Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi wielkimi krokami. Ministerstwo Finansów opublikowało wyniki weryfikacji założeń biznesowych i technicznych KSeF, przedstawiając szereg zmian i aktualizacji harmonogramu. Przygotowanie się na nowe wymagania to kluczowy element działalności każdej firmy.
Sprawdźmy, jakie zmiany czekają przedsiębiorców w nadchodzących miesiącach.
Aktualny harmonogram wdrażania KSeF
Nowa struktura wdrożenia zakłada kilka kluczowych terminów:
-
Czerwiec 2025 – publikacja struktury FA(3) i dokumentacji API KSeF 2.0.
-
Wrzesień 2025 – start testów otwartych API.
-
Listopad 2025 – dostęp do certyfikatów produkcyjnych oraz testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
-
Luty 2026 – start obowiązkowego KSeF 2.0 dla przedsiębiorców o sprzedaży powyżej 200 mln zł (rok bazowy: 2024, nie 2025).
-
Kwiecień 2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.
Ważna zmiana
Podstawą ustalenia, kiedy firma wchodzi do KSeF, będzie obrót osiągnięty w roku 2024, a nie 2025, jak pierwotnie planowano. Dzięki temu przedsiębiorcy poznają swój status szybciej i będą mogli się lepiej przygotować.
Co zmiany w KSeF oznaczają dla biur rachunkowych?
Wprowadzenie KSeF 2.0 to nie tylko rewolucja dla przedsiębiorców, ale także ogromne wyzwanie dla biur rachunkowych. Automatyzacja fakturowania, nowe obowiązki związane z raportowaniem, konieczność obsługi różnych trybów fakturowania (online, offline) oraz integracji z systemem KSeF mogą budzić wiele pytań i obaw.
Czy zdążymy dostosować nasze systemy? Czy klienci będą umieli poprawnie wystawiać faktury? Co zrobić w przypadku awarii lub braku dostępu do KSeF?
— to tylko niektóre z wątpliwości, które słyszymy od biur rachunkowych.
Warto, żeby właściciele biur w najbliższym czasie skontaktowali się czym prędzej ze specjalistami, którzy pomogą im wdrożyć nowe rozwiązania, zanim będzie za późno.
Czy Twoje biuro jest gotowe na nowe rozwiązania?
Spotkajmy się. Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań. Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać. Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki. Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Ulgi i odroczenia dla przedsiębiorców
Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ogromne wyzwanie organizacyjne dla wielu firm. Ministerstwo Finansów, zdając sobie sprawę ze skali zmian i potrzeb rynku, przygotowało pakiet ulg i odroczeń, które mają ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych obowiązków.
Przesunięcie kluczowych terminów, wprowadzenie jednej, wspólnej daty dla wielu obowiązków czy ułatwienia w wystawianiu faktur dla rolników to tylko niektóre z propozycji, które mają zmniejszyć ryzyko chaosu i zapewnić płynne przejście do nowego systemu. Dzięki tym rozwiązaniom przedsiębiorcy zyskają więcej czasu na przygotowanie narzędzi, procedur i zespołów do nadchodzącej rewolucji w fakturowaniu.
Zobacz, jakie ulgi i odroczenia wprowadza KSeF 2.0 i jak możesz je wykorzystać na korzyść swojej firmy.
Odroczenie obowiązków do końca 2026 roku
Wszystkie dotychczasowe terminy odroczeń dotyczące:
-
faktur z kas rejestrujących,
-
obowiązku podawania numeru KSeF w przelewach,
-
obowiązku wystawiania faktur o małej wartości (450 zł za jedną fakturę oraz do łącznej sprzedaży o wartości 10 tys. zł. miesięcznie),
-
kar za brak użycia KSeF
Podobne artykuły
zostały przesunięte na 31 grudnia 2026 r.. Jedna wspólna data uprości przedsiębiorcom proces dostosowania się do nowego systemu.
Tryb offline 24 — elastyczność w wyjątkowych sytuacjach
Nowością będzie stała możliwość wystawiania faktur w trybie offline, czyli poza KSeF, w sytuacjach takich jak:
-
awarie techniczne,
-
transakcje z zagranicznymi kontrahentami,
-
brak dostępu do numeru NIP nabywcy.
Faktury offline będą opatrywane kodem QR i wprowadzane do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Nowe funkcjonalności KSeF 2.0
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko zmiana przepisów, ale też szansa na znaczące usprawnienia w codziennym funkcjonowaniu firm. Ministerstwo Finansów, odpowiadając na postulaty rynku, przygotowało szereg nowych funkcjonalności w wersji KSeF 2.0. Ułatwienia te mają na celu zwiększenie elastyczności systemu, zapewnienie bezpieczeństwa obiegu dokumentów oraz dostosowanie KSeF do realnych potrzeb przedsiębiorców.
Wśród najważniejszych zmian znajdziemy możliwość wystawiania faktur w trybie offline, dodawanie załączników do faktur, wcześniejsze generowanie certyfikatów bezpieczeństwa oraz standaryzację kodów QR. Te rozwiązania mają nie tylko ograniczyć ryzyko technicznych problemów przy fakturowaniu, ale też poprawić komfort pracy użytkowników.
Sprawdź, jakie nowe funkcje wprowadza KSeF 2.0 i jak pomogą Ci przygotować firmę na nadchodzące zmiany!
Załączniki do faktur
Wprowadzono możliwość dodawania załączników do faktur (np. w usługach telekomunikacyjnych czy mediach), które zawierają szczegółowe informacje o jednostkach i cenach. To rozwiązanie odpowiada na realne potrzeby przedsiębiorców wystawiających faktury zbiorcze.
Certyfikaty wystawcy faktury
Od 1 listopada 2025 r. będzie można wygenerować certyfikaty umożliwiające autoryzację faktur w trybie offline. Certyfikaty zwiększą bezpieczeństwo i zapewnią ciągłość wystawiania faktur niezależnie od ewentualnych awarii.
Testowanie środowiska KSeF 2.0
Od 30 września 2025 r. przedsiębiorcy i dostawcy oprogramowania będą mogli korzystać z testowego środowiska KSeF 2.0, a w listopadzie — także z testowej Aplikacji Podatnika.
To oznacza, że każdy będzie miał czas na dokładne przygotowanie się do pełnego wdrożenia.
Standaryzacja kodów QR
Nowa regulacja wprowadza ujednolicenie kodów QR dla faktur wystawianych online i offline. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskają pewność co do integralności danych i zgodności faktur przesyłanych przez KSeF.
Wsparcie w KSeF
Faktura.pl, w pełni zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur, zapewnia użytkownikom szybkie i bezproblemowe wystawianie faktur zgodnych z aktualnymi przepisami.
Dzięki Faktura.pl przedsiębiorcy mogą skupić się na swoim biznesie, a nie na analizowaniu zawiłości przepisów podatkowych.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
