Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest wypłacanie pracownikom wynagrodzenia. Jego zaniechanie może rodzić poważne konsekwencje, w tym odpowiedzialność karną. Prawo wymaga od osób zatrudniających pracowników nie tylko tego, by generalnie przekazywali im pensję, ale by pensja ta była w odpowiedniej wysokości. Problem w tym zakresie pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy na pracowniku ciążą jakieś długi, a jego pensją zainteresował się komornik. Jeśli pracodawca zostanie zobowiązany do stosowania potrąceń z wynagrodzenia pracownika, musi to robić bardzo skrupulatnie. W przeciwnym razie grozić mu będzie odpowiedzialność za wykroczenie i nawet 30 000 zł grzywny. Żeby nie naruszyć ani praw wierzycieli, ani uprawnień pracowniczych, warto poznać szczegółowe zasady rządzące potrąceniami.
Przedmiot potrącenia
Zacznijmy od kwestii podstawowej – potrącenie ma kilka różnych znaczeń, które mogą wprowadzać pewien kłopot w zrozumieniu tego pojęcia. Jeśli odrzucimy znaczenia potoczne i odnoszące się do spraw karnych, pozostaną nam dwa. W prawie cywilnym potrącenie polega na umorzeniu wzajemnych należności pomiędzy dwoma podmiotami i jest uregulowane przede wszystkim w art. 498 – 505 Kodeksu cywilnego. W prawie pracy z kolei potrącenie ma inne znaczenie. Pracodawca nie umarza wzajemnych należności z pracownikiem, ale na polecenie uprawnionego organu pomniejsza wypłacane pracownikowi wynagrodzenie. Zatrzymane kwoty są przekazywane natomiast podmiotowi, który ma prawo żądać potrącenia (najczęściej jest to komornik). Kodeks pracy reguluje te kwestie w art. 87-91. Nieco inaczej wygląda kwestia kar pieniężnych, które omówię pod koniec artykułu.
Co do zasady prawo pracy wprowadza ochronę wynagrodzenia, dlatego potrąceń można dokonywać tylko w wysokości i w przypadkach opisanych w ustawie.
Ochrona przed nadmiernym potrącaniem dotyczy, zgodnie z art. 87 k.p., wynagrodzenia za pracę. Ten oszczędny przepis został uzupełniony przez bogate orzecznictwo, które na równi z wynagrodzeniem traktuje też odprawy emerytalne, nagrody jubileuszowe czy ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Sądy generalnie podchodzą do tych kwestii bardzo różnorodnie, dlatego w artykule skupimy się po prostu na standardowym wynagrodzeniu.
Zanim dokonamy potrącenia, od wynagrodzenia za pracę musimy odjąć następujące należności:
- składki na ubezpieczenie społeczne (oraz, choć nie wynika to z przepisu, składki na ubezpieczenie zdrowotne);
- zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych;
- wpłaty dokonywane do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.
Warto jeszcze dodać, że zgodnie z art. 87 § 7 k.p. z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Innymi słowy pracodawca może odliczyć z wynagrodzenia pracownika całe wypłacone mu z góry wynagrodzenie, jeśli okazało się ono nienależne. Jest to z pewnością temat na odrębny artykuł.
Kwoty wolne od potrąceń
Ostatni etap przed dokonaniem potrącenia to ustalenie kwot, których nie można w żaden sposób potrącić. Minimalne granice, poniżej których nie można zejść przy potrącaniu kwoty wynagrodzenia, to:
- 100% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu kwot egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych;
- 90% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu kar pieniężnych, o których mowa dalej;
- 75% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi.
Powyższe kwoty nie są stałe i zależą od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, które ustala się w trybie przewidzianym przez ustawę o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Zazwyczaj odbywa się to poprzez opublikowanie rozporządzenia Rady Ministrów.
Należy także pamiętać o tym, że powyższe zapisy nie dotyczą świadczeń alimentacyjnych. Ustawodawca wyszedł z założenia, że wynagrodzenie za wykonywaną pracę powinno służyć nie tylko utrzymaniu pracownika, ale także osób, za które odpowiada. Dlatego jedynym limitem potrącania alimentów są granice potrącenia omówione niżej.
Jeśli pracownik zatrudniony jest w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne powinny być odpowiednio zmniejszone. Przykładowo, dla pracownika posiadającego 1/2 etatu kwota wolna w przypadku tytułów wykonawczych będzie wynosiła 50% minimalnego wynagrodzenia.
