Miał zacząć obowiązywać od 1 lipca br., ale nie zacznie. Nowy minister finansów zdecydował o przesunięciu tego terminu, wszczynając jednocześnie procedurę audytową i rozpoczynając szerokie konsultacje dotyczące systemu, m.in. z udziałem przedsiębiorców. Nową datę wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, bo o nim mowa, poznamy na przełomie kwietnia i maja. Warto dobrze wykorzystać te dodatkowe miesiące.
Szefostwo MF podkreśla, że konsultacje nie oznaczają, że prace dotyczące rozwiązań prawnych i funkcjonalności systemu zaczynają się od początku. Równolegle prowadzony jest szczegółowy audyt mający na celu weryfikację znaczenia i skali krytycznych błędów, które były podstawą do ogłoszenia przesunięcia terminu wdrożenia KSeF.
Zdajemy sobie sprawę z tego, że część przedsiębiorców włożyło już wiele sił i środków w przygotowanie się do korzystania z KSeF. Dlatego, analizując propozycje ewentualnych zmian, będziemy przyglądać się im również pod kątem kosztów dla przedsiębiorców.
– słyszymy od przedstawicieli resortu.
Ministerstwo zebrało długą listę pytań, które nurtują przedsiębiorców. Odpowiedzi na 25 kwestii najczęściej pojawiających się w trakcie konsultacji zamieszczamy poniżej.
Kiedy nowy termin?
Minister finansów, Andrzej Domański, zarzeka się, że obowiązkowy KSeF na pewno zostanie wdrożony.
Nie chodzi o to czy, ale kiedy to nastąpi. Wiemy, że ta informacja ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców. Dlatego dołożymy wszelkich starań, żeby jak najszybciej podać dokładną datę
– mówi Domański.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Powszechne szkolenia
Rządzący zapowiedzieli też intensywną i szeroką akcję szkoleniową, która będzie wspierana kampanią informacyjną.
Od maja, w każdym z 400 urzędów skarbowych właściciele firm będą mogli wziąć udział w praktycznym szkoleniu w zakresie korzystania z darmowego oprogramowania, czyli Aplikacji Podatnika i aplikacji e-mikrofirmy. Zamierzamy je prowadzić tak długo, jak tylko będzie zainteresowanie ze strony podatników. Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca napotka jakiś bardziej złożony problem, będzie mógł zadzwonić na specjalną infolinię i uzyskać odpowiednie wsparcie
– zapowiada Marcin Łoboda, Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Zainteresowania ze strony podatników może być dużo, ponieważ eksperci Faktura.pl testowali to rozwiązanie i sami zadali MF kilka nurtujących pytań.
W poprzednich miesiącach eksperci KAS dzielili się wiedzą dotyczącą KSeF w czasie webinariów, konferencji czy spotkań organizowanych przez inne podmioty, instytucje publiczne czy organizacje branżowe. Bezpośrednio w webinariach wzięło udział ponad 22 tys. osób. Dużym zainteresowaniem cieszyła się również pierwsza odsłona akcji MF „Środy z KSeF”. Nie na wszystkie pytania udało się odpowiedź na żywo podczas tych webinarów, ale organizatorzy zapewniali, że wszystkie problemy zostaną uwzględnione.
Jakie korzyści?
Bezpośrednie korzyści biznesowe związane z KSeF przedsiębiorcy odczują po wdrożeniu systemu. Obligatoryjne e-fakturowanie będzie mieć wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania.
Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do usprawnienia realizacji płatności. Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez uprawniony do tego podmiot. Dodatkowo wystawiający fakturę pozostanie pewien, że odbiorca ją otrzymał.
Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży się na oszczędności w zakresie czasu pracy. Odciążonych w ten sposób pracowników można będzie wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności.
Warto podkreślić, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, co daje realną możliwość oszczędności związanych z brakiem obowiązku archiwizowania tych dokumentów przez przedsiębiorców.
Program do KSeF, któremu możesz zaufać
KSeF w pytaniach i odpowiedziach – konsultacje MF
Kto korzysta z KSeF i w jaki sposób można wystawić fakturę w tym systemie?
Z KSeF korzystają:
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni płatnicy podatku VAT,
- przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
- podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Faktury ustrukturyzowane w KSeF wystawisz:
- z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępnia MF,
- przy użyciu programów
Kiedy planowane jest wdrożenie obowiązkowego KSeF?
