Od 1 lutego 2026 r. w KSeF obowiązuje nowa struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej FA(3). Wbrew pozorom, to nie tylko techniczna aktualizacja schemy XML, ale realna zmiana w sposobie odwzorowania transakcji w systemach finansowo-księgowych. Struktura FA(3) rozszerza zakres danych, lepiej obsługuje złożone scenariusze biznesowe i porządkuje obszary, które w FA(2) były problematyczne.
Co się zmieniło w FA(3) względem FA(2)? Sprawdź najistotniejsze zmiany!
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (faktura KSeF), w ustandaryzowanym formacie danych (XML), zgodnym ze strukturą logiczną określoną przez Ministerstwo Finansów. Po przesłaniu dokumentu do KSeF i pozytywnej weryfikacji system nadaje mu numer identyfikujący (art. 2 ust. 32a ustawy o VAT)
W odróżnieniu od faktury papierowej lub elektronicznej, faktura ustrukturyzowana nie jest dokumentem wizualnym, lecz zbiorem danych zapisanych w określonej strukturze.
Nowa struktura FA(3) ze starymi polami
Struktura FA(3) w dalszym ciągu opiera się na trzech rodzajach pól, od których zależy poprawność dokumentu i skuteczna walidacja:
- pola obligatoryjne
Podatnik ma obowiązek uzupełnienia pól obligatoryjnych. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT, w szczególności z art. 106e ust. 1, który określa elementy, jakie powinna zawierać faktura. W konsekwencji to właśnie zgodność danych wpisanych w tych polach z wymaganiami ustawowymi przesądza o prawidłowości faktury wystawianej w KSeF.
- pola opcjonalne
Podatnik ma obowiązek uzupełnienia pól opcjonalnych, o ile wystąpią konkretne przesłanki np. rodzaj transakcji wymagający oznaczeń, procedura lub sposób rozliczania podatku VAT.
- pola fakultatywne
Co do zasady, nie pola fakultatywne nie wpływają na poprawność schematu faktury i podatnik nie ma obowiązku ich wypełniania. Warto jednak pamiętać, że sekcja fakultatywna może zawierać pola obligatoryjne. Oznacza to, że jeśli podatnik zdecyduje się użyć danej sekcji (np. danych rachunku bankowego), to musi wypełnić wymagane pola w jej wnętrzu.
Podobne artykuły
Ponadto korzystanie z pól fakultatywnych może być niejako wymuszone innymi przepisami prawa lub wewnętrznymi potrzebami biznesowymi jednostki (np. dla automatyzacji rozliczeń czy identyfikacji płatności).
Nie masz oprogramowania zgodnego z KSeF? Sprawdź Faktura.pl – program KSeF.
Najważniejsze zmiany w FA(3) względem FA(2)
Modyfikacje w schemacie XML faktury ustrukturyzowanej, wprowadzane przez strukturę FA (3) odpowiadają na pierwsze zgłaszane bolączki użytkowników i problemy w dotychczasowym obiegu dokumentów między kontrahentami. Do najważniejszych zmian należą:
- Możliwość dodawania załączników do faktury ustrukturyzowanej
To jedna z najczęściej komentowanych zmian w FA(3), która jest odpowiedzą na potrzeby użytkowników, szczególnie tych którzy dotychczas dołączali do faktur dodatkowe dokumenty tj. protokoły, godzinówki czy specyfikację wykonanych usług.
Załącznik ma umożliwić przekazanie dodatkowych danych w sposób ustrukturyzowany, a nie w formie nieczytelnych opisów tekstowych. To korzystna zmiana, szczególnie z punktu widzenia procesów automatyzacji i przetwarzania danych po stronie odbiorcy.
- Możliwość identyfikacji pracownika
FA(3) lepiej obsługuje sytuacje, w których z daną fakturą związany jest pracownik (np. poprzez zakupy realizowane przez pracownika na potrzeby pracodawcy). To rozwiązanie istotnie ułatwi identyfikację takich wydatków w firmie i może okazać się niezbędne przy rozliczaniu delegacji.
W FA(2) przypisanie takich wydatków do pracownika wiązało się z dobrą wolą wystawcy i zamieszczeniu dodatkowych informacji np. w polach fakultatywnych. FA(3) pozwala ująć ten element bardziej przejrzyście i zgodnie z logiką struktury, co ułatwia późniejsze przetwarzanie dokumentu oraz jego prawidłowe ujęcie w księgach.
Dla firm oznacza to możliwość lepszego powiązania faktury z procesem wewnętrznym (np. rozliczeniem kosztu przez konkretnego pracownika), bez zaburzania danych nabywcy.
