KSeF i podatnicy zwolnieni z VAT – czy obowiązek wystawiania e-faktur nadejdzie wcześniej, niż myślimy?

Krajowy System e-Faktur wszedł w kluczową fazę. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF objął największe firmy, a od 1 kwietnia system obejmie kolejne grupy przedsiębiorców. W tle zmian pojawiła się istotna nowość. Do KSeF można już logować się przez aplikację mObywatel. To nie jest drobna aktualizacja techniczna. To ułatwienie dla przedsiębiorców, biur rachunkowych i osób zarządzających uprawnieniami w firmie. 14 lutego KSeF został zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej (KWIE). Ministerstwo Finansów podkreśla, że: Integracja umożliwia szybkie potwierdzanie tożsamości, zwiększa swobodę wyboru metody logowania oraz zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa przy korzystaniu z bezpłatnych narzędzi uwierzytelniania. (Źródło: Ministerstwo Finansów) W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może uwierzytelnić się w KSeF poprzez: aplikację mObywatel, bankowość elektroniczną, profil zaufany, e-dowód....

Już pierwsze dni funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur pokazały, że jego wdrożenie w firmie wcale nie jest takie proste jak zapowiadano. Pojawiły się choćby problemy z logowaniem do KSeF oraz z wystawianiem i pobieraniem faktur. Jak się jednak okazuje, pierwsze błędy integracji z KSeF nie wynikają z wad systemu, bo ich powodem częściej jest brak odpowiedniego przygotowania firm do cyfrowej rewolucji. Poniżej podpowiadamy zatem, jak takich błędów uniknąć. 1. Problemy z logowaniem do KSeF Pierwszym problemem, z jakim musieli zmierzyć się przedsiębiorcy chcący dokonać integracji z KSeF, był brak możliwości zalogowania się do systemu. Problem wystąpił 2 lutego 2026 r., a więc zaraz po oficjalnym uruchomieniu KSeF 2.0. Szybko jednak okazało się, że jego powodem nie była awaria KSeF, lecz przeciążenie...

Wdrożenie KSeF bardzo szybko weryfikuje jedno: czy przedsiębiorca ma narzędzie gotowe na system, czy tylko „zgodne z przepisami”. Bo zgodność formalna to jedno. A codzienna praca z fakturami – to drugie. Poniżej na przedstawię na przykładzie programu Faktura.pl, jak wygląda w praktyce wystawianie faktury w nowej rzeczywistości dla przedsiębiorców. Integracja z KSeF – decyzja, którą warto dobrze przemyśleć Pierwszym realnym etapem pracy z KSeF nie jest wystawienie faktury. Jest nim sposób uwierzytelnienia. W Faktura.pl dostępne są trzy metody połączenia z KSeF, ale w praktyce każda z nich odpowiada innemu scenariuszowi biznesowemu. Skupię się jednak na uwierzytelnianiu za pomocą Profilu Zaufanego, ponieważ jest to dla mnie optymalne rozwiązanie, zresztą tak jak dla większości przedsiębiorców. Jeśli chcesz zapoznać się z tym, jak...

Kiedy w styczniu 2022 roku uruchomiono Krajowy System e-Faktur w wersji dobrowolnej niewielu przedsiębiorców traktowało go jako realne zagrożenie dla codziennego funkcjonowania firm. Faktury nadal krążyły w formie PDF, a obowiązek korzystania z KSeF wydawał się bardzo odległy. Sytuacja zaczęła się zmieniać gdy pojawiła się konkretna data, a potem informacja o jej przesunięciu z powodu błędów systemowych. Wówczas temat KSeF urósł do rangi jednego z najbardziej kontrowersyjnych projektów podatkowych ostatnich lat. Pod koniec stycznia 2026 roku KSeF jest symbolem napięcia między sferą państwa i biznesu. Z jednej strony administracja skarbowa przekonuje, że system jest konieczny, by uszczelnić VAT i uporządkować obrót gospodarczy, a z drugiej, przedsiębiorcy mówią o kosztach, ryzyku paraliżu działalności i braku stabilnych reguł. O co chodzi z...

