Chcesz założyć firmę, ale nie wiesz, jaka księgowość będzie dla Ciebie najlepsza?

Jako doradca, który od lat pomaga setkom nowych przedsiębiorców rozpocząć działalność, widzę, że jedno pytanie wraca najczęściej – „Jaką księgowość wybrać?”. I wcale się nie dziwię. Bo choć formalne założenie firmy to dziś kwestia kilkunastu minut, to wybór odpowiedniej formy rozliczeń ma dużo większe konsekwencje niż wiele osób zdaje sobie sprawę.

Nie chodzi tylko o przepisy czy stawki podatkowe. Chodzi o to, czy Twoja firma od początku będzie działać mądrze i efektywnie – czy już w pierwszym roku nie przepłacisz podatków, nie pogubisz się w dokumentach, albo nie wybierzesz modelu, który ograniczy Twój rozwój.

Dlatego przygotowałem ten przewodnik – oparty na realnych przypadkach z mojego doświadczenia, który pomoże Ci:

• zrozumieć różnice między ryczałtem, KPiR i pełną księgowością,
• dopasować formę księgowości do Twojej branży i stylu pracy,
• uniknąć pułapek, które mogą Cię słono kosztować,
• i wybrać rozwiązanie, które da Ci spokój i kontrolę od samego początku.

Zaczynasz przygodę z własnym biznesem? Zadbaj, by start był przemyślany.

Czym jest księgowość i dlaczego wybór ma znaczenie?

Księgowość to fundament prawidłowego funkcjonowania każdej działalności gospodarczej – niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, prowadzisz zakład fryzjerski, czy sprzedajesz online. To sposób dokumentowania, ewidencjonowania i rozliczania Twojej aktywności finansowej wobec państwa.

Ale księgowość to nie tylko „papierologia”. To strategiczne narzędzie, które – odpowiednio dobrane – może ułatwić rozwój firmy, ograniczyć obciążenia podatkowe i zminimalizować ryzyko błędów.

Rozbierzmy to na czynniki pierwsze.

Wysokość podatków

To pierwszy i najważniejszy aspekt, który dotyka każdego przedsiębiorcy. Wybór formy księgowości – a co za tym idzie: formy opodatkowania – ma bezpośredni wpływ na to, ile realnie zostanie Ci w kieszeni.

Porównanie opodatkowania (przy 100 000 zł przychodu rocznego):

Forma	Stawka	Możliwość odliczania kosztów	Szacowany podatek
Ryczałt (8,5%)	8,5% od przychodu	❌	8 500 zł
KPiR (skala 12% z kosztami 40 000 zł)	12% od dochodu	✅	7 200 zł
KPiR (podatek liniowy 19%)	19% od dochodu	✅	11 400 zł

Wniosek: Im wyższe koszty prowadzenia działalności, tym bardziej opłacalna może być KPiR. Jeśli działasz w branży z niskimi kosztami własnymi – ryczałt może być korzystniejszy.

Sposób prowadzenia ewidencji

Każda forma księgowości niesie inne obowiązki.

Forma księgowości	Obowiązki ewidencyjne
Ryczałt	Ewidencja przychodów
KPiR	Księga przychodów i rozchodów, ewidencja VAT (jeśli VAT-owiec), ewidencja środków trwałych
Pełna księgowość	Dziennik, konta księgowe, bilansy, rachunki zysków i strat, zestawienia obrotów

Dla osoby początkującej prowadzenie pełnej księgowości samodzielnie to duże wyzwanie. Dlatego ważne jest, by dobrać formę, którą jesteś w stanie obsłużyć (lub możesz zlecić za rozsądne pieniądze).

Obowiązki wobec ZUS i US

W zależności od formy księgowości (i opodatkowania), Twoje comiesięczne lub kwartalne zobowiązania wobec urzędów mogą się różnić:

• ZUS – jego wysokość zależy od formy księgowości (np. na ryczałcie od 0-60 000 zł przychodu jest stała składka zdrowotna 461,66 zł, a na KPiR jest to 9% od uzyskanego dochodu). możesz korzystać z ulg: Ulga na start, Mały ZUS Plus.
• US (Urząd Skarbowy) – tu w grę wchodzą zaliczki na podatek dochodowy, VAT (jeśli dotyczy), sprawozdania roczne.

Przykład:

• Ryczałtowiec bez VAT składa uproszczone rozliczenie roczne i ewidencję przychodów.
• KPiR-owiec VAT-owiec musi składać JPK_VAT co miesiąc i często rozliczać PIT-5 lub PIT-36L co miesiąc/kwartał.

