Prezentujemy darmowy rozdział ebooka pt. „Co można wrzucić koszty firmy”. Chcesz zgłębić swoją wiedzę na ten temat? Zamów ebook i zoptymalizuj swoje podatki!
Otwarty katalog kosztów podatkowych w połączeniu z praktycznie nieograniczonymi możliwościami przedmiotu prowadzonej działalności gospodarczej powoduje, że nawet wydatki uznawane za kontrowersyjne mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Oczywiście, przy kwalifikacji należy brać pod uwagę indywidualną sytuację podatnika, przedmiot działalności, zasadność i cel ponoszonego wydatku, a także spełnienie podstawowej przesłanki podatkowej potrącalności kosztu – związek bezpośredni lub pośredni z osiąganiem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Przedsiębiorco, pamiętaj! To, że organy podatkowe orzekły w indywidualnej sprawie innego podatnika o możliwości zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodu nie oznacza, że uznają ich zasadność Twojej sprawie!
Poniżej kilka perełek interpretacyjnych, w których Dyrektor KIS przyznał racje podatnikom w zakresie możliwości zaliczenia kontrowersyjnych wydatków do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności:
Wyszkolony pies do ochrony biura rachunkowego (0113-KDIPT2-1.4011.757.2021.2.ISL)
Wnioskująca prowadzi Biuro Księgowe zlokalizowane w domu jednorodzinnym w którym bezpośrednio nie przyjmuje Klientów, jednakże przechowywane są w nim ważne dokumenty, specjalistyczne oprogramowanie, sprzęt komputerowy, drukarki oraz wszelkie narzędzia i pomoce służące do codziennego funkcjonowania biura. Często wyjeżdża do Klientów. W tym czasie dom pozostaje bez opieki, co stanowi bezpośrednie zagrożenie związane z włamaniem i kradzieżą oraz ewentualnym zniszczeniem przechowywanych w nim dokumentów. Działka, na której stoi dom, nie jest ogrodzona, a tylna jego część zlokalizowana jest praktycznie w lesie, przez co stanowi znaczne ułatwienie dla potencjalnych sprawców włamania i kradzieży. Ubezpieczenie domu od kradzieży w żadnym przypadku nie stanowi o bezpieczeństwie posiadanego sprzętu i oprogramowania, ponieważ w żaden sposób nie zrekompensuje to wnioskodawcy utraty danych i sprzętu oraz przechowywanej dokumentacji. Wobec powyższych faktów, według wnioskodawcy ponoszone wydatki związane z psem, niezbędne do zagwarantowania psu podstawowych warunków życia, funkcjonowania i prawidłowego rozwoju oraz związane z zakupem i przeszkoleniem psa do pełnienia przypisanej mu funkcji w działalności gospodarczej, są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu poprzez zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.
Dyrektor KIS uznał stanowisko wnioskodawcy za prawidłowe, zastrzegając, że to na Wnioskodawcy, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ciąży obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego ponoszonych wydatków z prowadzoną przez Niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, jak również obowiązek ich właściwego udokumentowania.
Akwarium wpływające na poprawę atmosfery w firmie (0111-KDIB2-1.4010.13.2021.1.AH)
Wnioskujący prowadzi działalność w zakresie produkcji oraz dystrybucji towarów. W związku z rozwojem oraz dokonywaną sukcesywnie rozbudową zakładu (siedziby), Wnioskodawca postanowił zakupić i zlecić specjalistyczny montaż akwarium o pojemności 360 I wraz z rybami, roślinami wodnymi i wyposażeniem. Akwarium zostało umieszczone w holu siedziby Spółki. Hol oprócz podstawowej funkcji komunikacyjnej, pełni także funkcję poczekalni z miejscami do siedzenia dla klientów i kontrahentów krajowych i zagranicznych, znajduje się w nim również recepcja Spółki. W związku z zakupem i montażem akwarium, Wnioskodawca zleca dokonywanie okresowych prac konserwacyjnych, w tym czyszczenie, zakup pokarmu, wymianę filtrów oraz ewentualne uzupełnianie zasobów żywych akwarium, celem pielęgnacji oraz niepogorszenia stanu akwarium i jego wyposażenia. Zdaniem Wnioskodawcy zakup i montaż akwarium wraz z wyposażeniem oraz późniejsze wydatki na jego eksploatację będą stanowić w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów. Nie są one bowiem wymienione w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, tj. katalogu wyłączającym z kosztów uzyskania przychodów ściśle określone wydatki. Akwarium wraz z wyposażeniem, podobnie jak dywany, odpowiednie oświetlenie, lustra, dekoracje, tkaniny stanowią element wystroju wpływający na poprawę atmosfery w firmie. Nie jest zatem elementem aranżacji wnętrza o charakterze wyjątkowo wytwornym czy ekskluzywnym, w szczególności mając na uwadze jego umiejscowienie w bocznej części holu siedziby Wnioskodawcy, gdzie znajduje się również firmowa recepcja.
