Już 1 lipca 2024 Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Rozwiązanie to ma uszczelnić system podatkowy w Polsce i usprawnić proces fakturowania. Eksperci mają jednak wiele wątpliwości dotyczących zasad jego funkcjonowania, które boleśnie mogą odczuć zarówno sprzedawcy, jak i odbiorcy faktur. Dość problematyczne może okazać się na przykład to, że niewystawienie przez przedsiębiorcę faktury do końca miesiąca skutkować będzie tym, że termin odliczenia VAT obowiązujący nabywcę, zostanie przesunięty.
Czym jest KSeF?
Nazwę KSeF słyszał już zapewne każdy przedsiębiorca. Jest to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, który będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku. Od 1 stycznia 2025 będą musiały przystąpić do niego również firmy zwolnione z VAT. Za niedopełnienie tego obowiązku będą nakładane kary finansowe. Samo korzystanie z systemu może okazać się jednak niewystarczające, aby uniknąć przykrych konsekwencji. Korzystając z systemu, trzeba bowiem będzie przestrzegać zasad jego funkcjonowania, które nie dla wszystkich są do końca zrozumiałe.
Co więcej, wielu przedsiębiorcom wcale nie śpieszy się do rozpoczęcia korzystania z systemu. Przystąpienie do niego dopiero po wejściu w życie takiego obowiązku może skutkować różnymi pomyłkami i przeoczeniami, za które nakładane będą kary. Zachodzi ryzyko, że właściciele firm nie będą świadomi, jak wiele obowiązujących wcześniej zasad uległo zmianie. Dotyczy to m.in. daty wystawiania faktury, jej zatwierdzania i rozliczania się z podatku VAT. Reguły gry na tym polu nie są już takie jak kiedyś.
KSeF to nic innego, jak centralna baza faktur, w której przedsiębiorcy już niedługo będą musieli wystawiać dokumenty sprzedażowe. Mogą to dobrowolnie robić już teraz. Wcześniejsze zaznajomienie się z funkcjonowaniem systemu może w przyszłości uchronić ich przed różnymi przykrymi niespodziankami. Wdrożenie systemu może okazać się bowiem niemałym wyzwaniem, tym bardziej że już teraz wiele kwestii związanych z jego funkcjonowaniem budzi wątpliwości.
Właściciele firm obawiają się czekających ich zmian. Nietrudno się im dziwić. Systemy księgowe przedsiębiorstw będą bowiem wymagały dopasowania ich do nowych realiów. Każda faktura będzie musiała być wystawiona w formie elektronicznej, a następnie wprowadzona do KSeF. Dość problematyczne będzie to, że w przypadku jakiejkolwiek pomyłki nie będzie możliwe jej anulowanie. Jedynym rozwiązaniem będzie wówczas wystawienie faktury korygującej. To z pewnością nie ułatwi życia przedsiębiorcom. To jeszcze nie koniec trudności, jakie może stwarzać obowiązek korzystania z KSeF.
Fakturowanie w KSeF a data wystawienia dokumentu
Wdrożenie KSeF z pewnością wpłynie na sposób obiegu dokumentów sprzedażowych. Wpłynie ono również na znaczenie daty ich wystawiania. Co do zasady, fakturę ustrukturyzowaną można zakwalifikować jako wystawioną tego dnia, w którym została ona przesłana do KSeF. Przed wejściem w życie systemu przedsiębiorców obowiązywały nieco inne reguły. Trzeba w tym miejscu podkreślić, że data wystawienia faktury jest istotna zarówno dla sprzedawcy, jak i odbiorcy faktury.
Do tej pory panowała dość duża dowolność, jeżeli chodzi o datę wystawienia faktury. Jeżeli zachowywana była ciągłość wystawiania dokumentów sprzedażowych, możliwe było ustalenie dogodnej daty. Powszechnie stosowaną praktyką było zatem wysyłanie do kontrahentów faktur, na których widniała data wsteczna, tj. czyli na przykład dzień ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego otrzymanie faktury.
Odbiorcy traktowali takie dokumenty sprzedażowe jako otrzymane zgodnie z datą ich wystawienia. Co za tym idzie, odliczali VAT za okres poprzedzający rzeczywisty odbiór faktury. Obecnie jednak, po wprowadzeniu KSeF, fakturę ustrukturyzowaną traktuje się jako otrzymaną w dniu jej wystawienia w systemie.
Nie ma zatem możliwości, aby uznać dokument za otrzymany wcześniej, niż miało miejsce jego przesłanie przez sprzedawcę do KSeF. Zasady wystawiania faktur wyglądają już więc nieco inaczej, a spóźnialscy będą musieli liczyć się z konsekwencjami wysyłania ich po terminie.
Poznaj nasz polecany program do faktur
Spóźnione faktury
W przypadku, gdy sprzedawca nie wystawi faktury w terminie, wówczas to jej nabywca może mieć problem. VAT będzie mógł wówczas odliczyć dopiero w kolejnym miesiącu lub kwartale (w zależności od tego, na jakich zasadach się rozlicza). To zaś może negatywnie odbić się na jego płynności finansowej.
Wystawienie faktury z opóźnieniem będzie więc skutkować tym, że kontrahent nie będzie mógł od razu skorzystać z odliczenia VAT. Jeżeli ma on trudność z płynnością finansową, prawdopodobnie będzie musiał skorzystać ze wsparcia finansowego, które wygeneruje jednak dodatkowy koszt. O szkodę, poniekąd słusznie, będzie więc mógł oskarżyć sprzedawcę, domagając się odszkodowania. Tym samym, przedsiębiorca wystawiając fakturę z opóźnieniem, naraża na straty zarówno kontrahenta, jak i samego siebie.
Jak zapobiec opóźnieniom?
Aby zapobiegać takim sytuacjom, warto zautomatyzować proces wystawiania faktur, lub ustawić specjalne przypomnienia. Przedsiębiorcy będą musieli się zdyscyplinować i wystawiać wszystkie faktury w terminie, aby nie narazić się na przykre konsekwencje. Tym bardziej że nieterminowo wystawiony dokument sprzedaży może też odbić się na kontrahencie, a to z kolei może negatywnie wpłynąć na relacje biznesowe.
Wielu przedsiębiorców już teraz szuka sposobów, aby nie narazić się na żadne problemy podczas korzystania z KSeF. Niektóre firmy i przedsiębiorcy decydują się na programy do wystawiania faktur skonfigurowane z krajowym systemem, takie jak na przykład Faktura.pl. Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
Podobne artykuły
Oczywiście mając tylko kilku kontrahentów, jest o wiele prościej pilnować terminów wystawiania faktur, niż gdy ma się ich większą ilość. Opóźnienia w wystawianiu faktur będą bowiem skutkować znacznie poważniejszymi konsekwencjami niż obecnie.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz TUTAJ
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl to program do KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
