Szkolenia zawodowe – sposób na związanie pracownika z firmą na lata

Szybko rozwijająca się gospodarka sprawia, że coraz więcej stanowisk pracy wymaga od pracowników odpowiedniego poziomu wiedzy i specjalistycznych umiejętności. Pracodawcy zdecydowanie bardziej opłaca się przeszkolić już posiadanego pracownika niż szukać osoby spełniającej wyśrubowane wymagania. Nie chodzi tutaj tylko o zarobki, ale też o wzajemne zaufanie, znajomość zakładu pracy i brak konieczności wdrażania zupełnie nowej osoby w działania firmy. Z tego powodu przedsiębiorstwa często decydują się na pokrycie kosztów szkoleń lub nauki. Chcą jednak czegoś w zamian – obietnicy, że tak przeszkolony pracownik wykorzysta nowe umiejętności w swoim dotychczasowym zakładzie pracy.

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Jak wiele innych elementów stosunku pracy, także i kwestia szkoleń pracowniczych została uregulowana w Kodeksie pracy. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie znajdują się w art. 102 – 1036 k.p.

Kwalifikacje zawodowe to wiedza oraz umiejętności, które są potrzebne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub pracy na określonym stanowisku. Mogą wynikać albo z przepisów prawa (np. nauczyciele lub radcy prawni), albo ze źródeł pozaustawowych (układy zbiorowe, regulaminy).

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy (teoria) oraz zdobywanie lub rozwijanie umiejętności (praktyka) przez pracownika. Tylko wtedy możemy jednak mówić o podnoszeniu kwalifikacji, gdy na powyższe czynności zgodę wyraził pracodawca, lub gdy to z jego inicjatywy pracownik podjął takie działania.

Zaprezentowana definicja jest bardzo szeroka i obejmuje wszystkie formy nauki, w tym zajęcia szkolne, kursy wieczorowe, studia, seminaria, kursy czy praktyki zawodowe. Nie ma tu znaczenia miejsce nauki albo okres, w jakim jest odbywana.

Podstawowe uprawnienia pracownika

Gdy pracodawca i pracownik porozumieją się co do przedmiotu, miejsca i czasu szkolenia, trzeba jeszcze ustalić, jak zapewnić pracownikowi odpowiednie warunki do nauki. Kodeks pracy nie pozostawia tutaj wątpliwości, że podstawowym prawem pracownika w tym zakresie jest uzyskanie urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z pracy na czas dojazdu na zajęcia i w czasie ich odbywania.

Przepisy jednoznacznie określają, ile urlopu szkoleniowego przysługuje pracownikowi:

• 6 dni – gdy pracownik przystępuje do egzaminu eksternistycznego, maturalnego lub zawodowego;
• 21 dni – gdy pracownik w ostatnim roku studiów przygotowuje pracę dyplomową i zdaje egzamin dyplomowy.

Jeden dzień z powyższej puli musi przypadać na dzień egzaminu, natomiast pozostałe pracownik powinien wykorzystać przed dniem egzaminu. Nie trzeba przy tym wykorzystywać urlopu jednym ciągiem – można go podzielić na mniejsze części. Oczywiście urlop jest udzielany tylko w dniach, w których pracownik faktycznie ma obowiązek pracować.

Drugie uprawnienie pracownika to zwolnienie z części lub całości dnia pracy na czas uczestnictwa w zajęciach. Czas zwolnienia powinien obejmować nie tylko same zajęcia, ale także konieczny dojazd na miejsce szkolenia. Pracodawca może żądać od pracownika pokazania harmonogramu zajęć i tak ułożyć czas pracy, aby szkolenie nie kolidowało z obowiązkami pracowniczymi. Zwolnienie z pracy dotyczy bowiem tylko sytuacji, gdy w tych samych godzinach co szkolenie, pracownik powinien znajdować się w zakładzie pracy.

Choć w obu powyższych przypadkach pracownika nie ma w pracy, zachowuje on pełne prawo do wynagrodzenia.

Dodatkowe uprawnienia pracownika

Urlop i zwolnienie z dnia pracy nie załatwiają jednak wszystkich problemów, jakie pojawiają się w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników.

Pracodawca może zgodzić się na inne świadczenia na rzecz pracownika – zawsze jednak są to świadczenia dobrowolne i w tym zakresie nie można pracodawcy do niczego zmusić.

Kodeks nie zawiera zamkniętego katalogu świadczeń, które pracodawca może zaoferować pracownikowi. Kluczowe jest to, by były one związane z podnoszeniem kwalifikacji. Przykładowo można tutaj wskazać:

• opłaty za kształcenie (opłaty jednorazowe, czesne, opłaty za wydanie dyplomów);
• koszty przejazdu na miejsce szkolenia i koszty powrotu do domu;
• koszty zakupu podręczników i innych materiałów edukacyjnych (np. książek potrzebnych do napisania pracy dyplomowej);
• koszty zakwaterowania w miejscu, gdzie odbywa się szkolenie lub nauka i koszty wyżywienia;
• koszty egzaminów poprawkowych lub tzw. warunków na studiach;
• dodatkowy urlop szkoleniowy.