W art. 52 ustawy o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 z dnia 14 maja 2020 r. wprowadzono większe limity związane z walką z pandemią, ale trudno przewidzieć, jak długo regulacje te będą obowiązywały. Ustawodawca przyzwyczaił już nas, że w takich sytuacjach jest nieobliczalny.
Kolejność potrącanych należności
Nie wszystkie długi są przez Kodeks pracy traktowane tak samo. W art. 87 wskazano kolejność, w jakiej należy dokonywać potrąceń. Dopiero gdy w pełni zaspokojono roszczenia z wyższej grupy, można przejść do spłacania roszczeń z grupy niższej.
W pierwszej kolejności potrącać należy świadczenia alimentacyjne, które są stwierdzone tytułami wykonawczymi. Tytuł wykonawczy to zazwyczaj orzeczenie sądowe, ugoda sądowa lub akt notarialny, które zostały zaopatrzone w klauzulę wykonalności i podlegają egzekucji. Termin „świadczenie alimentacyjne” należy rozumieć szeroko i obejmuje on nie tylko klasyczne alimenty, ale także renty o podobnym charakterze (np. renta z tytułu utraty zdolności do pracy zarobkowej czy renta wynikająca z umowy dożywocia). Klasycznym przykładem jest tutaj wyrok, w którym sąd zasądził od rodzica alimenty na dziecko.
W kolejnej grupie świadczeń do potrącenia znajdują się wszystkie inne należności stwierdzone tytułami wykonawczymi. Najczęściej będą to wyroki i nakazy zapłaty oraz akty notarialne, w których pracownik dobrowolnie poddał się egzekucji.
Następna grupa to zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi przez pracodawcę. Chodzi tutaj jednak nie o potoczne rozumienie zaliczki, czyli wypłatę wynagrodzenia z góry, przed terminem. Ustawodawca w trzeciej grupie potrąceń uwzględnia tylko zaliczki pobrane przez pracownika na poczet wydatków związanych z wykonywaniem pracy (np. zakup paliwa), z których pracownik musi się z pracodawcą rozliczyć.
Do ostatniej grupy należności ulegających potrąceniu zaliczono kary pieniężne opisane w art. 108 k.p. W tym zakresie kodeks przewiduje nieco inne zasady, które omawiam dalej.
Granice potrącenia
Potrącenia mają nie tylko swoje dolne limity (kwoty wolne), ale także maksymalne kwoty, powyżej których nie można umniejszać wynagrodzenia pracownika. Limity te uzależnione są od rodzaju egzekwowanych należności.
Granicą egzekwowania roszczeń alimentacyjnych są 3/5 wynagrodzenia należnego pracownikowi. Limit ten dotyczy zarówno sytuacji, gdy alimenty są jedynym przedmiotem potrącenia, jak i gdy obok nich występują inne należności.
Jeśli potrącanie nie dotyczy alimentów, egzekucja innych należności lub zaliczek pieniężnych nie może łącznie lub osobno przekroczyć połowy minimalnego wynagrodzenia.
Alimenty
Z uwagi na swoją rolę, alimenty są przez ustawodawcę traktowane wyjątkowo – Kodeks pracy zawiera regulacje ułatwiające egzekwowanie szeroko rozumianych roszczeń alimentacyjnych.
Oprócz wyższych limitów górnych i dolnych, ustawodawca wprowadził także katalog należności, które w całości podlegają egzekucji na zaspokojenie alimentów. Są to:
- nagrody z zakładowego funduszu nagród;
- dodatkowe wynagrodzenie roczne;
- należności przysługujące pracownikowi z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej.
By jeszcze bardziej ułatwić ściąganie alimentów z nierzetelnych dłużników, wyłącznie dla tych roszczeń kodeks wprowadza specjalny tryb postępowania. Zamiast na wniosek komornika, pracodawca musi dokonywać potrąceń na wniosek wierzyciela, jeśli ten przedstawi mu tytuł wykonawczy obejmujący alimenty.
Od powyższej zasady istnieją dwa wyjątki związane z sytuacją, w której pracodawca musiałby podejmować decyzje mogące zaszkodzić innym wierzycielom. Po pierwsze, tryb z wniosku wierzyciela nie ma zastosowania, gdy wierzycieli jest kilku, a suma potrącenia nie wystarcza na zaspokojenie wszystkich. Po drugie, pracodawca nie może kierować się wyłącznie wnioskiem uprawnionej osoby, gdy wynagrodzenie pracownika zostało już zajęte w ramach egzekucji sądowej lub administracyjnej.
