Zmieniające się regulacje prawne są jednymi z wyzwań, z którymi regularnie muszą mierzyć się przedsiębiorcy. Niebawem czeka ich kolejna istotna zmiana. W połowie przyszłego roku obowiązywać zacznie bowiem KSeF. Czym jest i jak jego wprowadzenie wpłynie na wystawianie faktur korygujących?
KSeF obowiązkowy od lipca 2024 r.
To kluczowa data dla podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT, które dotąd w swojej działalności nie stosowały nowego narzędzia. Od 1 lipca 2024 r. KSeF stanie się obligatoryjny. Będzie to kolejny etap wdrażania systemu na polski rynek. Wcześniej – w ostatnim kwartale 2021 roku – KSeF objęty był pilotażem, od początku następnego roku został natomiast udostępniony zainteresowanym przedsiębiorstwom, z kolei niebawem dobrowolność przeistoczy się w obowiązek.
Warto uzupełnić, że nieco później, wraz z nadejściem 2025 r., zobowiązani do korzystania z systemu będą także podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT. Ponadto z dniem 1 stycznia 2025 r. jako faktury nie będą już uznawane dokumenty sporządzane za pośrednictwem kasy rejestrującej.
Co się zmieni, gdy system KSeF stanie się obligatoryjny dla przedsiębiorców?
Co jest największą zmianą wynikającą z wprowadzenia KSeF? Całkowita rezygnacja z tradycyjnych, wystawianych w formie papierowej faktur na rzecz dokumentów cyfrowych.
KSeF oznacza:
- konieczność odejścia od faktur papierowych i przejścia do cyfrowej rzeczywistości w zakresie wystawiania oraz odbierania tych dokumentów;
- faktury w formacie xml;
- łatwy wgląd w rozliczenia dla uprawnionych organów (m.in. Ministerstwa Finansów).
Cyfryzacja tej sfery niesie za sobą szereg obaw. Dotyczą one bezpieczeństwa przetwarzanych w systemie danych, kosztów związanych z transformacją dotychczasowych procesów fakturowania czy poprawnego realizowania obowiązków raportowania sprzedaży. Ostatnie z wymienionych zagadnień wiąże się też z przygotowywaniem faktur korygujących.
KSeF a nota korygująca – kluczowa zmiana
Sporządzanie faktur korygujących w KSeF rozpatrywanie jest w kategorii dużego wyzwania. Dotąd przedsiębiorcy korzystać mogli z wygodnej metody poprawienia niektórych typów błędów widniejących na fakturze pierwotnej, czemu służyło wystawienie noty korygującej.
Jakie zastosowanie ma nota korygująca? Aktualnie obowiązujące zasady
W przypadku wykrycia błędnych danych na fakturze niezbędne jest ich skorygowanie. Wciąż jeszcze można tego dokonać poprzez notę korygującą, w której muszą znajdować się następujące informacje:
- określenie „nota korygująca”;
- dane podatnika oraz nabywcy;
- numer dokumentu i data wystawienia;
- dane umieszczone na pierwotnej fakturze i wskazanie, czego korekta dotyczy.
Notę korygującą stosuje się w odniesieniu do prostych pomyłek w obrębie danych adresowych zarówno przedsiębiorstwa, jak i odbiorcy, numeru NIP, daty sprzedaży czy sygnatury identyfikującej produkt lub usługę. Nie służy ona natomiast modyfikacji kwot oraz innych danych liczbowych wpływających na wartość transakcji i w konsekwencji na wysokość podatku.
Co istotne, wystawiana jest przez nabywcę. Nie jest to dokument, który poddać należy procedurze księgowania, ponieważ nieprawidłowości występujące w obrębie wskazanych danych nie mają wpływu na zobowiązania podatkowe. Z tego powodu rozwiązanie w postaci noty w przytoczonych przypadkach jest niezwykle komfortową opcją.
