Nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nałożyła nowe obowiązki na biura rachunkowe. Dziś ich zadaniem jest nie tylko prowadzenie księgowości swoich klientów. Co oznacza objęcie ich procedurą AML i co ma na celu? Zapraszamy do lektury!
Procedura AML. Co to takiego?
Ustawa AML, czyli ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, obowiązuje od 13 lipca 2018 roku. Jej celem jest wdrożenie do polskiego systemu prawnego V Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) z dnia 30 maja 2018 r. (2018/843), zastępującą dyrektywę 2015/849 w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
Pojęcie AML (ang. Anti-Money Laundering) oznacza cały zbiór regulacji prawnych, ukierunkowanych na walkę z procederem prania pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu. Do przestrzegania procedur AML zobowiązane są instytucje oferujące usługi finansowe, w tym biura rachunkowe.
Czemu służą procedury AML?
Pranie pieniędzy, czyli działania mające na celu wprowadzenie do legalnego obrotu środków pochodzących z działalności przestępczej, jest problemem na skalę globalną. Rządy państw wysoko rozwiniętych z całego świata łączą siły, aby przeciwdziałać tego typu procederom.
Procedury AML mają na celu przeciwdziałanie oszustwom podatkowym, finansowaniu terroryzmu oraz przemytom, realizowanym na skalę międzynarodową. Pomagają również w wychwytywaniu podejrzanych działań w sieci i nielegalnych transakcji finansowych. Mowa tu na przykład o przelewach większych kwot lub regularnym zasilaniu konta bankowego przez podmiot niebędący pracodawcą jego właściciela.
Kto jest zobowiązany do przestrzegania procedur AML?
Pierwotnie katalog podmiotów zobowiązanych do przestrzegania procedur AML, obejmował zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu głównie większe instytucje finansowe, takie jak banki, spółki inwestycyjne, instytucje pożyczkowe, zakłady ubezpieczeniowe czy spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe. Od 31 lipca 2021 roku procedury AML obejmują również biura rachunkowe.
Biura rachunkowe. Dlaczego muszą przestrzegać procedur AML?
Firmy, jakimi są biura rachunkowe, świadczą usługi związane z obsługą księgowo-finansową innych przedsiębiorstw. Ich głównym zadaniem jest prowadzenie ksiąg rachunkowych klientów w sposób zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Obowiązkiem biura rachunkowego jest również terminowe rozliczenie z podatków obsługiwanej firmy oraz tworzenie dla niej raportów finansowych.
Pracownicy biur rachunkowych są zatem w posiadaniu wielu ważnych informacji dotyczących finansów swoich klientów. Wiedza ta umożliwia im rozpoznanie podejrzanych transakcji, które mogą sugerować na przykład proceder prania pieniędzy. Należy przy tym podkreślić, że obowiązek przestrzegania procedur AML oznacza, że na biurach rachunkowych spoczywa olbrzymia odpowiedzialność.
Czy Twoje biuro jest gotowe na nowe rozwiązania?
Spotkajmy się. Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań. Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać. Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki. Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Wkład biur rachunkowych w przeciwdziałanie praniu pieniędzy
Zakres obowiązków nakładanych na instytucje zobligowane do przestrzegania procedur AML jest dość szeroki. Przede wszystkim, aby skutecznie przeciwdziałać praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, biura rachunkowe muszą samodzielnie opracowywać własne, wewnętrzne procedury. Powinny one uwzględniać kryteria identyfikowania podejrzanych transakcji, a także sposób sygnalizowania przez pracowników wykrytych naruszeń przepisów lub podejrzeń ich naruszenia. Mowa tu o tzw. procedurach anonimowego zgłaszania nieprawidłowości, do przestrzegania których są zobowiązane wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz biura.
Ponadto każde biuro rachunkowe powinno wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za realizację procedur AML. Ustawodawca sugeruje, że powinni być to pracownicy zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych bądź członkowie zarządu. Kluczowe jest bowiem to, aby były to osoby decyzyjne w firmie.
Biura rachunkowe muszą również oszacować czy zachodzi ryzyko (a jeśli tak, to jak duże), że dany klient bierze udział w praniu pieniędzy. Zgodnie z przepisami tego typu ocenę należy przeprowadzać przynajmniej raz na dwa lata.
Na tym obowiązki biur rachunkowych się jednak nie kończą. Są one jeszcze zobligowane do przekazywania informacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Czynność tę powinna wykonać wyznaczona do tego osoba, przy czym trzeba ją także w odpowiedni sposób udokumentować.
Istotne znaczenie mają też szkolenia dla pracowników biur rachunkowych, które co jakiś czas należy przeprowadzać. Powinny w nich uczestniczyć wszystkie osoby, które realizują czynności ukierunkowane na przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Śledzenie zmian prawnych i poszerzanie wiedzy jest konieczne, aby wywiązywać się z obowiązków związanych z procedurami AML z należytą starannością.
Niedopełnienie obowiązków związanych z procedurami AML. Jakie kary grożą biurom rachunkowym?
Warto w tym miejscu podkreślić, że wdrażanie procedur AML nie wynika z dobrej woli biur rachunkowych i nie są to dobrowolne działania. Jest to bowiem obowiązek prawny, za niedopełnienie którego grożą surowe kary. Mowa tu nie tylko o karach finansowych. Na pracownika, który dopuścił się naruszenia, może zostać nawet nałożony zakaz pracy na stanowisku kierowniczym przez określony czas.
Oczywiście kary finansowe również są dotkliwe, szczególnie dla mniejszych firm, jakimi są przeważnie biura rachunkowe. Z reguły nie mają one do dyspozycji takich zasobów finansowych i kadrowych ani narzędzi, co większe instytucje, takie jak chociażby banki. Dlatego jest im trudniej dostosować się do wymogów prawnych, związanych z procedurami AML. Co za tym idzie, są bardziej narażone na nałożenie kar z tego tytułu. Kancelarie prawne i firmy szkoleniowe wychodzą jednak naprzeciw potrzebom biur rachunkowych, oferując im wsparcie i kompleksowe szkolenia z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”