowników płatnika składek. Kontroler może chcieć przesłuchać także naszych kontrahentów albo klientów. Nieprzemyślane działania przedstawicieli ZUS-u mogą bardzo szybko zniszczyć renomę naszej firmy (zwłaszcza gdy kontrola nie wykaże nieprawidłowości) lub zdestabilizować pracę zatrudnionych osób.

Szczególnie interesujące jest uprawnienie kontrolera do „zabezpieczania dowodów”. Zgodnie z przepisami wykonawczymi do ustawy, kontroler może np. zabezpieczyć telefon komórkowy, księgi rachunkowe albo laptopa w ten sposób, że zarekwiruje te przedmioty i zabierze je do siedziby ZUS. Często takie działania są jednoznaczne z uniemożliwieniem funkcjonowania firmy.

Wreszcie wyjątkowo bulwersujące jest uprawnienie do dokonywania oględzin i spisu majątku przedsiębiorcy, który nie opłacił składek na czas. Z zapisu tego wynika, że kontroler ma prawo do wchodzenia na teren firmy i wszędzie tam, gdzie znajdują się jej składniki majątkowe. Przepis nie zawiera przy tym żadnych ograniczeń co do formy takich czynności, a zatem nie możemy wykluczyć, że kontroler będzie np. żądał otwierania sejfów, biurek i szafek.

…a Ty musisz się na to godzić

Z uprawnieniami kontrolerów ZUS połączone są obowiązki, jakich musi przestrzegać kontrolowany przedsiębiorca. Zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy płatnik składek ma obowiązek:

1. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
2. udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności z tytułu składek;
3. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu;
4. zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
5. udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
6. przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Spełnienie powyższych obowiązków samo w sobie jest już czaso- i pracochłonne, ale to jeszcze nie wszystko. W myśl ust. 2 wspomnianego przepisu powyższych czynności przedsiębiorca ma dokonywać nieodpłatnie. Może się zatem okazać, że nawet jeśli kontrola nie wykaże żadnych nieprawidłowości, przedsiębiorca poniesie stratę w wysokości wielu tysięcy złotych związaną np. z kopiowaniem dokumentacji i jej tłumaczeniem.

Podobne artykuły

Kontrola zaczyna się wcześniej, niż myślisz. Firmy pod stałym nadzorem danych

2026-03-23

Czy ZUS przejmie naliczanie składek? W przygotowaniu jest projekt ustawy

2025-12-05

Składki ZUS pójdą w górę w 2026 roku – jak przedsiębiorcy mogą się przed tym chronić?

2025-09-12

Nie daj się zaskoczyć! Fiskus wybrał gorące tematy kontroli na ten rok

2025-04-04

Składki dla przedsiębiorców rosną, a Polska staje się emerytalnym rajem dla obcokrajowców.

2025-06-02

Zaległości w ZUS znowu wzrosły. Przedsiębiorcy zapominają, że zadłużenie mogą rozłożyć na raty

2025-03-13

Czynności kontrolne

Kontrola ZUS rozpoczyna się od pokazania przez kontrolera legitymacji służbowej i doręczenia przedsiębiorcy upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Jeśli na miejscu nie ma płatnika składek, kontroler dokonuje czynności z jego reprezentantem (np. pełnomocnikiem).

Czynności kontrolne wykonywane są w siedzibie przedsiębiorcy, miejscach prowadzenia działalności i w miejscach pracy osób trzecich, którym powierzono jakieś czynności. Z uwagi na to, że część przedsiębiorców indywidualnych zakłada działalność w domu, nie jest wykluczone, że kontroler ZUS będzie mógł bez przeszkód poruszać się i analizować miejsce zamieszkania tych osób.

Protokół z kontroli

Zwieńczeniem kontroli jest protokół, który zgodnie z art. 91 ust. 1 ustawy powinien zawierać:

• oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej ZUS;
• oznaczenie płatnika składek;
• oznaczenie inspektorów wykonujących kontrolę;
• określenie zakresu kontroli;
• czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli;
• opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych;
• przedstawienie dowodów;
• pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń;
• podpis inspektora kontroli;
• informacje o wpisie do książki kontroli.

Protokół powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla ZUS i przedsiębiorcy. To bardzo ważne, by dokładnie przeczytać cały protokół i zweryfikować wszystkie jego zapisy, ponieważ treść protokołu zgodnie z przepisami jest podstawą do wydania decyzji administracyjnej, np. w zakresie modyfikacji podstawy wymiaru składek. Jeśli cokolwiek nie będzie się zgadzać, do protokołu należy złożyć zastrzeżenia.

Jak bronić się przed kontrolą?

Przepisy przewidują trzy podstawowe środki ochrony praw przedsiębiorców.

Po pierwsze, w terminie 14 dni od otrzymania protokołu lub aneksu do niego przedsiębiorca może złożyć zastrzeżenia, przy czym musi jednocześnie wskazać popierające je dowody. Inspektor ma prawny obowiązek zweryfikowania zastrzeżeń, a jeśli okażą się one zasadne – przygotowywany jest aneks do protokołu.

Po drugie, warto pamiętać o tym, że inspektor dokonujący kontroli nie może być stronniczy. Do oceny stronniczości stosuje się odpowiednio przepisy procedury administracyjnej, a zatem o braku obiektywizmu mogą świadczyć np. powiązanie rodzinne z przedsiębiorcą, fakt wcześniejszego zatrudnienia u przedsiębiorcy czy okazywanie względem niego jednoznacznie negatywnego stosunku. W tego typu sytuacjach płatnik składek ma prawo złożyć do ZUS wniosek o wyłączenie danej osoby z kontroli.

Czy fakturowanie to dla Ciebie strata czasu?

Program Faktura.pl sprawi, że fakturowanie zajmie Ci mniej, niż 30 sekund. Przez pierwszy miesiąc darmowego korzystania z aplikacji zobaczysz, jak jej funkcje uproszczą Ci życie. Oto zalety korzystania z Faktura.pl:

✅ Automatyczne wystawianie faktur cyklicznych
✅ Wysyłka dokumentów z poziomu aplikacji
✅ Program zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur
✅ Możliwość księgowania swoich kosztów za pomocą kilku kliknięć
✅ Natychmiastowa płatność przy pomocy przycisku „Kliknij, aby opłacić fakturę” umieszczonego na dokumencie
✅ Funkcja magazynu z możliwością zintegrowania z Allegro

Wreszcie stosując Prawo przedsiębiorców kontrolowany podmiot może zgłosić sprzeciw dotyczący kontroli. Podstawą do złożenia sprzeciwu jest wszczęcie lub kontynuowanie kontroli niezgodnie z obowiązującymi przepisami (np. oględziny majątku przedsiębiorcy w sytuacji, gdy ten nie zalega ze składkami). Na złożenie sprzeciwu mamy 3 dni od wszczęcia kontroli, a realizacja tego uprawnienia skutkuje – co do zasady – wstrzymaniem czynności kontrolnych. Jeśli przez 3 dni od otrzymania sprzeciwu organ nie wyda postanowienia o kontynuowaniu kontroli, zgodnie z prawem kontrola się kończy.

Warto aktywnie bronić swoich praw w trakcie kontroli i po jej zakończeniu, ponieważ skutki finansowe podjętych przez ZUS decyzji mogą doprowadzić do utraty przez przedsiębiorstwo płynności finansowej.

Podobał Ci się ten artykuł? Sprawdź inne z serii Poradnik przedsiębiorcy