1 lipca 2024 roku część przedsiębiorców obudzi się w nowej rzeczywistości – rzeczywistości obowiązkowego e-fakturowania. Wielokrotnie przesuwana data wejścia w życie obowiązkowego KSeF jest już pewna – Prezydent podpisał ustawę. Krajowy System e-Faktur oraz proces jego wdrażania budzi wiele obaw zarówno wśród przedsiębiorców, jak i księgowych. W tym artykule dowiesz się, na jakie pytania musisz sobie odpowiedzieć przed skorzystaniem z KSeF.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu danych faktury, KSeF będzie przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura będzie uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, a za odebraną – w dniu nadania jej numeru KSeF. Faktura w formie ustrukturyzowanej z określonymi polami obligatoryjnymi będzie generowana w formacie pliku xml. Platforma w wersji testowej funkcjonuje od 2022 roku. Od 1 lipca 2024 roku obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył czynnych podatników VAT. Mali i średni podatnicy zwolnieni z VAT oraz podatnicy korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur i wystawiający faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone) będą mieli obowiązek korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025.
KSeF to zdecydowanie innowacyjne podejście do faktur elektronicznych. Do tej pory faktura elektroniczna funkcjonowała w obiegu gospodarczym głównie w formacie PDF lub EDI a jej elektroniczne przetworzenie zależne było od funkcji posiadanego oprogramowania (np. ERP lub OCR). Format xml, przy założeniu dostosowania oprogramowania, może kreować nowe możliwości i znacząco ułatwiać zarówno wewnętrzny i zewnętrzny obieg dokumentów. Co więcej, Polska jest jednym z pionierów we wprowadzaniu obowiązkowych centralnych systemów faktur elektronicznych na arenie Unii Europejskiej. Podobne systemy funkcjonują we Włoszech, na Węgrzech i w ograniczonym zakresie w Grecji. Komisja Europejska zakłada wdrożenie obligatoryjnego systemu e-faktur w całej Unii Europejskiej do 2028 roku.
Podobne artykuły
Przedsiębiorco! Nie daj się zaskoczyć! Przygotuj się na KSeF już dziś!
Opierając się na doświadczeniach związanych z wdrażaniem obowiązku przekazywania deklaracji VAT w formie pliku JPK, można stwierdzić, że wejście w życie KSeF będzie nie lada wyzwaniem dla przedsiębiorców. 1 lipca 2024 roku ten obowiązek spadnie na bardzo dużą grupę podatników, którzy zaczną korzystać z platformy na masową skalę jako pierwsi. Jak zapewnia administracja skarbowa, KSeF regularnie przechodzi testy bezpieczeństwa, dane przetwarzane w ramach KSeF są szyfrowane a autoryzacja w systemach jest zabezpieczona na najwyższych możliwych poziomach. System wymaga nadania uprawnień, zapoznania się ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, czy samodzielnego działania użytkownika w zakresie pobierania faktur. Może to generować szereg pytań, wątpliwości, problemów technicznych i nowych obowiązków. Warto rozpocząć przygotowania do wdrażania KSeF w swojej firmie już dziś. Pomocne w tym zakresie mogą być informacje zawarte na stronie Ministerstwa Finansów : https://www.podatki.gov.pl/ksef/. Ponadto, przed rozpoczęciem procedury wdrażania KSeF, przedsiębiorca powinien zadać sobie kilka podstawowych pytań:
- Od kiedy obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF mnie dotyczy?
- Komu chcę nadać uprawnienia do KSeF? Czy muszę składać zawiadomienie ZAW-FA?
- Czy oprogramowanie, z którego korzystam (np. do wystawiania faktur, księgowe, ERP, OCR) ma połączenie z KSeF? Jakie dodatkowe funkcje oferuje (np. powiadamianie o otrzymaniu faktur poprzez KSeF)?
- W jaki sposób będę dokonywać autoryzacji w KSeF? Czy muszę zainwestować np. w podpis elektroniczny?
- Czy w związku z obowiązkami wynikającymi z KSeF moja praktyka gospodarcza wymaga zmiany?
Jak wystawiać e-faktury?
E-faktury można wystawić wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu E-Faktur lub platform przez niego akredytowanych, takich jak Faktura.pl. Ta platforma umożliwia Ci łatwe i szybkie wystawianie faktur, a także bezproblemowe zarządzanie wszelkimi kwestiami księgowymi. Poza tym platforma oferuje bezpłatny okres próbny i dostęp do wszystkich funkcji w ciągu 30 dni od rejestracji.
Podsumowanie
Wdrożenie obowiązku wystawiania e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur na tak dużą skalę będzie dużym wyzwaniem zarówno dla administracji skarbowej jak i dla przedsiębiorców. Wiąże się z nim wiele zagrożeń i zmian, ale także i szanse na usprawnienie procesów wewnętrznych dla prowadzących działalność gospodarczą. Najlepszym, co mogą zrobić przedsiębiorcy to jak najszybsze rozpoczęcie przystosowywania swoich firm do nadchodzących zmian.