- Wydłużenie nazw towarów i usług
Kolejna ważna zmiana to zwiększenie długości pól tekstowych, w szczególności nazw towarów i usług (do 512 znaków). To szczególnie korzystne dla branż, w których opisy pozycji są rozbudowane i muszą zawierać parametry techniczne, zakres usług czy dodatkowe oznaczenia handlowe.
W praktyce zmniejsza to ryzyko:
- sztucznego skracania nazw,
- utraty istotnych informacji handlowych,
- rozbieżności między fakturą a dokumentacją magazynową / zamówieniową.
Z perspektywy podatnika to pozornie drobna zmiana, ale w codziennej pracy często bardzo odczuwalna.
- Dodanie nowych kodów VAT i transakcji
FA(3) rozszerza i doprecyzowuje obsługę oznaczeń dotyczących rodzaju transakcji oraz procedur VAT. To ważne, ponieważ coraz więcej firm prowadzi sprzedaż w modelach, które wymagają precyzyjnego oznaczenia (np. szczególne procedury, transakcje międzynarodowe, specyficzne modele rozliczeń).
W porównaniu z FA(2), FA(3) lepiej odwzorowuje takie przypadki na poziomie danych, co może ograniczyć liczbę błędów i ułatwić spójność między fakturą w KSeF a ewidencją VAT/JPK.
- Dostosowanie struktury do obsługi JST i Grup VAT
FA(3) wprowadza rozwiązania, które lepiej odpowiadają potrzebom dokumentowania transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego (JST) oraz grupami VAT. Proces sprzedaży na rzecz tych podmiotów jest dość szczególny a formalny nabywca nie zawsze jest tożsamy z jednostką organizacyjną faktycznie uczestniczącą w transakcji.
W praktyce nowa struktura ułatwia:
- prawidłowe wskazywanie podmiotów w złożonych strukturach organizacyjnych,
- kierowanie faktur do właściwych jednostek,
- ograniczenie problemów z obiegiem dokumentów po stronie odbiorcy.
To jedna z tych zmian, które najlepiej pokazują, że FA(3) rozwija się w stronę realnych potrzeb użytkowników systemu, a nie wyłącznie formalnej zgodności.
- Modyfikacje w zakresie terminów i sposobów płatności
Obszar płatności w FA(3) został wyraźnie uporządkowany i rozbudowany. Z punktu widzenia biznesu to bardzo ważne, bo właśnie tutaj FA(2) często nie pozwalała wygodnie odwzorować praktyki gospodarczej.
Najważniejsze korzyści to:
- lepsza obsługa płatności częściowych,
- większa elastyczność w opisie terminów płatności,
- możliwość dokładniejszego przekazania informacji potrzebnych do automatycznego rozliczenia płatności.
W efekcie FA(3) lepiej wspiera automatyzację po stronie odbiorcy faktury, np. w systemach AP (accounts payable), które dopasowują płatności do zobowiązań.
- Modyfikacje sekcji dotyczącej rachunków bankowych
FA(3) porządkuje także obszar danych rachunków bankowych. Dla wielu firm ma to duże znaczenie praktyczne – zwłaszcza przy:
- płatnościach zagranicznych,
- korzystaniu z faktoringu,
- rozliczeniach wymagających wskazania różnych rachunków w zależności od modelu płatności.
Nowa struktura lepiej organizuje informacje o rachunku i pozwala przekazywać je w sposób bardziej jednoznaczny. Jednocześnie nadal trzeba pamiętać o zasadach obligatoryjności warunkowej: jeżeli podatnik korzysta z określonej sekcji dotyczącej rachunku, musi wypełnić wymagane pola wewnętrzne.
Korekty faktur tylko w FA(3)
Od 1 lutego 2026 r. w KSeF obowiązuje struktura FA(3) i to właśnie w tej wersji należy wystawiać wszystkie faktury ustrukturyzowane. Zasada ta obejmuje również faktury korygujące oraz inne dokumenty powiązane z fakturami wystawionymi wcześniej.
W praktyce oznacza to, że przy korektach nie ma znaczenia, czy faktura pierwotna została wystawiona w FA(1) lub FA(2). Kluczowa jest data wystawienia dokumentu w KSeF. Jeżeli dokument korygujący powstaje po 1 lutego, powinien zostać wystawiony już w strukturze FA(3).
Co FA(3) oznacza w praktyce dla firm?
Z perspektywy użytkowników, FA(3) to nie tylko kolejna aktualizacja, ale krok w stronę zwiększenia użyteczności faktur ustrukturyzowanych i funkcjonalności KSeF. Wprowadzone modyfikacje mogą znacząco ułatwić zarówno wewnętrzny obieg dokumentów jak i komunikację z kontrahentami. Jak będzie w rzeczywistości? Okaże się już niebawem, gdy praktycznie wszystkich podatników obejmie obowiązek wysyłki dokumentów do KSeF.