W odpowiedzi Dyrektor KIS uznał stanowisko podatnika za prawidłowe argumentując, że zakup akwarium nie jest wydatkiem reprezentacyjnym mającym na celu podkreślenie okazałości czy wystawności pomieszczenia, a tym samym kreowanie, czy też poprawę wizerunku wnioskodawcy, a jedynie wydatkiem na wystrój wnętrza biurowego, mającym na celu poprawę atmosfery pracy, w tym pracowników firmowej recepcji. Dobra i pozytywna atmosfery pracy, wpływa jednocześnie pośrednio na przychody Wnioskodawcy, gdyż zachęca pracowników do większego zaangażowania w wykonywane obowiązki.
Szwajcarski zegarek do mierzenia czasu pracy prawnika (0113-KDIPT2-1.4011.183.2023.4.AP)
Wnioskujący prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług prawnych – Kancelarię Adwokacką. Czas pracy, który decyduje o jego przychodach i dochodach, rozlicza w codziennych rozpiskach, z dokładnością do 6 minut, które są następnie akceptowane i stanowią podstawę do wypłaty honorariów i wystawienia FV. Adwokat praktykuje w obszarze prawa karnego, co powoduje, że często spotyka się z klientami bez urządzeń elektronicznych (względy bezpieczeństwa) – smartfony, laptopy, etc. Często zdarza się także konieczność analizy materiałów niejawnych w prowadzonych sprawach. Przepisy warunkujące prowadzenie kancelarii tajnej wykluczają wejście z urządzeniami elektronicznymi. Dla należytego zapisania czasu pracy wymagany jest zegarek, którego w ww. okolicznościach nie może zastąpić telefonem, czy laptopem.
W lutym 2023 r. wnioskujący zakupił mechaniczny szwajcarski zegarek za kwotę 5 589 zł brutto. Mechanizm zegarka jest bezobsługowy, a przez to ekonomicznie uzasadniony, będzie służył praktycznie dożywotnio, jest niezawodny. Co więcej, jest adekwatny do formalnego i urzędowego stroju adwokata, a przez to nie może być uznany za zabytkowy. Wnioskujący będzie używał zegarka tylko na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wnioskujący stanął na stanowisku, że koszt nabycia ww. zegarka może być zaliczony jako koszt uzyskania przychodu.
Dyrektor KIS przyznał rację wnioskującemu, stwierdzając, że wydatki na nabycie zegarka nie są ujęte w katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, to mogą być uwzględnione w kosztach podatkowych, o ile istnieje związek tych wydatków z możliwością uzyskania przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Wykazanie tego związku spoczywa na podatniku i nie może następować w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego. Ocena, czy w danym przypadku zachodzi związek przyczynowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów powinna odbywać się przy uwzględnieniu wszystkich aspektów prowadzonej działalności gospodarczej, w tym charakteru i rodzaju prowadzonej działalności. Zwrócił także uwagę, że pomimo podkreślanego w opisie sprawy adekwatnego charakteru zegarka, pasującego do formalnego i urzędowego stroju adwokata, wydatek związany z zakupem zegarka w tym przypadku nie ma charakteru reprezentacji – nie ma na celu stworzenia pozytywnego wizerunku adwokata lub wykreowania pozytywnych relacji z jego kontrahentami.