Koszt obsługi księgowej

Nie każdy przedsiębiorca ma czas lub wiedzę, by zajmować się księgowością samodzielnie. Koszt zewnętrznej obsługi również różni się w zależności od złożoności ewidencji.

Forma księgowości	Średni koszt biura rachunkowego (miesięcznie)
Ryczałt	150–200 zł
KPiR	200–400 zł
Pełna księgowość	500–1000+ zł

Rozwiązanie: W Faktura.pl możesz samodzielnie prowadzić księgowość online – intuicyjnie i bezpiecznie – lub skorzystać z pomocy naszych doradców. Dostosuj model do swoich możliwości i budżetu.

Twoja odpowiedzialność jako przedsiębiorcy

Pamiętaj – bez względu na to, czy korzystasz z biura rachunkowego, aplikacji, czy prowadzisz księgowość samodzielnie – to Ty jako przedsiębiorca odpowiadasz za zgodność z przepisami. Błędy, zaniedbania lub nieterminowe rozliczenia mogą skutkować:

• karami finansowymi,
• kontrolą z urzędu skarbowego,
• zawieszeniem działalności lub problemami przy kredytach.

Dlatego wybór formy księgowości powinien uwzględniać także Twoją gotowość do prowadzenia dokumentacji, znajomość przepisów lub chęć korzystania z doradztwa.

To nie formalność, to strategia

Wybór formy księgowości to nie formalność – to strategiczna decyzja, która może:

• zwiększyć Twój zysk,
• ograniczyć stres i błędy,
• ułatwić rozwój firmy,
• lub – jeśli źle dobrana – spowodować chaos i kł

Nie zostawiaj tego przypadkowi. Zainwestuj godzinę w analizę, a zaoszczędzisz tysiące złotych rocznie.

Jakie masz opcje? Rodzaje księgowości w Polsce

Wybierając formę prowadzenia księgowości, musisz dopasować ją do charakteru Twojej działalności, wysokości kosztów, planów rozwoju oraz oczekiwanej prostoty w rozliczeniach. Poniżej omówię trzy najczęściej wybierane przez osoby zakładające działalność gospodarczą modele.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Dla kogo?
Idealna forma dla osób świadczących proste usługi lub prowadzących handel, które nie generują dużych kosztów. Ryczałt sprawdza się m.in. u:

• programistów i grafików komputerowych (12%),
• korepetytorów (8,5%),
• mechaników, elektryków (5.5–8.5%),
• wynajmujących mieszkania (8.5%).

Zalety:

• bardzo prosta ewidencja – tylko ewidencja przychodów,
• atrakcyjne stawki podatkowe – już od 2% do 17%,
• brak konieczności prowadzenia KPiR,
• niskie koszty obsługi księgowej,
• możesz rozliczać się kwartalnie,
• przewidywalna wysokości składki zdrowotnej (od 0 do 60 000 zł składka wynosi 461,66 zł, od 60 000 do 300 000 zł wyniesie 769,43 zł, powyżej 300 000 zł wyniesie 1 384,97 zł)

Wady:

• nie możesz odliczyć kosztów uzyskania przychodu – nawet jeśli faktycznie ponosisz wydatki,
• ograniczenia branżowe – nie każda działalność kwalifikuje się do ryczałtu,
• utrata prawa do ryczałtu po przekroczeniu progów przychodów lub rozpoczęciu niekwalifikowanej działalności,
• trudniej jest dostać kredyt, leasing i inne formy finansowania,
• brak możliwości rozliczania ze współmałżonkiem,
• brak ulgi na dzieci,
• nie ma kwoty wolnej od podatku.

Przykład:
Anna prowadzi korepetycje online i generuje 60 000 zł rocznie. Nie ma dużych kosztów, korzysta z ryczałtu 8,5% i płaci tylko 5 100 zł podatku rocznie.

KPiR – Księga Przychodów i Rozchodów

Dla kogo?
To najpopularniejsza forma rozliczenia dla osób, które:

• mają wydatki związane z działalnością – np. zakup sprzętu, narzędzi, wynajem biura,
• prowadzą usługi, sprzedaż lub działalność doradczą,
• chcą zoptymalizować podatki poprzez rozliczanie kosztów,
• kpir łatwej jest uzyskać wszelkie finansowanie,
• jest kwota wolna od podatku 30 000 zł na rok,
• możliwość rozliczania ze współmałżonkiem, ale tylko na zasadach ogólnych,
• brak podatku do zapłaty, gdy koszty przewyższą przychód,
• ulga na dzieci.

Zalety:

• możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodu,
• opcja wyboru opodatkowania: na zasadach ogólnych (12% i 32%) lub liniowego (19%),
• korzystna dla działalności z wysokimi wydatkami inwestycyjnymi.

