Zgodnie z danymi opublikowanymi przez Komisję Europejską szacuje się, że aż w 99% operacji transportu międzynarodowego na terytorium Unii Europejskiej nadal wykorzystuje się dokumenty papierowe, na którymś z etapów operacji. Jak wyliczono w ciągu roku drukuje się ok. 150 – 200 mln papierowych dokumentów listu przewozowego, do którego produkcji potrzebne jest ok. 50 tysięcy drzew czyli trzeba wyciąć 120 hektarów lasu!
Na szczęście, przedstawiciele międzynarodowego prawodawstwa nie zostali obojętni na to marnotrawstwo, dzięki czemu w sektorze transportu odchodzi się od tych zbędnych machinacji, stosując elektroniczne lity przewozowe, którym poświęcamy niniejszy artykuł.
CMR – co to jest?
Zgodnie z informacjami opublikowanymi w Leksykonie transportowym termin CMR odnosi się do międzynarodowego porozumienia w sprawie transgranicznych usług transportowych, odbywających się drogą lądową. CMR to skrót od Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route, co tłumaczy się jako „Konwencja o umowie międzynarodowego drogowego transportu towarów”.
Dana umowa ma na celu uregulowanie procesu składania i realizacji zleceń, odpowiedzialności w przypadku opóźnień oraz utraty lub uszkodzenia transportowanego towaru. W porozumieniu zawarto także zapisy dotyczące reklamacji i przypadków angażowania przewoźników jako podwykonawców. Porozumienie dotyczy wyłącznie załadunku pojazdów drogowych. Kontenery oraz wymienne nadwozia nie są traktowane jako pojazdy w ujęciu CMR – w przypadku tego rodzaju transportu wystawiany jest standardowy międzynarodowy list przewozowy.
Chociaż pojęcie CMR odnosi się do samego porozumienia, to w praktyce często używane jest wymiennie z terminem „międzynarodowy list przewozowy”, czyli standardowym formularzem wymaganym tylko do transportu transgranicznego, jeśli co najmniej kraj nadania lub kraj przeznaczenia podpisał porozumienie CMR.
E-CMR – co to jest?
E-CMR (Electronic Consignment Note Message) to elektroniczny dokument, który jest stosowany w drogowym transporcie towarów, jako alternatywa dla papierowego dokumentu CMR (listu przewozowego). E-CMR jest elektronicznym odpowiednikiem papierowego dokumentu CMR i może być wykorzystywany do wymiany informacji pomiędzy nadawcą, przewoźnikiem i odbiorcą.
Zawiera on informacje o przesyłce, nadawcy, przewoźniku, odbiorcy, trasie przejazdu i innych ważnych szczegółach związanych z transportem przesyłki. E-CMR jest bardziej przyjaznym dla środowiska i efektywnym sposobem wymiany informacji niż papierowy CMR, ponieważ ogranicza zużycie papieru i przyspiesza prace administracyjne związane z transportem towarów.
E-CMR – podstawa prawna
Rozporządzenie eFTI (electronic freight transport information) wydane przez Parlament Europejski i Radę UE (UE) 2020/1056 z dnia 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego, powstało z myślą o wydajności transportu towarowego i logistyki ma zasadnicze znaczenie dla wzrostu i konkurencyjności gospodarki Unii, funkcjonowania rynku wewnętrznego oraz spójności społecznej i gospodarczej wszystkich regionów Unii.
Założeniem tego projektu było zachęcenie do cyfryzacji transportu towarowego i logistyki, w celu zmniejszenia kosztów administracyjnych, poprawy zdolności właściwych organów w zakresie egzekwowania oraz zwiększenia efektywności i zrównoważonego charakteru transportu, a także ułatwienie i wspieranie dostarczania informacji pomiędzy podmiotami gospodarczymi a właściwymi organami państwowymi.
Zgodnie z eFTI od 21 sierpnia 2024 roku wszystkie organy publiczne w UE będą musiały brać pod uwagę elektroniczną informację na temat transportu towarowego, przykładowo w postaci elektronicznego listu przewozowego za pośrednictwem certyfikowanych platform eFTI.
Digitalizacji podlegają następujące dokumenty:
- Dotyczące umowy przewozu i towarem – listy przewozowe CMR, CIM/SMGS, AWB,
konosament, deklaracje celne.
- Dotyczące środków transportu – dowody rejestracyjne pojazdu, ubezpieczenia.
- Dotyczące kierowcy – prawo jazdy kierowcy, karta kierowcy, certyfikaty i licencje.
Dane zawarte w dokumentach e-CMR powinny zostać przygotowane zgodnie z odpowiednimi zasadami, w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego za pośrednictwem platform opartych na technologiach informacyjno-komunikacyjnych.