Potrącenie za zgodą pracownika
Kodeks pracy przewiduje także możliwość dobrowolnej zgody pracownika na potrącanie innych należności niż te opisane wyżej. W takim wypadku kwota wolna od potrąceń wynosi:
- 100% minimalnego wynagrodzenia za pracę – przy należnościach potrącanych na rzecz pracodawcy;
- 80% minimalnego wynagrodzenia – przy należnościach potrącanych na rzecz innych podmiotów.
Powyższy tryb wykorzystywany jest najczęściej po to, by pracownik mógł odprowadzać składki na rzecz związku zawodowego lub np. spłacać raty zaciągniętej pożyczki. Potrącenia ustawowe zawsze będą miały pierwszeństwo przed potrąceniami wynikającymi z dobrowolnej zgody pracownika.
A skoro już o zgodzie mowa, musi być ona wyrażona w formie pisemnej. Jeśli warunek ten nie zostanie dochowany, zgoda pracownika jest nieważna i pracownik może domagać się od pracodawcy zwrotu wszystkich kwot potrąconych na tej podstawie. Wśród orzecznictwa pojawiły się także poglądy, że nieważna jest zgoda pracownika na potrącanie kwot, które powinny obciążać pracodawcę oraz zgoda blankietowa, która obejmuje wszystkie niesprecyzowane jeszcze roszczenia pracodawcy z tytułu niedoborów w powierzonym mieniu.
Potrącanie kar pieniężnych
Kary pieniężne nakładane są na pracownika przez pracodawcę za nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Kwota wolna przy potrącaniu kar pieniężnych to 90% minimalnego wynagrodzenia za pracę zgodnie z art. 87[1] § 1 k.p.
Przepisy wprowadzają specjalne limity dla kar pieniężnych. Kara za jedno przekroczenie lub jeden dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia. Do obliczania takiego wynagrodzenia stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Zsumowane kary pieniężne nie mogą przekroczyć 10% otrzymywanego przez pracownika wynagrodzenia, które już zostało pomniejszone o należności z trzech wyższych grup potrąceń.
Odpowiedzialność karna pracodawcy
Kodeks pracy przewiduje dwa przepisy, które nakładają na pracodawcę odpowiedzialność za wykroczenia związane z potrącaniem. W myśl art. 282 § 1 pkt 1 k.p. karze grzywny do 30 000 zł podlega osoba, która dokonuje bezpodstawnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Bezpodstawne potrącenie może polegać na:
- potrąceniu innych należności niż te wskazane w ustawie;
- nieprawidłowej kolejności potrącanych należności;
- potrąceniu z innych kwot niż wynagrodzenie pracownika;
- przekroczeniu maksymalnych limitów potrącenia;
- naruszeniu przepisów o kwotach wolnych od potrącenia;
- potrąceniu należności bez prawidłowo udzielonej zgody pracownika.
Jeszcze większa odpowiedzialność (grzywna do 45 000 zł) grozi pracodawcom, którzy pomagają dłużnikom alimentacyjnym ukrywać swoje dochody. By móc skazać za takie wykroczenie, konieczne jest jednoczesne wystąpienie kilku okoliczności:
- zachowanie pracodawcy musi polegać na wypłacaniu pracownikowi wynagrodzenia wyższego niż to, które wynika z zawartej umowy o pracę (wypłata pod stołem, praca na czarno);
- pracodawca nie dokonuje obowiązkowych potrąceń na świadczenia alimentacyjne;
- przeciwko pracownikowi toczy się egzekucja obejmująca alimenty oraz należności wypłacone w miejsce nieściągalnych alimentów;
- pracownik zalega ze spełnieniem powyższych świadczeń za okres dłuższy niż 3 miesiące.
Podsumowanie
Jak widać, potrącanie należności z wynagrodzenia za pracę nie należy do prostych zadań. Pracodawca, który nie chce narazić się na kłopoty z prawem, powinien skrupulatnie trzymać się dolnych i górnych limitów potrącenia. Szczególną uwagę należy zwrócić na kolejność dokonywania potrąceń oraz sprawy związane z roszczeniami alimentacyjnymi, które prowadzone są na specjalnych zasadach.
Warto także pamiętać o fakultatywnej instytucji potrąceń na wniosek pracownika. Zgoda na takie potrącenia buduje pozytywne relacje między stronami stosunku pracy, wiąże pracownika z firmą oraz umożliwia mu elastyczne zarządzanie swoim wynagrodzeniem.