Wady:

• więcej obowiązków ewidencyjnych: prowadzenie KPiR, ewidencji VAT, środków trwałych, kilometrówki (jeśli dotyczy),
• konieczność samodzielnej kalkulacji dochodu i zaliczek na podatek,
• wyższy koszt księgowości lub oprogramowania.

Przykład:
Michał prowadzi jednoosobową firmę instalacyjną. Jego roczne przychody to 150 000 zł, a koszty to aż 60 000 zł (narzędzia, paliwo, leasing). Dzięki KPiR i podatkowi liniowemu płaci tylko 17 100 zł podatku (19% od dochodu 90 000 zł).

Pełna księgowość

Dla kogo?
Obowiązkowa dla:

• spółek z o.o., komandytowych i akcyjnych,
• jednoosobowych działalności gospodarczych, które przekroczyły 2 miliony euro przychodu rocznie.

Zalety:

• pełna kontrola nad finansami, majątkiem firmy i przepływami pieniężnymi,
• konieczna przy współpracy z inwestorami, bankami, wnioskach o dotacje, leasingi itd.,
• przejrzyste i dokładne raporty finansowe (bilans, rachunek zysków i strat).

Wady:

• skomplikowana forma ewidencji,
• najwyższe koszty obsługi księgowej – od 500 zł miesięcznie wzwyż,
• obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego na koniec roku,
• duże wymagania przy dokumentacji i archiwizacji.

Przykład:
Spółka „ModernTech Sp. z o.o.” zajmuje się tworzeniem aplikacji mobilnych. Roczne przychody: 1,5 mln zł, zespół: 10 osób. Pełna księgowość zapewnia jej transparentność, niezbędną przy rozmowach z inwestorami i przy uzyskaniu finansowania.

Co wybrać?

Jesteś…	Wybierz…	Dlaczego?
Freelancerem bez kosztów	Ryczałt	Najprostsza i najtańsza forma rozliczenia
Usługodawcą z kosztami	KPiR	Możliwość obniżenia podatku dzięki kosztom
Właścicielem spółki lub masz duże obroty	Pełna księgowość	Wymagana przez prawo i bardziej przejrzysta

Jak dobrać księgowość do profilu działalności?

W mojej codziennej pracy doradczej w Faktura.pl często powtarzam jedno:

„Nie ma jednej dobrej księgowości dla wszystkich – jest za to najlepsza dla Ciebie.”

Wybór odpowiedniego modelu rozliczenia powinien wynikać z analizy Twojego profilu działalności. Pomijając ten krok, ryzykujesz nie tylko wyższy podatek, ale także nadmiar formalności lub wręcz… niezgodność z przepisami.

Poniżej znajdziesz kluczowe kryteria, które powinieneś przeanalizować, zanim podejmiesz decyzję.

Twoja branża = Twoje stawki

Nie każda branża może korzystać z ryczałtu, a jeśli może – to według różnych stawek.

Branża	Przykładowe stawki ryczałtu
Programowanie / IT	12%
Korepetycje / nauczanie	8,5%
Handel internetowy	3% lub 8,5% (w zależności od towaru)
Fryzjerstwo, kosmetyka	8,5%
Doradztwo podatkowe, marketing	Brak możliwości ryczałtu

Wniosek:
Jeśli działasz w branży objętej wykluczeniem z ryczałtu (np. doradztwo, finanse, szkolenia B2B), nie masz wyboru – musisz wybrać KPiR lub pełną księgowość.

Zakładane koszty działalności

Ryczałt to forma uproszczona – ale jego największym ograniczeniem jest brak możliwości odliczania kosztów. To oznacza, że jeśli:

• kupujesz sprzęt,
• wynajmujesz lokal,
• ponosisz wysokie koszty eksploatacyjne,

…to w ryczałcie zapłacisz podatek od całości przychodu, bez względu na to, ile realnie Ci zostanie w kieszeni.

Wniosek:
Jeśli planujesz duże inwestycje – rozważ KPiR. Możesz wtedy rozliczyć zakupy (np. komputer, telefon, leasing) i obniżyć podstawę opodatkowania.

Przewidywane przychody i rozmiar działalności

Wielkość przychodów nie tylko wpływa na wybór między ryczałtem a KPiR – może również przesądzić o konieczności przejścia na pełną księgowość.

