Wraz z początkiem 2026 r. weszły w życie zmiany związane z prowadzeniem książki przychodów i rozchodów. Dotyczą one pełnej elektronizacji, integracji z KSeF oraz wprowadzenia nowego wzoru KPiR zgodnego z JPK_PKPiR. To niezwykle istotne kwestie dla wszystkich, którzy prowadzą ewidencję w ten sposób. Co zatem należy wiedzieć o nowych regulacjach?
Czym jest książka przychodów i rozchodów?
Książka przychodów i rozchodów (KPiR) to uproszczona forma ewidencji podatkowej, jaka została przewidziana dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które rozliczają się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. W książce tej rejestruje się przychody wynikające ze sprzedaży, a także koszty ich uzyskania. W ten sposób można ustalić dochód, który następnie stanowi podstawę opodatkowania. Co jednak niezwykle istotne, od 2026 r. KPiR ma wymiar wyłącznie elektroniczny.
Zmiany w KPiR w 2026 r.
Ministerstwo Finansów przygotowało pakiet zmian, który obejmuje KPiR. Mają one na celu przede wszystkim uproszczenie i ujednolicenie procesu ewidencji, a także zapewnienie większej transparentności.
Zmiany, o których mowa powyżej dotyczą głównie formy prowadzenia KPiR, nowego wzoru księgi, zasad dokumentowania kosztów, spisu z natury i sposobu korygowania raportów fiskalnych. W samej książce pojawiły się również nowe kolumny do wypełniania.
Cyfryzacja KPiR
Zgodnie z nowym rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów każdy podatnik, który prowadzi KPiR, zobowiązany jest używać programu komputerowego zapewniającego bezpieczeństwo danych, integralność zapisów i możliwość generowania plików JPK. Rejestr powinien być prowadzony na bieżąco i odzwierciedlać rzeczywisty stan, chyba że w przepisach szczególnych przewidziano odstępstwo od tej reguły.
Cyfryzacja KPiR oznacza w praktyce rezygnację z dokumentów w formie papierowej i przejście na dokumenty cyfrowe oraz metadane pobierane z odpowiednich systemów. Co ważne, w rozporządzeniu określono również terminy przechowywania dokumentów, a także sposób, w jaki należy zapewnić integralność i czytelność danych dla potrzeb organów skarbowych prowadzących kontrolę.
Jeżeli chodzi o ustalenie przychodu, odbywa się ono w ten sam sposób jak dotychczas, z tym że wszystko musi być zgodne z danymi źródłowymi z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Warto przy tym zaznaczyć, że dane fakturowe przepływają w sposób automatyczny do systemów księgowych. Dzięki temu rozwiązaniu ryzyko wystąpienia błędu zostaje ograniczone. Podatnicy muszą jednak pamiętać o sprawdzeniu poprawności identyfikatorów dokumentów i kontrahentów.
Spis z natury po nowemu
Począwszy od 2026 r., nie jest już wymagane, aby pod spisem z natury podpisały się osoby go sporządzające. W praktyce oznacza to, że wystarczy, że swoje podpisy złożą właściciel lub wspólnicy. Co więcej, w spisie powinna zostać ujęta jedynie jego wartość. Podatnik ma jednak obowiązek przechowywania dokumentacji źródłowej na wypadek kontroli.
Paragon bez NIP jest bez znaczenia
Zgodnie z nowymi przepisami paragony bez NIP nie będą już wystarczające w obrocie detalicznym. Mianowicie, aby dany koszt mógł zostać ujęty w KPiR, musi on zostać udokumentowany w odpowiedni sposób. Może on mieć formę tzw. faktury uproszczonej, czyli paragonu z NIP, albo faktury wystawionej w KSeF. Co więcej, nie ma już możliwości dokumentowania zakupów pomocniczych dowodami wewnętrznymi.
Brak obowiązku prowadzenia dziennych zestawień dowodów
W nowym rozporządzeniu zrezygnowano z dziennych zestawień dowodów. Nie stanowią już one bowiem dowodów księgowych w rozumieniu przepisów. Z praktycznego punktu widzenia oznacza to, że od 2026 r. należy w KPiR uwzględniać wyłącznie pojedyncze faktury.
Zmiany w raportach fiskalnych
Zmiany dotyczą również raportów fiskalnych, a dokładnie dokonywania ich korekt. Od stycznia 2026 r. nie dokonuje się ich poprzez opisy na odwrocie paragonów. Korekty te są sporządzane na podstawie dowodów wewnętrznych. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie tylko wprowadzono uproszczenia, ale i ustandaryzowano cały proces, co jest z korzyścią zarówno dla podatnika, jak i dla księgowego na wypadek kontroli.
Zmiany w KPiR
W myśl przepisów nowego rozporządzenia do KPiR dodane zostały nowe kolumny. Chodzi tutaj o kolumnę numer 3, która służy do wpisania numeru identyfikującego fakturę w KSeF, a ponadto kolumnę numer 5, do której wpisuje się identyfikator podatkowy kontrahenta.
To jednak nie wszystko. Od 2026 r. nie ma już możliwości zwolnienia z obowiązku prowadzenia KPiR. Zatem wszyscy, którzy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji w tej formie, muszą to robić, a organy podatkowe nie mają już uprawnień do zwolnienia podatników z tego obowiązku.
Ponadto rolnicy osiągający dochód roczny w wysokości do 10 000 zł i nie zatrudniający pracowników nie mogą już korzystać z uproszczonej KPiR. Jest to kolejny krok w stronę ujednolicenia zasad dla wszystkich podatników.
Podobne artykuły
Kolejną zmianą, którą również warto odnotować, jest rezygnacja z przechowywania KPiR w jednym, określonym miejscu. Oznacza to, że może być ona przechowywana zarówno w siedzibie danej firmy, jak i w biurze rachunkowym, które prowadzi rozliczenia.
Przygotowane przez Ministerstwo Finansów zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów stanowią dostosowanie regulacji do innych zmian w prawie, jakie weszły w życie z początkiem 2026 r. Chodzi przede wszystkim o KSeF. Warte uwagi są również pewne uproszczenia w prowadzeniu księgi, które z pewnością ucieszą osoby zajmujące się na co dzień rachunkowością.