Krajowy System e-Faktur przestaje być projektem „na przyszłość”. KSeF wchodzi w życie już w tym tygodniu – w niedzielę, 1 lutego 2026 roku. Dla wielu firm będzie to moment graniczny, w którym dotychczasowy sposób wystawiania i odbierania faktur po prostu przestaje działać. Od tego dnia faktura sprzedażowa w obrocie B2B nie będzie już plikiem PDF wysłanym e‑mailem. Stanie się ustrukturyzowanym zestawem danych, który musi zostać zarejestrowany w systemie Ministerstwa Finansów. To zmiana technologiczna, ale przede wszystkim organizacyjna – wpływająca na sprzedaż, obieg dokumentów, współpracę z księgowością i odpowiedzialność w firmie. Czym jest KSeF i dlaczego to przełom KSeF, czyli Krajowy System e‑Faktur, to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do: wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ich odbioru przez kontrahentów, przechowywania dokumentów przez 10...

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, wprowadza nowy standard w obrocie fakturami. Dokument sprzedaży przestaje być plikiem PDF wysyłanym e-mailem, a staje się ustrukturyzowanym zestawem danych rejestrowanym w systemie Ministerstwa Finansów. Od 1 lutego 2026 roku, w wileu przypadkach, KSeF stanie się jedynym kanałem odbioru faktur przez kontrahentów. To zmiana, która wykracza poza technologię – wpływa na organizację sprzedaży, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. Przedsiębiorco! Sprawdź, jak krok po kroku przygotować firmę na start KSeF! ETAP 1: Ustal, czy i od kiedy wchodzisz w obowiązek Kto i od kiedy musi używać KSeF? Zanim zaczniesz wybierać narzędzia, porządkować dane i planować obieg dokumentów, musisz odpowiedzieć na jedno podstawowe pytanie: czy i kiedy Twoja firma wchodzi w obowiązek raportowania faktur sprzedaży za...

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z największych wyzwań technologicznych i organizacyjnych, przed jakimi stają dziś polscy przedsiębiorcy. W odpowiedzi na potrzeby rynku Ministerstwo Finansów udostępniło aplikację mobilną KSeF, która ma ułatwić wystawianie i obsługę faktur ustrukturyzowanych – zwłaszcza mikro- i małym firmom, freelancerom oraz osobom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Jak działa ta aplikacja, jakie daje możliwości, jakie ma ograniczenia i dla kogo będzie najlepszym rozwiązaniem? – o tym przeczytasz poniżej. Czym w praktyce jest aplikacja mobilna KSeF? Aplikacja mobilna KSeF to bezpłatne, oficjalne narzędzie Ministerstwa Finansów, dostępne na smartfony z systemem Android (od wersji 9) oraz iOS (od wersji 13). Jej głównym celem jest umożliwienie przedsiębiorcom: wystawiania faktur ustrukturyzowanych, wysyłania ich bezpośrednio do KSeF, przeglądania i weryfikowania faktur. Co...

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Dla znacznej większości firm obowiązek korzystania z KSeF zacznie się już w tym roku, a dla pozostałych – najpóźniej od początku w 2027 r. Zmiany obejmą zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, MŚP, biura rachunkowe, jak i duże organizacje z rozbudowanymi systemami ERP. Masz wątpliwości co do Krajowego Systemu e-Faktur? Zadaj pytanie ekspertom na stronie: KSeF Pytania i Odpowiedzi. Czym jest KSeF i dlaczego ma znaczenie? KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i archiwizowania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Każda faktura trafiająca do systemu w jednolitym formacie XML, przechodzi automatyczną walidację i otrzymuje unikalny numer KSeF. Dlaczego to ma znaczenie...