Wystawianie faktur za sprzedaną usługę bądź produkt stanowi stały element niemal każdej działalności gospodarczej, który dla wielu przedsiębiorców stanowi uciążliwą formalność. Poza datą jej wystawienia powinna się na niej znaleźć również data sprzedaży. Poprawne wystawienie faktury ma ogromne znaczenie, ponieważ chodzi tu o moment powstania obowiązku podatkowego, zarówno PIT, jak i VAT. Przyjrzyjmy się zatem kwestii dat na fakturach sprzedażowych.
Data wystawienia faktury. O czym należy pamiętać?
Faktura jest dokumentem księgowym niezbędnym, by poprawnie rozliczyć podatek. Jej błędne wystawienie może nieść za sobą wiele przykrych konsekwencji, a korekty zabierają wiele cennego czasu. Nie bez znaczenia jest też termin wystawienia dokumentu, który jest uregulowany przepisami prawa.
Termin wystawienia faktury sprzedaży nie jest dowolny. Został on bowiem określony przez ustawodawcę. Zgodnie z brzmieniem ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca, który następuje po realizacji transakcji sprzedaży. Zapis ten stosuje się także w przypadku wystawiania faktur dla konsumentów prywatnych, czyli niebędących przedsiębiorcami, o ile wyrażają taką wolę (podstawą wystawienia faktury jest wówczas paragon) oraz faktur zaliczkowych (zarówno tych potwierdzających otrzymania całości, jak i części zapłaty za usługę lub produkt).
Podobne artykuły
A co w sytuacji, gdy w danym miesiącu kalendarzowym z jednym kontrahentem zawarto więcej niż jedną transakcję? Nie trzeba wówczas wystawiać kilku osobnych faktur. Możliwe jest bowiem wystawienie jednej zbiorczej, obejmującej wszystkie zrealizowane transakcje.
Należy również pamiętać, że od obowiązku wystawienia faktury nie później niż do 15. dnia miesiąca, istnieją pewne wyjątki. Jej wystawienie jest możliwe do 90. dnia od daty zawarcia transakcji w przypadku usług obejmujących druk książek, z czego wyłączone są mapy, prasa drukowana i ulotki, poza usługami, o którym mowa w art. 28b ustawy VAT.
Wystawienie faktury do 60. dnia od daty realizacji usługi bądź sprzedaży produktów możliwe jest w przypadku dostaw książek drukowanych, w co nie wlicza się map, prasy drukowanej ani ulotek. Jeżeli zaś w zawartej umowie bierze się pod uwagę zwroty wydawnicze, wówczas faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej do 120. dnia od zawarcia transakcji kupna.
W przypadku usług budowlanych bądź budowlano-montażowych faktura powinna być wystawiona najpóźniej do 30. dnia od daty realizacji usługi. Z kolei, gdy w umowie znajduje się zapis dotyczący zwrotu opakowania, fakturę wystawia się maksymalnie 7. dnia od otrzymania tego zwrotu. Jeśli klient nie dokonał zwrotu, a opakowanie objęte było kaucją, wówczas fakturę należy wystawić najpóźniej 60. dnia od daty wydania opakowania.
Ponadto, przy wybranych rodzajach usług, fakturę należy wystawić przed upływem terminu płatności. Chodzi tu o następujące rodzaje usług: dostawy energii elektrycznej, cieplnej bądź chłodniczej, a także gazu przewodowego, usługi telekomunikacyjne, radiokomunikacyjne, najmu, dzierżawy, ochroniarskie i inne im zbliżone, a także usługi prawne oraz biurowe.
Czy można wystawić fakturę przed transakcją sprzedaży?
Powyżej wymienione zostały terminy wystawienia faktury po sprzedaży poszczególnych usług. A czy można wystawić ją jeszcze przed sprzedażą? Ustawodawca dopuszcza również taką możliwość. Do końca 2021 roku mogła być ona wystawiana maksymalnie 30 dni przed planowaną transakcją. Wskutek zmiany przepisów, jaka dokonała się w 2022 roku, czas ten wydłużono do 60 dni. Oznacza to, że faktury nie można wystawić wcześniej niż 60 dni przed dostarczeniem towaru, bądź realizacją usługi lub przed otrzymaniem zapłaty, ewentualnie jej części (przed transakcją). Takie wyprzedzenie czasowe nie będzie możliwe wówczas, gdy na fakturze ujęto okres rozliczeniowy za usługi bądź sprzedaż towarów, co do których kolejno określone zostały terminy płatności, a także w przypadku opłat za media.