Sprawdź polecany program do faktur
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Dodatkowy obowiązek sprzedawcy – likwidacja noty korygującej
Noty korygujące odejdą jednak w zapomnienie. W związku z wejściem w życie nowych przepisów odbiorca nie będzie mógł zasygnalizować potrzeby poprawienia treści dokumentu poprzez wystawienie noty, a obowiązek ten spadnie na barki przedsiębiorcy, który towar albo usługę sprzedał. Bez względu na charakter błędu, jego sprostowanie będzie musiało nastąpić w formie faktury korygującej.
Według pierwotnych założeń notę zastąpić miała propozycja faktury korygującej, ale finalnie ustawodawca odstąpił od tego pomysłu.
Podobne artykuły
KSeF a faktura korygująca – informacje związane z wystawianiem faktur korygujących w systemie
O ile likwidacja not korygujących oceniania jest negatywnie, o tyle w samym obszarze wystawiania faktur dostrzec można modyfikacje zarówno o pozytywnym wydźwięku, jak i te stanowiące pewnego rodzaju komplikacje. Proces dostosowania się do nowych regulacji wiąże się ponadto z szeregiem przygotowań, jakim podołać muszą przedsiębiorcy – remedium na te problemy może być rejestracja w Faktura.pl, gdzie istnieje opcja połączenia z KSeF. Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
Pomyłka w zakresie numeru NIP
Błędne dane uniemożliwiające poprawne zidentyfikowanie nabywcy przez system skutkować będą niedostarczeniem dokumentu właściwemu podmiotowi. Chcąc skorygować tę pozycję na fakturze, trzeba najpierw tę wadliwą skorygować „do zera”. Kolejnym krokiem jest złożenie faktury pierwotnej zawierającej prawidłowe oznaczenia pozwalające systemowi rozpoznać kontrahenta.
Proces skorygowania błędu ulegnie zatem wydłużeniu. Wcześniej procedura ograniczała się bowiem do sporządzenia korekty wskazującej nieprawidłowość w kwestii numeru NIP.
Konflikt terminów – wystawianie faktur w KSeF przez podmioty niezwolnione z VAT i zwolnione z tego podatku
Podatnicy zwolnieni z VAT dopiero od 2025 r. będą zobowiązani wdrożyć narzędzie w swojej działalności. Powstaje zatem pewien konflikt terminów, który rodzi obawy dotyczące transakcji zawieranych między płatnikami VAT i zwolnionymi z podatku do momentu, w którym drudzy z wymienionych nie będą zobligowani do dostosowania się do nowych wytycznych. Główne wątpliwości dotyczą tego, którą drogą przekazywać dokumenty podmiotom zwolnionym VAT.
Obniżenie podstawy opodatkowania – korekta in minus
W przypadku tego zagadnienia można mówić o ułatwieniu dla przedsiębiorców. Sporządzenie faktury in minus wymagało dotąd posiadania dokumentów poświadczających o możliwości obniżenia podstawy opodatkowania. Mowa o:
- ustaleniu z odbiorcą warunków determinujących niższą wartość podatku należnego;
- potwierdzeniu spełnienia wymogów.
Nowe zasady wskazują natomiast na konieczność przygotowania ustrukturyzowanej faktury korygującej i przekazaniu jej do KSeF. Z punktu widzenia nabywcy istotne jest natomiast uwzględnienie korekty w okresie rozliczeniowym właściwym dla otrzymania faktury korygującej. Obaj kontrahenci zatem w tym samym cyklu zastosują zmianę.
Liczba korekt możliwych do wystawienia
Przy wystawianiu korekty faktury do konkretnej faktury sprzedaży w KSeF nie istnieją limity. Nie podlega to żadnym ograniczeniom, dlatego liczba korekt zależna jest tylko od danej sytuacji i potrzeb podmiotu.
Awaria systemu a wystawienie korekty
Wobec problemów technicznych skutkujących awarią systemu przewidziano możliwość sporządzania korekt offline. Będzie to dostępne jedynie dla dokumentów złożonych przed awarią, ponieważ muszą posiadać one przydzielony numer KSeF. Tryb offline nie zezwala na wystawienie korekty dla faktur bez tego numeru.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz TUTAJ
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
