Wielu przedsiębiorców chętnie wręcza swoim kontrahentom prezenty o charakterze promocyjnym. Praktyka ta ma wymiar działania marketingowego, jednakże nie wszyscy mają świadomość, że tego typu prezenty mogą wywoływać skutki o charakterze podatkowym. Co zatem warto wiedzieć?
Kwestie podstawowe
Na wstępie należy zaznaczyć, że wręczanie firmowych upominków może zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. Musi jednak zostać spełniony jeden warunek. Mianowicie wydatek poniesiony w związku z wręczeniem prezentu ma związek z osiągnięciem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła.
W kontekście powyższego należy zwrócić uwagę na art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Otóż w myśl tego przepisu kosztami uzyskania przychodów są wyłącznie wydatki, jakie zostały poniesione w związku z działalnością gospodarczą i mają bezpośredni związek z osiąganymi przychodami.
W związku z tym nie ma żadnych przeszkód, aby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów np. wydatki na promocję firmy, czy też utrzymywanie kontaktów biznesowych. Każdy z tego typu wydatków powinien być jednak odpowiednio udokumentowany. W tym celu można wykorzystać np. fakturę.
Gadżety reklamowe jako prezent
Jednym z najpopularniejszych firmowych prezentów są gadżety reklamowe. Mogą to być np. długopisy, kubki, czy smycze do telefonu. Ich wręczenie to nie tylko miły gest, ale i budowanie relacji oraz zaufania.
Zgodnie z prawem tego typu wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że mają one związek z prowadzoną działalnością, a ponadto służą osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodu. Zatem na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek wykazania, że dany wydatek został poniesiony na cel marketingowy lub promocyjny, a nie zaś reprezentacyjny.
W praktyce rozróżnienie, o którym mowa powyżej, sprawie trudności. Ustawodawca bowiem nie zdefiniował pojęć promocji oraz reprezentacji. W związku z tym należy wziąć pod uwagę ich językowe znaczenie. I tak poprzez reklamę należy rozumieć działanie mające na celu zachęcenie potencjalnych klientów do zakupu konkretnych towarów lub do skorzystania z określonych usług, z kolei o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami (pismo
z dnia 18 września 2025 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0112-KDIL2-2.4011.594.2025.4.AG Wydatki na organizację wydarzeń promocyjno-szkoleniowych jako koszt uzyskania przychodów; OpenLEX).
Zarówno Ministerstwo Finansów, jak i organy administracji skarbowej wskazują, iż każdy przypadek jest inny i należy go interpretować w indywidualny sposób. Otóż w sytuacji, gdy gadżety przekazywane są w sposób masowy, ich jednostkowa wartość jest niewielka i zawierają one logo firmy, wówczas są to zazwyczaj wydatki o charakterze reklamowym, co sprawia, że mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
Należy jednak uważać na wartość prezentów. Mianowicie fiskus może uznać wydatki z nimi związane za reprezentację, jeżeli ich wartość będzie wyższa, niż jest to przyjęte zwyczajowo.
Co z alkoholem?
W relacjach biznesowych w dalszym ciągu popularnym zwyczajem jest wręczania alkoholu, szczególnie w okresie świątecznym. Dla wielu przedsiębiorców tego rodzaju upominek jest wyrazem uznania. Z punktu widzenia fiskusa sytuacja wygląda tak, że zakup alkoholu nie może być uznawany za koszty uzyskania przychodu, ponieważ jest to wydatek o charakterze reprezentacyjnym.
Najlepszym tego przykładem jest stanowisko wyrażone przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z dnia 5 kwietnia 2023 r. (nr 0114-KDIP2-1.4010.103.2023.2.KW). Mianowicie stwierdził on, iż kosztem uzyskania przychodu nie jest także wydatek na zakup alkoholu oraz jego konfekcjonowanie i wysyłka na adres odbiorcy. (…) Wydatki te, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Trudno powiązać wydatek na alkohol z zakładanym celem poprawy atmosfery między spółką a kontrahentami czy zacieśnieniem współpracy. Zdaniem organu, prezenty w postaci alkoholu pozostają poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakłada art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Co ważne, organy administracji skarbowej często powołują się również na ustawę o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 tejże ustawy zadania w zakresie przeciwdziałania alkoholizmowi wykonuje się przez odpowiednie kształtowanie polityki społecznej, w szczególności: tworzenie warunków sprzyjających realizacji potrzeb, których zaspokajanie motywuje powstrzymywanie się od spożywania alkoholu. Według fiskusa uznawanie alkoholu za koszt podatkowy stałoby w sprzeczności z przywołaną regulacją.