Z uwagi na to, że tylko od dobrej woli pracodawcy zależy, czy zgodzi się on na pokrycie powyższych kosztów nauki, może on stawiać pracownikowi dodatkowe warunki. Innymi słowy, pracodawca może uzależnić np. zwrot kosztów zakupu podręczników od tego, czy pracownik zda określone egzaminy albo czy osiągnie ustalone wyniki w pracy.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji

Podstawową formą regulowania wzajemnych praw i obowiązków w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych jest zawarcie przez pracodawcę i pracownika umowy. Obowiązek podpisania kontraktu występuje tylko wtedy, gdy pracodawca chce zmusić pracownika do przepracowania w firmie określonego czasu (o tym dalej). W każdym innym przypadku umowa jest fakultatywna.

Strony mają co do zasady dość dużą swobodę w kształtowaniu zapisów umownych. Zgodnie z art. 1034 k.p. taki kontrakt musi być sporządzony na piśmie i nie może zawierać postanowień, które naruszają omówione wcześniej uprawnienia pracownika (np. skracają okres urlopu szkoleniowego).

Choć poza wskazanym wyżej przypadkiem nie ma obowiązku zawierania umowy, jest to zalecane – zwłaszcza wtedy, gdy pracodawca zgadza się na jakieś dodatkowe świadczenia. Pisemna umowa pomaga bowiem obu stronom – pracownikowi dochodzić swoich praw, a pracodawcy bronić się przed niesłusznymi roszczeniami pracownika.

By kontrakt zawarty przez strony faktycznie zabezpieczał je na przyszłość, powinien zawierać przynajmniej takie informacje, jak:

• rodzaj i czas szkolenia;
• rodzaj kosztów ponoszonych przez pracodawcę;
• wysokość ponoszonych kosztów (w całości/w części);
• sposób pokrywania lub rozliczania/zwracania kosztów;
• sposób weryfikacji, czy koszty rzeczywiście zostały poniesione.

Zatrzymanie pracownika w firmie

Kodeks pracy zabezpieczył jednak nie tylko prawo pracownika do podstawowych świadczeń (urlop i zwolnienie) w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W art. 1035 k.p. przewidziano sytuacje, w których pracownik musi zwrócić pracodawcy kwoty, jakie ten wyłożył na jego szkolenie. Chodzi przy tym tylko o koszty dodatkowych świadczeń – wynagrodzenie za czas urlopu i zwolnienia nie podlega zwrotowi.

Przede wszystkim pracownik ma obowiązek zwrócić pracodawcy koszty szkolenia, gdy bez uzasadnionych przyczyn go nie rozpoczął albo gdy przerwał je w trakcie.

To jednak nie wszystko. Pracodawca może w umowie zawartej z pracownikiem wskazać, że poniesie konkretne koszty, jeśli pracownik będzie przez określony czas u niego pracował, przy czym nie może to być termin dłuższy niż 3 lata.

Jeśli taka umowa lojalnościowa zostanie zawarta, pracownik będzie musiał zwrócić koszty szkolenia, gdy we wskazanym wyżej okresie:

• pracodawca rozwiązał z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika;
• pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (wyjątek – pracownik odchodzi przez mobbing);
• pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy albo z powodu mobbingu, ale przyczyny wskazane przez pracownika okażą się fałszywe.

Pracownik nie będzie musiał zwracać kosztów szkolenia w innych sytuacjach zakończenia pracy, takich jak:

• rozwiązanie stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem;
• porozumienie stron;
• zakończenie okresu trwania umowy;
• inne przypadki przewidziane przez ustawę (np. przejście zakładu pracy na innego pracodawcę).

Wysokość kosztów, jakie podlegają zwrotowi, zależy od okresu przepracowanego przez pracownika. Koszty wylicza się wtedy proporcjonalnie do czasu, jaki jeszcze pracownik miał obowiązek spędzić w zakładzie pracy. Sądy wskazują przy tym, że okres odpracowania to okres zatrudnienia, do którego zalicza się także niewykonywanie pracy z powodu choroby czy urlopu macierzyńskiego. Sąd Najwyższy w jednym z orzeczeń stwierdził dodatkowo, że odpracowywanie może odbywać się także na podstawie umowy cywilnoprawnej, a nie tylko w stosunku pracy.

Inne formy zdobywania wiedzy i umiejętności

Jak wskazywałem na początku, cała powyższa procedura dotyczy sytuacji, gdy podnoszenie kwalifikacji zawodowych odbywa się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Jeśli żaden z tych warunków nie został spełniony, pracownikowi nie przysługują z automatu nawet obowiązkowe świadczenia.

Może się jednak zdarzyć, że pracownik wystąpi do pracodawcy z prośbą o pomoc w powyższym zakresie. Pracodawca nie ma obowiązku zgadzać się na taką pomoc, ale może to uczynić. W takiej sytuacji strony powinny zawrzeć porozumienie, które ureguluje tę kwestię. Udzielona pracownikowi pomoc może polegać na udzieleniu bezpłatnego urlopu lub zwolnienia z całości lub części dnia pracy bez wynagrodzenia.