Data sprzedaży na fakturze. Czy jest obowiązkowa?
Wielu przedsiębiorców, szczególnie tych początkujących, zastanawia się, czy data sprzedaży faktycznie musi znaleźć się na wystawianej fakturze. Powszechnie przyjmuje się, że tak, a wynika to bezpośrednio z zapisów ustawy o VAT.
Co należy rozumieć poprzez datę sprzedaży? To nic innego jak data dostarczenia sprzedawanego produktu bądź data realizacji usługi. Daty sprzedaży nie trzeba wystawiać na fakturze wówczas, gdy jest ona zbieżna z datą jej wystawienia. Uwzględnienie jej w takiej sytuacji również będzie poprawne.
Poznaj polecany program do faktur
Obowiązek podatkowy
Daty, które widnieją na fakturze, mają szczególne znaczenie w kontekście obowiązku podatkowego. Przyjrzyjmy się w pierwszej kolejności kwestii podatku dochodowego. Zgodnie z zapisem ustawy z dnia 26 lipca 1997 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uznaje się dzień wydania towaru bądź zrealizowania (lub częściowego zrealizowania) usługi. Nie może być ona późniejsza niż data wystawienia faktury bądź data uiszczenia należnej opłaty.
Od powyższej zasady jest jeden wyjątek. Mowa tu o sytuacji, w której usługi rozliczane są w przewidzianych przez ustawodawcę okresach rozliczeniowych, jednak nie może to następować rzadziej niż raz w roku. Wówczas za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień konkretnego okresu rozliczeniowego.
Przejdźmy teraz do obowiązku podatkowego VAT. Tu należy jednak w pierwszej kolejności określić, co dokładnie mu podlega. W ustawie o podatku od towarów i usług podatkiem tym obciążone są czynności, takie jak: podlegające opłatom transakcje na poziomie krajowym, obejmujące świadczenie usług oraz dostawy towarów, eksport i import (na terenie kraju) dóbr, objęte opłatami transakcje krajowe, których przedmiotem jest wewnątrzwspólnotowe nabywanie produktów, dostawy towarów na poziomie wewnątrzwspólnotowym.
Ustawodawca wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie dostawy dóbr bądź realizacji usługi, poza przewidzianymi w ustawie wyjątkami. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której przedsiębiorca otrzymuje zapłatę (lub określoną jej część) przed dostarczeniem produktu bądź faktycznym wykonaniem usługi. Wówczas obowiązek podatkowy powstaje już w chwili przyjęcia przez niego tej zapłaty.
Podsumowanie
Daty umieszczane na fakturze zdają się najmniej istotnym szczegółem. W rzeczywistości jednak mają one ogromne znaczenie, gdyż to na ich podstawie określa się moment powstania obowiązku podatkowego PIT i VAT. Dlatego niezwykle istotna jest zarówno data wystawienia faktury, jak i data transakcji. Terminy wystawienia faktury dla poszczególnych rodzajów usług zawarte zostały w ustawie o VAT. Podstawowa zasada stanowi, iż fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca po przeprowadzeniu transakcji. Ustawodawca dopuszcza jednak wyjątki od tej reguły.
Z kolei, gdy data sprzedaży pokrywa się z datą wystawienia faktury, przedsiębiorca nie musi jej zamieszczać na dokumencie. W pozostałych sytuacjach jest to obowiązkowe.
Zastanawiasz się, co możesz odliczyć od podatku?
Przeczytaj ebook „Co można wrzucić w koszty firmy”! Nasz poradnik to ponad 150 stron unikalnej wiedzy napisanej przez wykwalifikowaną księgową. W trakcie lektury znajdziesz m.in. odpowiedzi na poniższe pytania:
✅ Czym są koszty uzyskania przychodu?
✅ Co możesz odliczyć od podatku dochodowego?
✅ Jak płacić niskie podatki?
✅ Jak sprawić, by więcej pieniędzy zostało w Twojej kieszeni?
✅ Czy rower można wziąć na fakturę?