Czy otrzymany prezent jest przychodem?
Otrzymanie prezentu może w niektórych sytuacjach wiązać się z koniecznością zapłacenia podatku. W myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem podatnika są nie tylko pieniądze i wartości pieniężne, ale również świadczenia w naturze oraz inne nieodpłatne świadczenia (art. 11 ust. 1).
Podobne artykuły
W kontekście powyższego należy zwrócić uwagę na kwestię świadczeń w naturze. Pod tym pojęciem rozumie się świadczenia dokonywane w formie rzeczowej, a więc np. w prezenty. Wynika z tego, że otrzymanie firmowego upominku może rodzić obowiązek podatkowy. Wszystko uzależnione jest bowiem od jego wartości i charakteru.
Warto przy tym pamiętać o art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT, w którym przewidziano zwolnienie z podatku dla świadczeń otrzymanych w związku z promocją lub reklamą przedsiębiorcy, jeśli ich jednorazowa wartość nie przekracza 200 zł. Co ważne, z tego zwolnienia mogą skorzystać nie tylko osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, ale i kontrahenci otrzymujący gadżety promocyjne. Musi jednak zostać spełniony pewien warunek – wręczenie prezentu nie może być świadczeniem wykonywanym w ramach stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej.
Jeśli natomiast prezent ma większą wartość, w przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej może powstać dochód z innych źródeł w rozumieniu ustawy o PIT. Fakt ten należy wykazać w składanym zeznaniu rocznym. Gdy idzie o przedsiębiorców tego typu upominek może zostać uznany za przychód wynikający z działalności gospodarczej, chyba że ma on wymiar masowy i promocyjny.
Wartość prezentu – jak ją ustalić?
Należy zwrócić uwagę, że nie tylko charakter i cel wręczonego upominku mają istotne znaczenie dla organów podatkowych. Otóż ważnym parametrem jest również jego wartość, która ma wpływ na powstanie obowiązku podatkowego.
Jak zatem ustalić wartość prezentu? Jeżeli został on zakupiony, wówczas można to zrobić na podstawie dowodu zakupu, czyli faktury KSeF. Natomiast gdy dana firma samodzielnie wytworzyła upominek, w takim przypadku wartość ustala się według cen, jakie są stosowane wobec innych odbiorców. Niekiedy prezent wiąże się z przekazaniem rzeczy lub praw, np. na wypożyczeniu sprzętu. Wówczas jego wartość ustala się, biorąc pod uwagę wartość należnego czynszu lub opłaty za korzystanie. Z kolei, gdy idzie o świadczenia częściowo odpłatne, przychód powstaje w wysokości różnicy między wartością świadczenia a odpłatnością, jaka została poniesiona.
Warto dodać, że ustalenie prawidłowej wartości prezentu ma znaczenie nie tylko w kontekście podatku PIT, ale i podatku VAT, jeżeli jego przekazanie wiąże się z koniecznością zapłaty tejże daniny.
W okresie świątecznym przedsiębiorcy chętnie wręczają prezenty swoim kontrahentom. Jest to dla nich okazja do zacieśnienia relacji biznesowych, a także promocji świadczonych usług i wytwarzanych produktów. Należy jednak pamiętać, że w określonych przypadkach wręczenie upominku może rodzić obowiązek podatkowy.
Wręczanie prezentów firmowych to powszechna praktyka, szczególnie w relacjach B2B. Warto jednak pamiętać, że mogą one nieść za sobą konsekwencje podatkowe. Dlatego tak ważna jest dobra organizacja dokumentacji i współpraca z zaufanym biurem rachunkowym. A jeśli Twoje biuro rachunkowe nadal korzysta z maili i segregatorów – czas to zmienić.
Przejście na nowoczesną platformę, taką jak Faktura.pl dla Biur Rachunkowych, to krok w stronę cyfrowej efektywności, bezpieczeństwa i wygody pracy zarówno dla księgowego, jak i klienta.
Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
