Od 1 stycznia 2025 roku w Unii Europejskiej zacznie obowiązywać szczególna procedura SME (Small Medium-sized Enterprise), która ułatwi małym i średnim przedsiębiorstwom rozliczanie VAT w innych krajach członkowskich. Ponadto zmieniają się zasady wystawiania faktur, w tym wprowadzenie numeru identyfikacyjnego EX dla firm korzystających ze zwolnień VAT w ramach procedury SME. 
Na czym polega procedura SME?
Procedura SME została wprowadzona w celu uproszczenia zasad rozliczania VAT dla małych i średnich przedsiębiorstw, które działają w więcej niż jednym kraju członkowskim UE. Główne założenia procedury to umożliwienie firmom korzystania ze zwolnienia z VAT w różnych państwach UE bez konieczności lokalnej rejestracji w każdym z nich.
W ramach procedury SME przedsiębiorcy mogą uniknąć obowiązku rejestracji VAT w każdym kraju, w którym dokonują transakcji pod warunkiem, że ich roczny obrót w UE nie przekracza 100 tys. EUR. Procedura ta ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych, ograniczenie kosztów związanych z obowiązkami podatkowymi oraz uproszczenie zasad wystawiania faktur.
Szczególna procedura wymaga spełnienia szczególnych warunków!
Na mocy ustawy z 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw wprowadzono nowe przepisy, które umożliwiają małym przedsiębiorstwom uzyskanie zwolnienia z VAT w innych krajach UE bez konieczności lokalnej rejestracji. Podatnik VAT, który chce z nich skorzystać musi spełniać określone poniżej warunki:
- Nieprzekroczenie progu obrotu 100 tys. EUR rocznie – łączny obrót firmy na terenie UE musi być niższy niż ten limit. Jeśli obrót przekroczy 100 tys. EUR, firma nie będzie mogła skorzystać ze zwolnienia w danym roku podatkowym.
- Przestrzeganie lokalnych przepisów – każdy kraj może posiadać dodatkowe wymogi dotyczące zwolnienia z VAT. Firmy muszą śledzić i stosować się do przepisów obowiązujących w państwach, w których chcą korzystać ze zwolnienia.
- Uzyskanie numeru identyfikacyjnego EX – specjalny numer identyfikacyjny potrzebny do korzystania ze zwolnienia z VAT w innych krajach. Numer EX jest przypisany do firmy i umożliwia korzystanie ze zwolnień VAT w wielu państwach członkowskich bez konieczności rejestracji w każdym z nich osobno.
Podobne artykuły
W Faktura.pl dane Twoich klientów są bezpieczne.
Nie pozwól na wyciek danych.
Najważniejsze funkcje Faktura.pl dla biur rachunkowych:
➔ Koszyk dokumentów stałych – dzięki niemu klient nie zapomni dosłać dokumentów
➔ Automatyczny licznik VAT
➔ Wystawianie faktur za usługi biura w kilka sekund
➔ Dostęp do korespondencji z klientem w jednym miejscu
Numer identyfikacyjny EX
Numer identyfikacyjny EX, zgodnie z art. 113a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, jest wymagany, aby podatnik mógł korzystać ze zwolnienia VAT w innych krajach UE. Numer ten jest wydawany przez odpowiedni organ podatkowy w kraju siedziby firmy.
Obowiązkowe dane potrzebne do uzyskania numeru EX:
- Pełne dane firmy – nazwa firmy, adres siedziby oraz numer identyfikacji podatkowej.
- Lista krajów, w których planuje się korzystać ze zwolnienia VAT – należy wskazać kraje, w których firma zamierza prowadzić działalność z wykorzystaniem zwolnienia VAT.
- Deklaracja wysokości obrotu na terenie UE – dokument potwierdzający, że roczny obrót firmy nie przekracza progu 100 tys. EUR.
Aby uzyskać numer EX, firma musi złożyć powiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego, podając dane dotyczące działalności oraz krajów, w których planuje korzystać ze zwolnienia. Niezbędne jest także dołączenie deklaracji o wysokości obrotów. Czas oczekiwania na numer wynosi około 35 dni roboczych, ale procedura może się wydłużyć w przypadku dodatkowych kontroli.
Do obsługi spraw polskich podatników dotyczących procedury szczególnej SME od 1 stycznia 2025 r. właściwym będzie Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście (niezależnie od tego, gdzie podatnik rozlicza się z tytułu innych obowiązków w VAT). Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście będzie właściwym do obsługi spraw podatników z innych państw członkowskich UE, którzy chcieliby skorzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce.
Czytaj także: ranking programów do faktur bez vat
Zmiany w zasadach wystawiania faktur
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 22 grudnia 2024 r., faktury wystawiane przez podatników korzystających ze zwolnienia VAT na podstawie procedury SME będą miały uproszczony zakres danych.
Faktura uproszczona powinna zawierać:
- Datę wystawienia – data, w której dokument zostaje wystawiony, pozwala na określenie momentu powstania obowiązku podatkowego.
- Numer kolejny – unikalny numer identyfikacyjny faktury, nadawany zgodnie z kolejnością wystawiania dokumentów.
- Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy – pełne dane identyfikujące strony transakcji, wymagane do celów ewidencyjnych i kontrolnych.
- Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi – precyzyjne określenie, co jest przedmiotem transakcji, aby uniknąć wątpliwości co do charakteru dostawy.
- Miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług – informacja ta umożliwia weryfikację zgodności dostawy lub świadczenia usług z zamówieniem.
- Cena jednostkowa towaru lub usługi – cena za jedną jednostkę danego towaru lub usługi, co jest niezbędne do obliczenia całkowitej wartości transakcji.
- Kwotę należności ogółem – całkowita kwota do zapłaty, która wynika z transakcji.
- Indywidualny numer identyfikacyjny EX – numer przypisany podatnikowi korzystającemu ze zwolnienia SME, pozwalający na identyfikację firmy w systemie podatkowym UE.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że wprowadzone zmiany mają na celu dostosowanie krajowych przepisów do wymogów unijnej dyrektywy 2020/285. Dyrektywa ta nakłada na państwa członkowskie obowiązek umożliwienia podatnikom korzystającym ze zwolnień SME wystawiania faktur uproszczonych.
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2025 roku małe i średnie przedsiębiorstwa w UE mogą korzystać z nowej procedury SME, która znacząco ułatwia rozliczenia VAT w transakcjach transgranicznych. Aby skorzystać z tej możliwości, firmy muszą spełnić określone warunki, w tym uzyskać numer identyfikacyjny EX. Zmianie uległy również zasady fakturowania – faktury uproszczone wystawiane przez firmy korzystające ze zwolnień SME zawierają mniej danych, co ogranicza biurokrację i obniża koszty prowadzenia działalności.
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Poradnik przedsiębiorcy”
