Teoretycznie obowiązek przystąpienia do KSeF stanowi dla przedsiębiorców dość odległą przyszłość. Wdrożenia systemu nie warto jednak odkładać na ostatnią chwilę. Procedura e-fakturowania może bowiem przysporzyć firmom sporo trudności. Trudności, które wygenerują dodatkowe koszty.
Obowiązkowy KSeF coraz bliżej
Elektroniczne wystawianie faktur już dawno przestało być dla osób prowadzących działalność gospodarczą nowością. Ci właściciele firm, którzy swoje faktury wciąż jeszcze wystawiają w tradycyjny sposób, już wkrótce będą musieli dostosować się do nowych zasad fakturowania, a uściślając e-fakturowania.
Każdy dzień przybliża przedsiębiorców do rozpoczęcia obowiązkowego korzystania z KSeF. Zgodnie z założeniem obowiązek jego wdrożenia wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku, a dla firm zwolnionych z VAT 1 stycznia 2025 roku. Mogłoby się zdawać, że to dużo czasu, jednak proces przystąpienia do systemu okazuje się dość skomplikowany. Dlatego wdrożenia KSeF nie warto odkładać na ostatnią chwilę.
Część przedsiębiorców zdaje się świadoma nowego wyzwania, aczkolwiek wielu z nich nie podjęło jeszcze w tym kierunku żadnych kroków. Tymczasem KSeF będzie zapewne wymagać zainwestowania w odpowiednie technologie, umożliwiające sprawne korzystanie z niego.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Jak KSeF wpłynie na funkcjonowanie firm?
Wejście w życie przepisów nakładających na firmy obowiązek przystąpienia do KSeF, z pewnością wpłynie na sposób ich funkcjonowania. Przedsiębiorcy raz na zawsze pożegnają papierowe faktury, na rzecz elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, które przyjmą jednolitą formę. Z pozoru rozwiązanie to zdaje się przyczyniać do usprawnienia funkcjonowania firm. Trzeba jedna pamiętać, że jego wcielenie w życie niekoniecznie będzie tak proste, jakby się mogło zdawać.
KSeF jawi się pozornie jako proste narzędzie, ukierunkowane wyłącznie na wystawianie i dostarczanie faktur drogą elektroniczną. Tymczasem proces wdrożenia tego systemu w funkcjonowanie firmy może okazać się dość skomplikowany, a niekiedy nawet problematyczny. Im bardziej złożona jest struktura przedsiębiorstwa, tym trudniejsze mogą okazać się działania związane z wprowadzeniem KSeF. Wynika to z faktu, że nowy system wpłynie na pracę wielu działów, nie tylko księgowości. W zmianę sposobu fakturowania zaangażowani będą siłą rzeczy także pracownicy działów kadr, IT, a także wszyscy prowadzący komunikację z klientem.
Choć żyjemy w czasach, w których dostęp do Internetu jest czymś powszechnym, to wciąż prosperuje wiele firm, które nie są obecne w sieci. Wśród nich znajdują się na przykład małe rodzinne firmy i zakłady, na przykład pracownie szewskie lub krawieckie. Dla takich przedsiębiorców dostosowanie się do nowej cyfrowej rzeczywistości może okazać się szczególnie trudne. Będą musiały bowiem zaopatrzyć się w odpowiednie systemy, które umożliwią im wystawianie e-faktur, a także odbyć stosowne przeszkolenie dotyczące ich obsługi.
KSeF niesie też ze sobą wiele korzyści i ułatwień, takich jak chociażby zniesienie obowiązku archiwizowania faktur. Wszystkie one będą dostępne w systemie, co zapewnia szybki wzgląd do dokumentów w razie potrzeby. Korzystanie z systemu wymaga jednak odpowiedniego przygotowania.
Przygotowania do wdrożenia KSeF
Można zatem uznać, że im większe jest przedsiębiorstwo, tym wcześniej powinno ono rozpocząć pracę z KSeF. Poprawne wdrożenie systemu może się bowiem okazać znacznie trudniejsze, niż zakładano. Także i mniejsi przedsiębiorcy już teraz muszą pomyśleć o nadchodzących zmianach. Część z nich zapewne zdecyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznego dostawcy oprogramowania. W takiej sytuacji należy mieć na uwadze, że odpowiednie przygotowanie i wdrożenie systemu będzie wymagało czasu.