Wydatki na stylizację paznokci gwarantem estetycznego i starannego przygotowania materiału reklamowego przez influencera (0115-KDIT3.4011.172.2023.3.AD)
Wnioskująca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, polegającą na publikacji w Internecie zdjęć i filmów w ramach współpracy reklamowej z klientami a także na realizacji sesji zdjęciowych oraz materiałów filmowych na strony internetowe, a także media społecznościowe marek. Podatniczka zajmuje się głównie obszarem fotografii/video kulinarnym i produktowym – tworzy m.in. video oraz zdjęcia kulinarne krok po kroku z widocznymi dłońmi. Koniecznym i wymaganym zabiegiem jest odpowiednia pielęgnacja dłoni widocznych na zdjęciach i filmach realizowanych na potrzeby kontrahenta. Wydatki na stylizację paznokci u kosmetyczki są niezbędne, zdaniem wnioskującej, do realizacji oraz autoprezentacji. Mają one związek przyczynowy z uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności. Bezpośrednim celem zabiegów dłoni (stylizacji paznokci) w salonie kosmetycznym jest możliwość właściwego i zgodnego z wymaganiami estetycznego i starannego przygotowania prezentacji. Poniesienie tych wydatków jest niezbędne oraz konieczne i wynika wprost z charakteru prowadzonej działalności. Wnioskująca podkreśliła również, że kontrahenci wymagają na zdjęciach i filmikach, widocznie były wyłącznie jej dłonie, szczególnie jeśli tworzy filmiki krok po kroku, prezentując gotowe produkty. Klienci mają również konkretne wymagania co do koloru paznokci, występującego w realizowanej kampanii.
Dyrektor KIS zgodził się ze stanowiskiem wnioskującej. W uzasadnieniu podkreślił, że w tym przypadku, wydatki na stylizację paznokcie nie kwalifikują się do kosztów reprezentacji wskazanych w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są one bowiem nierozerwalnie związane z wykonywanymi przez wnioskującą usługami. Dłonie stanowią bowiem jej narzędzie pracy, których wygląd dostosowuje ona do wymagań kontrahentów. Tym samym, skoro celem poniesienia przez wnioskującą wydatków na stylizację paznokci jest możliwość właściwego przygotowania się do udziału w zdjęciach i filmach uznać należy, że są to wydatki, które na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym do osób fizycznych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w zakresie, w jakim racjonalnie jest to uzasadnione rozmiarem działalności, pod warunkiem, że nie mają wyłącznie osobistego charakteru i zostaną właściwie udokumentowane.
Usługi obce
Usługi obce nie znajdują się wprost w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów. Tak więc, jeśli spełniają podstawową przesłankę potrącalności kosztów podatkowych, mogą obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. W przypadku nabywania usług obcych (tzw. niematerialnych) warto zadbać o dowody ich wykonania, inne niż dokumenty księgowe (np. faktura). Do usług niematerialnych zalicza się m.in.: usługi doradcze, prawne, księgowe, reklamowe, badania rynku, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń, a także usługi o podobnym charakterze do wyżej wymienionych. Łączy je to, że ich efekt nie jest tak łatwo identyfikowalny, jak w przypadku usług materialnych (np. usługi stolarskiej), przez co niejednokrotnie trudno jest wycenić ich wartość. To z kolei może prowadzić do nieuczciwego zawyżania ich wartości, a w konsekwencji także kosztów uzyskania przychodu. Organy podatkowe wnikliwie badają zasadność nabywanych przez podatników usług niematerialnych oraz wymagają szczegółowej dokumentacji potwierdzającej, że dana usługa rzeczywiście została zrealizowana. Nie ma ustawowego katalogu dowodów, które w sposób właściwy dokumentują zrealizowanie usług niematerialnych. W praktyce dowody mogą stanowić korespondencja mailowa, materiały szkoleniowe, opinie, raporty, analizy, ewidencja czasu pracy, dokumentację fotograficzna, dowody potwierdzające odbycie spotkań i narad, inne efekty prac (np. ulotki, materiały promocyjne).
Uwaga!
Brak odpowiedniego udokumentowania nabytych usług niematerialnych, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, może skutkować próbą kwestionowania ich realizacji lub kwalifikacji jako kosztów podatkowych. Skuteczne zakwestionowanie wydatku może oznaczać nie tylko większy podatek do zapłaty (wraz z odsetkami), lecz również odpowiedzialność karnoskarbową.
Podobne artykuły
Zastanawiasz się, co jeszcze możesz odliczyć od podatku?
Przeczytaj ebook „Co można wrzucić w koszty firmy”! Nasz poradnik to ponad 150 stron unikalnej wiedzy napisanej przez wykwalifikowaną księgową. W trakcie lektury znajdziesz m.in. odpowiedzi na poniższe pytania:
✅ Czym są koszty uzyskania przychodu?
✅ Co możesz odliczyć od podatku dochodowego?
✅ Jak płacić niskie podatki?
✅ Jak sprawić, by więcej pieniędzy zostało w Twojej kieszeni?
✅ Czy rower można wziąć na fakturę?
Zainteresował Cię ten artykuł? Czytaj więcej takich treści w ramach cyklu „Alarm podatkowy”