Na pewno nie wejdzie on w życie do końca 2024 r. Trwa zewnętrzny audyt informatyczny systemu. MF prowadzi również konsultacje m.in. z przedsiębiorcami. Nowa data wdrożenia KSeF będzie znana na przełomie kwietnia i maja.
Czy wejście w życie obligatoryjnego KSeF odbędzie się w tym samym terminie dla wszystkich podatników?
Trwają dyskusje na ten temat, z uwagi na podnoszone przez podatników wątpliwości.
Czy MF planuje zmiany w strukturze logicznej FA(2)?
Nie. Za pozostawieniem obecnej struktury przemawiają m.in. już poniesione przez przedsiębiorców koszty. Ponadto, nowa struktura mogłaby opóźnić start systemu.
Czy w ramach audytu, będzie badana opcja zmiany koncepcji KSeF czy chodzi raczej o kwestie techniczne?
Audyt dotyczy w szczególności wydajności systemu. Ewentualne wdrożenie nowych rozwiązań w tym zakresie powinno pozostać neutralne dla parametrów oprogramowania już zamówionego przez przedsiębiorców.
Jak zmiana wpłynie na koszty związane z przygotowaniem się do korzystania z KSeF? Czy konieczny będzie zakup licencji do zaktualizowanych programów księgowych?
MF nie planuje daleko idących zmian, więc odroczenie terminu nie powinno wiązać się z kosztami. A przedsiębiorcy dostaną dodatkowy czas na przygotowanie się do wdrożenia KSeF.
Podobne artykuły
Obowiązek wprowadzania faktur do KSeF ma dotyczyć m.in. faktur wystawianych na rzecz podatników zwolnionych z VAT. Jak MF planuje wspomóc firmy we właściwej weryfikacji statusu kontrahentów?
Zagadnienie to jest przedmiotem szczegółowej analizy MF w dialogu z przedsiębiorcami.
Jakie wsparcie przewiduje MF dla przedsiębiorców w związku z już poniesionymi wydatkami na KSeF?
Są to m.in. bezpłatne narzędzia, tj. Aplikacja Podatnika KSeF czy zaktualizowana e-mikrofirma. Trwają prace nad udostępnieniem aplikacji mobilnej. Ponadto, podatnicy mogą uwzględnić koszty implementacji KSeF w podatku dochodowym, a czynni podatnicy VAT mogą odpisać sobie podatek naliczony w przypadku zakupu towarów i usług związanych z wprowadzeniem KSeF.
Czy konieczne będzie ponowne przeszkolenie pracowników? Kto za to zapłaci?
MF przeprowadzi cykl praktycznych szkoleń dla przedsiębiorców i ich pracowników z korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur. Szkolenia ruszą w maju br. i będą się odbywać w każdym z 400 urzędów skarbowych.
Czy modyfikowane będą narzędzia udostępnione przez MF, z których już korzystają przedsiębiorcy, tj. Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma?
Bezpłatne narzędzia do e-fakturowania cały czas są dostępne i MF zachęca do ich testowania. Podatnicy korzystający już z KSeF mogą wystawiać e-faktury w tym systemie. Trwają prace nad dostosowaniem narzędzi do funkcjonalności KSeF związanych z obligatoryjnym e-fakturowaniem (kody QR, identyfikatory zbiorcze płatności itp.).
Czy MF wyda podręcznik dotyczący funkcjonalności KSeF?
Tak, kompendium wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest w trakcie przygotowania.
Czy unijne prace dotyczące pakietu ViDA wpłyną na sposób przygotowań do polskiego KSeF?
„VAT in Digital Age” (ViDA) to propozycje zmian w prawodawstwie unijnym, mające na celu dostosowanie obecnego systemu rozliczeń VAT do wyzwań ery cyfrowej. ViDA dotyczy trzech głównych obszarów:
- modernizacji zasad sprawozdawczości VAT (w tym fakturowania),
- zmian w obszarze rejestracji VAT zgodnie z koncepcją pojedynczej rejestracji (ang. Single VAT Registration), w ramach których rozwinięte zostaną istniejące systemy punktów kompleksowej obsługi (ang. One Stop Shop – OSS, Import One Stop Shop – IOSS) i odwrotnego obciążenia,
- dalszych zmian w zakresie obowiązków dla platform cyfrowych.
ViDA istotnie modyfikuje obecne obowiązki podatników w zakresie raportowania i rozliczania transakcji na gruncie VAT – szczególnie tych, którzy zajmują się obrotem transgranicznym, w tym za pośrednictwem platform cyfrowych. Prace nad Pakietem ViDA znajdują się jednak dopiero we wstępnej fazie, a Polska zabiega w KE, aby nie wpływał on na funkcjonalności KSeF.