Także sami właściciele firm będą musieli zaznajomić się z funkcjami systemu. Tu konieczne może okazać się przeprowadzenie stosownych szkoleń. KSeF służyć będzie zarówno do wystawiania, jak i odbierania oraz uzyskiwania dostępu do faktu ustrukturyzowanych, dlatego działy księgowe będą musiały opanować wykonywanie wszystkich tych działań, tak by wykonywać je nie tylko poprawnie, ale i płynnie.
W przypadku mniejszych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych dobrym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z programów do wystawiania faktur, zintegrowanych z KSeF. Przykładem takiego narzędzia jest chociażby program do fakturowania Faktura.pl. Mali przedsiębiorcy zyskają w ten sposób cenne wsparcie, dzięki któremu zaoszczędzą czas i nie narażą się na kary finansowe. Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
Z jakimi konsekwencjami będą musieli liczyć się spóźnialscy?
Data obowiązkowego wdrożenia KSeF wciąż wydaje się odległa, dlatego wielu przedsiębiorców odkłada przystąpienie do systemu. Tym bardziej że szereg czynników politycznych i gospodarczych może budzić wątpliwości co do planowanej daty przystąpienia do KSeF, a nawet tego, czy system faktycznie wejdzie w życie.
Niestety zlekceważenie nowych przepisów i niedostosowanie się do terminu wdrożenia systemu, może nieść za sobą określone konsekwencje dla firm. Od wejścia w życie obowiązkowe korzystania z KSeF przedsiębiorcy będą mieli jeszcze pół roku na oswojenie się z systemem. Od 1 stycznia 2025 roku, będą już bowiem obowiązywać kary finansowe. W jakich dokładnie sytuacjach będą one nakładane?
Zasady nakładania kar, o których mowa, będą określone w ustawie o VAT. Firma może zostać ukarana wówczas, gdy e-faktura nie zostanie wystawiona bądź gdy faktury wystawione w trybie offline nie będą dostarczane w wymaganym terminie. Chodzi tu o sytuacje, w których za problemy z dostępem do KSeF będą odpowiadały firmy. Ponadto wciąż będą obowiązywać aktualne dziś kary za niewłaściwie udokumentowaną sprzedaż. Wystawienie faktury poza KSeF może nawet skutkować karą w wysokości 100% wartości podatku określonego na dokumencie.
Kolejnym następstwem, jakie może wynikać ze zbyt późnego wdrożenia KSeF, są zastoje w codziennej działalności firmy. Opóźnienia w dostarczaniu faktur oraz trudności w zarządzaniu nimi, może się nawet odbić na płynności finansowej przedsiębiorstwa.
Wdrożenie KSeF. Gdzie szukać wsparcia?
Wielu przedsiębiorców zapewne zdaje sobie sprawę, że wdrożenia procesu e-fakturowania nie warto odkładać na później. Część z nich zwyczajnie nie wie jednak, gdzie szukać wsparcia w tym obszarze. Warto zacząć od rozmowy z doradcą podatkowym, który podpowie drogę działania, adekwatną do rozmiarów i realnych możliwości firmy. Wskaże też najkorzystniejszy sposób integracji firmy z KSeF. Warto też rozważyć skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań IT, dzięki którym wprowadzenie systemu do struktur przedsiębiorstwa przebiegnie sprawnie i szybko.
Proces przystąpienia do KSeF powinien być więc nie tylko dobrze zaplanowany technicznie, ale i czasowo. Odkładanie całego procesu na później może bowiem okazać się dla firmy wysoce kosztownym zaniedbaniem. Półroczny okres zwolnienia z kar, przewidziany przez ustawodawcę, nie będzie raczej wystarczający, aby zaznajomić się z systemem na tyle, by uniknąć nieprzewidzianych sytuacji.
Podobne artykuły
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz TUTAJ
Pomóż nam ulepszać portal
Dzięki Twojej opinii zmienimy nasz portal pod Twoje wymagania. Wypełnij krótką ankietę i daj nam znać, jakich treści szukasz. Chcemy się zmieniać dla Ciebie!