Przychody	Zalecana forma
Do 100 tys. zł	Ryczałt
100–500 tys. zł	KPiR lub ryczałt (analiza kosztów)
Powyżej 2 mln euro (~9,5 mln zł)	Pełna księgowość (obowiązkowa)

Wniosek:
Im większa firma, tym bardziej potrzebujesz transparentności, raportowania i zgodności z wymogami finansowymi – co daje pełna księgowość.

Zatrudnianie pracowników lub współpraca B2B

Zatrudnienie pracowników, podpisywanie umów zlecenia, wystawianie wielu faktur, prowadzenie magazynu – to wszystko generuje dokumentację i odpowiedzialność. W takich przypadkach potrzebujesz:

• wsparcia księgowego,
• integracji z systemem kadrowo-płacowym,
• stabilnej obsługi księgowej.

Wniosek:
Kiedy Twoja firma się rozrasta, nie tylko forma księgowości się zmienia – rośnie też znaczenie dobrego systemu księgowego (jak Faktura.pl).

Case Studies – prawdziwe scenariusze

Justyna – korepetytorka matematyki online

• Branża: edukacja, jednoosobowa działalność
• Koszty: niskie
• Wybór: ryczałt 8,5%
• Efekt: prostota, brak księgowej, niskie obciążenia

Kamil – grafik 3D z licencjonowanym oprogramowaniem

• Branża: usługi kreatywne
• Koszty: wysokie (sprzęt, Adobe, licencje)
• Wybór: KPiR + podatek liniowy
• Efekt: możliwość odliczeń, niższy efektywny podatek

„MarTech Sp. z o.o.” – startup SaaS

• Branża: IT, rozwój oprogramowania
• Pracownicy: 5+
• Inwestorzy i finansowanie
• Wybór: pełna księgowość + biuro rachunkowe
• Efekt: transparentność, sprawozdawczość, zgodność

Ścieżka decyzji

[Profil działalności] → [Czy masz wysokie koszty?]

↓ Nie                             ↓ Tak

Ryczałt ewidencjonowany ← KPiR

↓ Przychody > 2 mln euro lub sp. z o.o.?

↓ Tak

→ Pełna księgowość

Samoksięgowanie — czy warto prowadzić księgowość samodzielnie?

Wielu początkujących przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy muszę korzystać z biura rachunkowego? Czy mogę wszystko prowadzić samodzielnie? Odpowiedź brzmi: tak, w wielu przypadkach możesz — pod warunkiem, że masz dostęp do dobrego narzędzia i wiesz, jak z niego korzystać.

Kiedy samodzielna księgowość ma sens?

✅ Prowadzisz działalność jednoosobową,
✅ Jesteś na ryczałcie lub KPiR bez VAT,
✅ Nie zatrudniasz pracowników,
✅ Chcesz mieć kontrolę nad finansami,
✅ Lubisz działać samodzielnie i unikasz zbędnych kosztów.

W takich przypadkach samoksięgowanie może być nie tylko tańsze, ale i… bardziej efektywne.

Dlaczego Faktura.pl to idealne rozwiązanie do samodzielnej księgowości?

Jako doradca, który od lat pomaga przedsiębiorcom zakładać i prowadzić firmy, z czystym sumieniem polecam Faktura.pl jako narzędzie pierwszego wyboru dla tych, którzy chcą prowadzić księgowość samodzielnie — ale profesjonalnie i zgodnie z przepisami.

• Intuicyjny interfejs – system prowadzi Cię krok po kroku, bez znajomości ustaw i księgowych reguł.
• Automatyczne wyliczanie podatków – nie musisz kalkulować niczego sam.
• Integracja z e-Urzędem, JPK, ZUS – wszystko wyślesz jednym kliknięciem.
• Pomoc ekspertów online – gdy masz pytanie, nie jesteś sam.
• Darmowe wystawianie faktur, kontrola kosztów, przypomnienia o terminach – wszystko w jednej aplikacji.
• Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na wariant samodzielnej księgowości z pomocą eksperta, ma bezpośredni kontakt z jedną dedykowaną księgową do obsługi firmy.

Dla kogo Faktura.pl sprawdzi się najlepiej?

Typ przedsiębiorcy	Czy Faktura.pl się sprawdzi?
Freelancer bez VAT	Tak
Rzemieślnik na ryczałcie	Tak
Usługodawca na KPiR	Tak
VAT-owiec z 1–2 fakturami miesięcznie	Tak
Spółka z o.o. z dużym obrotem	⚠️ Zalecana obsługa biura rachunkowego

Pełna kontrola

Jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad księgowością i jednocześnie spać spokojnie – samoksięgowanie z Faktura.pl to optymalne rozwiązanie.

---

---

Czytaj więcej: Od pomysłu do pierwszej faktury – jak założyć i prowadzić firmę