Sformułowanie „format nadający się do odczytu maszynowego” oznacza sposób przedstawienia danych w postaci elektronicznej, który może być wykorzystany do automatycznego przetwarzania przez maszynę – dopuszczalne są zatem komunikaty EDI, XML, interfejsy API.
Nie może być to natomiast dokument w formacie PDF, ani zdjęcie lub skan listu przewozowego.
W elektronicznym liście przewozowym powinny znaleźć się następujące informacje:
- miejsce i data wystawienia,
- nazwisko (nazwa) i adres nadawcy,
- nazwisko (nazwa) i adres przewoźnika,
- miejsce i data przyjęcia towaru do przewozu oraz przewidziane miejsce jego wydania,
- nazwisko (nazwa) i adres odbiorcy,
- powszechnie używane określenie rodzaju towaru oraz sposób opakowania, a dla towarów niebezpiecznych ich ogólnie uznane określenie,
- ilość sztuk, ich cechy i numery, waga brutto lub inaczej wyrażoną ilość towaru,
- koszty związane z przewozem (przewoźne, koszty dodatkowe, należności celne i inne koszty powstałe od chwili zawarcia umowy do chwili dostawy),
- instrukcje niezbędne do załatwienia formalności celnych i innych,
- oświadczenie, że przewóz, bez względu na jakąkolwiek przeciwną klauzulę, podlega przepisom Konwencji.
E-CMR – wady i zalety tego rozwiązania
Istnieje cała gama korzyści, wynikających z powszechnego stosowania e-CMR w transporcie. Elektroniczne dokumenty oznaczają szybszą i sprawniejszą obsługę listów przewozowych, a także zmniejszenie biurokracji i kosztów związanych z zużyciem papieru. Stosowanie e-CMR poprawia bezpieczeństwo przesyłek i zmniejsza prawdopodobieństwo oszustwa, ułatwiając również śledzenie przesyłek i usprawniając proces dostawy.
Korzystając z e-CMR można szybko i dokładnie przekazać informacje o ładunku, jego stanie, lokalizacji i innych parametrach, co znacznie skraca czas załatwiania formalności i przyspiesza proces dostawy. Ponadto e-CMR może być sposobem na obniżenie kosztów transportu poprzez redukcję roboczogodzin i konieczności logistycznego przetwarzania dokumentów papierowych przez pracowników, zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i upraszcza rozliczanie przesyłek.
Jak wskazywała na konferencji Transport Summit 4.0 menedżer ds. Standardów GS1 Polska, Agata Horzela cyfrowe dokumenty są znacznie tańsze od papierowych:
„Proces administracji papierowego listu przewozowego wynosi 23 minuty, niesie to za sobą koszty rzędu 15,61 zł. Przy zastosowaniu elektronicznego listu przewozowego czas obsługi maleje do 9 minut, co redukuje koszty do 6,11 zł na jednym dokumencie!”.
Inny ekspert, Hubert Zaborowski z firmy GreenTransit na tej samej konferencji zauważył, że elektroniczny list przewozowy przyspieszy płatności dla przewoźników:
„Termin płatności po wykonaniu transportu dochodzi nawet do 3 miesięcy. Biorąc pod uwagę, również konieczność przesłania dokumentów kurierem lub dowiezienia ich do siedziby przewoźnika cały ten proces wydłuża nam się do nawet 111 dni. Wykorzystując e-CMR zyskujemy dostępność dokumentów od razu po zakończonym procesie transportu, dzięki czemu proces fakturowania może rozpocząć się zaraz po zebraniu podpisu odbiorcy ładunku”.
Korzystanie z e-CMR nie jest pozbawione wad, jednak te są łatwe do wyeliminowania i nieznaczące w obliczu korzyści. Korzystanie z dokumentu elektronicznego wymaga posiadania odpowiedniej infrastruktury technicznej i sprzętu do obsługi elektronicznych listów przewozowych. Ponadto należy wziąć pod uwagę ryzyko związane z bezpieczeństwem danych przy przesyłaniu informacji przez Internet.
Dużo firm może mieć jednak problem z wdrożeniem nowego systemu, ale istnieją również instytucje finansowe, które specjalizują się w pomaganiu branży transportowej i to pewnie do nich będą zgłaszać się przewoźnicy z prośbą o finansowanie nowej technologii.
E-CMR – podsumowanie
Cyfryzacja w transporcie to nieunikniony etap rozwoju, który przynosi korzyści zarówno dla naszej planety, jak i firm przewozowych. Dzięki niej przewoźnicy cieszą się szybkim dostępem do niezbędnej dokumentacji, są w stanie śledzić przesyłki, a także obniżyć koszty prowadzenia firmy – dlatego nie ma co czekać, im wcześniej sektor TSL pójdzie z duchem czasu, tym lepiej dla niego.