Czy faktury PDF dostarczane do konsumentów lub nabywców są równoważne (w rozumieniu prawnym/księgowym) z fakturami ustrukturyzowanymi?
Faktura w formacie PDF (wystawiona poza KSeF) nie jest tożsama z fakturą ustrukturyzowaną. Przez fakturę elektroniczną rozumie się dokument księgowy w formie elektronicznej wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym.
Natomiast faktura ustrukturyzowana jest przesyłana w formie pliku xml i wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wraz z przydzielonym jej numerem identyfikującym w tym systemie. Po nadaniu numeru KSeF może być ona przekazywana poza systemem w innej formie, np. PDF.
W okresie dobrowolności systemu, faktury ustrukturyzowane będą funkcjonować w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i elektronicznych.
Czy spółki cywilne będą mogły zarejestrować się w KSeF i wystawiać faktury w tym systemie?
Tak, jeżeli posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, to za pomocą tej pieczęci mogą uwierzytelnić się w KSeF i wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jeżeli takiej pieczęci nie posiadają, w KSeF mogą uwierzytelnić się za pośrednictwem uprawnionej osoby, wskazanej w złożonym do US zawiadomieniu ZAW-FA.
Czy planowane jest wydłużenie terminu na dosłanie do KSeF faktur wystawionych w tzw. trybie offline i w trybie awaryjnym?
Nie są planowane takie zmiany. Obecne rozwiązanie zapewnia stopień efektywności konieczny w celu uszczelnienia systemu podatkowego.
Do kiedy paragony fiskalne z NIP nabywcy będą uznawane za fakturę uproszczoną i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF?
Póki co nie ma planów wyłączenia tego obowiązku z KSeF. Sprawa stanie jednak na posiedzeniu grupy roboczej, której zadaniem jest przyjrzenie się etapowości we wdrażaniu KSeF.
Czy planowane jest zniesienie obowiązku podawania danych wszystkich faktur pierwotnych (numerów KSeF, dat wystawienia itd.) w przypadku wystawiania zbiorczych faktur korygujących?
Struktura FA(2) jest dostosowana do wystawiania faktur korygujących zbiorczych. W jednym takim dokumencie można podać dane wielu korygowanych faktur. Wymóg podawania danych faktury korygowanej jest zgodny z obowiązującymi przepisami (art. 106j ust. 2 i ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).
Czy, biorąc pod uwagę mnogość modeli rozliczeń między kontrahentami, można liczyć na zniesienie obowiązku podawania numeru KSeF w tytule płatności?
Nie jest planowane zniesienie obowiązku podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za fakturę ustrukturyzowaną.
Czy osoba prowadząca gospodarstwo rolne (rozliczająca VAT) będzie musiała wystawiać faktury w KSeF?
Rolnik będący czynnym podatnikiem VAT, dokonując sprzedaży na rzecz innego podatnika, będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF od momentu wejścia w życie takiego obowiązku.
Czy w KSeF można również wystawiać faktury dla osób prywatnych?
KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B) jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.
Czy faktury proforma mogą być wystawiane w KSeF?
Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
Czy KSeF będzie obejmował faktury wystawiane na kasach fiskalnych online?
W okresie dobrowolności KSeF nie obejmuje faktur wystawianych przy użyciu kasy rejestrującej.
Jak będą wyglądać faktury wystawiane w walucie obcej dla kontrahentów polskich?
W takiej fakturze, kwoty określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku w polu P_14_xW przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas, oprócz pola KodWaluty, wypełniane jest pole KursWaluty, względnie pole KursWalutyZ.
Dlaczego zagraniczne podmioty gospodarcze nieposiadające na terenie Polski siedziby działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązkowego KSeF?
Wynika to wprost z przepisów unijnych. Jeżeli natomiast chodzi o sytuację, gdy taki kontrahent występuje w roli nabywcy, to faktura ustrukturyzowana może mu być udostępniana np. w postaci papierowej lub e-mailem jako plik PDF – po wcześniejszym ustaleniu.
Czy wizualizacja faktury może być w języku obcym lub dwujęzyczna?
Wizualizacja faktury (pliku xml) może być dokonana w języku obcym (lub może być dwujęzyczna). Kluczowe jest jednak, aby jej treść pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) odpowiadała zawartości pliku xml przesłanego do KSeF.
Źródło: mf.gov.pl
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
