Wejście w życie obowiązkowego KSeF jest nieuniknione. Choć dokładna data wdrożenia systemu została przesunięta, pewne jest, że przedsiębiorców czeka cyfrowa rewolucja księgowości. Rozwiązanie to budzi wiele zastrzeżeń, zarówno wśród samych właścicieli firm, jak i biur rachunkowych. Oczywiste jest, że oznacza ono nowe obowiązki, ale warto też przyjrzeć się płynącym z niego korzyściom. W jaki sposób polski biznes skorzysta na KSeF?
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Ministerstwo Finansów już jakiś czas temu ogłosiło wprowadzenie nowego narzędzia dla przedsiębiorców, które ma być odpowiedzią na dynamiczny rozwój technologii cyfrowych. Mowa tu o KSeF, czyli Krajowym Systemie e-Faktur. Jest to cyfrowe narzędzie administracji publicznej, służące do obsługi procesów księgowych w firmach.
Czytaj także: Znamy nowy termin wdrożenia KSeF
Za pośrednictwem tego systemu przedsiębiorcy mogą wysyłać oraz odbierać faktury ujednolicone w formie elektronicznej. Mowa tu o dokumentach ustrukturyzowanych w formacie XML. Cały proces odbywa się zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami podatkowymi. Zadaniem systemu jest centralizacja procesu rejestracji faktur, przy czym przedsiębiorcy mogą integrować z nim firmowe programy księgowe. Stworzenie i wdrożenie KSeF ma na celu zachowanie ustrukturyzowanej formy dokumentów sprzedażowych i zapewnienie wsparcia organom podatkowym. System zapewnia bowiem bardzo dokładną kontrolę rozliczeń.
Korzyści dla przedsiębiorców
Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów KSeF ma być narzędziem, które zrewolucjonizuje rozliczenia podatkowe i księgowe polskich przedsiębiorców. Są to bowiem procesy, które mają ogromne znaczenie w biznesie. Wprowadzenie tego rozwiązania budzi wiele zastrzeżeń, zarówno wśród samych przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Choć obowiązkowy KSeF to temat dyskusyjny, to jego wprowadzenie jest nieuniknione. Dlatego warto zastanowić się, jakie korzyści narzędzie to może przynieść polskim przedsiębiorcom.
Pierwszą z nich jest krótszy termin zwrotu nadwyżki VAT z 60 do 40 dni. KSeF zniesie również obowiązek wysyłania plików JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego, a e-faktury będą przechowywane przez okres 10 lat. Dzięki temu przedsiębiorcy nie będą musieli angażować się w procesy archiwizacji dokumentów sprzedażowych. Ponadto faktury w KSeF generowane będą w jednolitym, ustandaryzowanym formacie, dzięki czemu będą one dostępne dla wszystkich podmiotów. Każdy dokument będzie miał też przypisany swój numer systemowy.
Cyfryzacja procesów księgowych z pewnością przyśpieszy i uprości procesy biznesowe. KSeF w dużej mierze przyczyni się bowiem do odejścia od dokumentacji papierowej oraz ręcznego wystawiania dokumentów sprzedażowych. To zaś przekłada się na oszczędność czasu, który można spożytkować na inne działania. Ponadto, dzięki wdrożeniu KSeF firmy będą mogły redukować koszty związane z zakupem papieru, obsługą i utrzymaniem drukarek oraz z przechowywaniem i wysyłaniem dokumentów w tradycyjnej wersji papierowej.
Automatyczne wystawianie faktur w formie cyfrowej ogranicza również ryzyko błędów, które jest znacznie większe w przypadku wystawiania faktur ręcznie. Wyeliminowana zostaje też możliwość zagubienia lub zniszczenia dokumentów sprzedażowych. Tym samym wyklucza się konieczność wystawiania duplikatów faktur.
Rozpocznij fakturowanie z program do KSeF
Kolejną ważną kwestią, którą trzeba brać pod uwagę w związku z wdrożeniem KSeF, jest bezpieczeństwo. Dokumenty sprzedażowe, które będą przechowywane w systemie, zostaną odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem. Co więcej, przedsiębiorcy korzystający z systemu mogą mieć dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca. Wystarczy mieć jedynie połączenie z Internetem. W każdej chwili określoną fakturę można przesłać do księgowości lub kontrahenta.
Nie tylko przedsiębiorcy skorzystają na wprowadzeniu KSeF. Korzyści odczują również organy skarbowe. System przyczyni się bowiem do uszczelnienia systemu VAT oraz wykluczeniu wielu błędów i nadużyć. Jego wdrożenie będzie też cennym wsparciem w walce z szarą strefą.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Początkowo wdrożenie KSeF zaplanowano na 1 lipca 2024 roku. Firmy zwolnione z VAT miały przystąpić do systemu pół roku później, tj. 1 stycznia 2025 roku. Ostatecznie jednak oba terminy odroczono, gdyż Ministerstwo Finansów uznało, że system nie jest w pełni przygotowany. Po konsultacjach dotyczących zgodności z prawem oraz funkcjonalności Krajowego Systemu e- Faktur ustalono, że zostanie on wprowadzony 1 lutego dla podatników generujących obroty przekraczające 200 mln zł. Reszta podatników będzie musiała przystąpić do systemu 1 kwietnia 2026 roku. Na ten moment przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
KSeF to narzędzie, które ma w sobie spory potencjał i jest w stanie usprawnić funkcjonowanie polskich przedsiębiorstw. Trzeba jednak pamiętać, że aby system poprawnie wypełniał swoje zadania, musi zostać odpowiednio zintegrowany z systemem księgowym przedsiębiorstwa. Warto też przeprowadzić szkolenia pracowników, aby byli w stanie korzystać z nowego narzędzia i prawidłowo je obsługiwać. W tym celu warto się zapoznać z ofertą Faktura.pl, która jako jeden z pierwszych programów do fakturowania, ma zapewnioną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.
Podobne artykuły
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
