Nie daj się zwariować metodykom — zarządzaj projektami z głową.

Zarządzanie projektami w firmie można porównać do planowania i organizacji wielkiego wydarzenia. To nie jest zwykła, codzienna praca — to coś więcej. Wymaga zaangażowania wielu osób ze specjalistycznymi umiejętnościami. Każdy projekt ma swoje ograniczenia — jest określony czas, w którym musi zostać zrealizowany, a także określone zasoby, które można wykorzystać — takie jak ludzie, materiały, maszyny, urządzenia czy pieniądze.

Wprowadzenie do zarządzania projektami

W zarządzaniu projektem ważne jest podzielenie zadań między osoby odpowiedzialne za ich wykonanie, a także planowanie kosztów, zakresu prac i harmonogramu. Istnieją różne metody i metodyki, które pomagają w zarządzaniu projektami, na przykład amerykańska PMBoK® (Project Management Body of Knowledge) czy brytyjska PRINCE2TM (PRoject IN Controlled Environment). Te metodyki pomagają uporządkować wszystkie aspekty zarządzania projektem. Często stosuje się własne sposoby zarządzania charakterystyczne dla danej organizacji.

Kluczowe jest również zarządzanie zespołem pracującym nad projektem. Taki zespół to grupa doświadczonych, ambitnych i otwartych osób, które nie boją się nowych wyzwań. Dbając o motywację i dobrą atmosferę w zespole, można zwiększyć efektywność pracy.

Widać wyraźnie, że to jest dziedzina wymagająca wiele kreatywności, umiejętności nie tylko „twardych” ale też tych, które są z dziedziny psychologii, metod aktywizowania osób, komunikacji, motywowania i wielu innych.

W artykule postaramy się przedstawić praktyczne aspekty zarządzania projektami i roli, jaką pełni Kierownik Projektu.

Kluczowa rola Kierownika Projektu

Rola Kierownika Projektu w zarządzaniu projektem jest kluczowa. To właśnie ta osoba ma na swoich barkach planowanie, organizowanie i nadzorowanie realizacji projektu. Ma ona za zadanie upewnić się, że projekt zakończy się sukcesem, czyli że zostanie zrealizowany zgodnie z założeniami, na czas i w granicach wyznaczonego budżetu.

Jeżeli chce się zwiększyć szanse na sukces projektu, warto zainwestować w doświadczonego i umiejętnego Kierownika Projektu. Kompetencje takie jak umiejętność zarządzania zespołem i efektywnej komunikacji z klientami i innymi zainteresowanymi stronami są niezbędne dla tej roli.

W celu znalezienia takiego profesjonalisty, można skorzystać z usług firm doradczych specjalizujących się w rekrutacji Kierowników Projektów. Alternatywnie, poszukiwania można skierować na osoby posiadające uznane na rynku certyfikaty i/lub odpowiednie doświadczenie praktyczne.

W celu zwiększenia szansy na sukces projektu, warto sprawdzić, jak potencjalny Kierownik Projektu zamierza zaspokoić potrzeby klienta i jakie rozwiązania proponuje na napotkane problemy. Każdy projekt jest inny i wymaga indywidualnego podejścia, dlatego kluczowe jest dostosowanie rozwiązań do rzeczywistych potrzeb.

Pułapki intuicyjnej metody zarządzania projektem

Każdy projekt to zadanie wykonane z intencją osiągnięcia określonego celu w obrębie ustalonych granic: czasu, budżetu i jakości. Intuicyjne podejście do zarządzania, takie jak „gaszenie pożarów” lub „zobaczymy, co się stanie”, może brzmieć ekscytująco, ale nie jest to efektywne podejście do prowadzenia projektu. Przyczyna tego leży w fakcie, że często nie jest możliwe wykonanie i zakończenie projektu w oparciu o „najlepszą obecnie posiadaną wiedzę” lub „metodę ekspertów”. Przekazanie zarządzania osobie bez profesjonalnych umiejętności prowadzi do niepotrzebnego stresu, zarówno dla osoby zlecającej, jak i osoby wyznaczonej do realizacji.

Nieprofesjonalne zarządzanie projektem może przynieść negatywne skutki, w tym przekroczenia budżetu i czasu, a nawet nieosiągnięciem celów projektu.

W tym kontekście rola Kierownika Projektu staje się kluczowa. Kierownik Projektu odpowiada za unikanie wielu pułapek, które mogą wystąpić w procesie zarządzania projektem, takich jak:

• Brak jasno określonych celów projektu, co może prowadzić do niejasności i nieporozumień.
• Nieprawidłowe zarządzanie zasobami projektowymi, co może doprowadzić do marnotrawstwa i nieefektywności.
• Nieodpowiednie planowanie projektu, co może prowadzić do nieprzewidywalności i braku kontroli nad postępami.
• Brak komunikacji między członkami zespołu projektowego, co może prowadzić do braku koordynacji i niezrozumienia.
• Nieprawidłowe zarządzanie ryzykiem projektowym, co może prowadzić do nieoczekiwanych problemów i kryzysów.
• Brak umiejętności zarządzania zmianą, co może prowadzić do oporu i niezadowolenia wśród zespołu projektowego.
• Nieodpowiednie zarządzanie jakością projektu, co może prowadzić do niskiej satysfakcji klienta i strat finansowych.
• Brak umiejętności przywódczych kierownika projektu, co może prowadzić do braku zaangażowania i motywacji wśród członków zespołu.
• Nieodpowiednie zarządzanie czasem projektu, co może prowadzić do opóźnień i przekroczenia terminów.

Kierownik Projektu to nie tylko osoba zarządzająca, ale także lider, który musi posiadać odpowiednie doświadczenie i umiejętności, aby skutecznie prowadzić projekt do sukcesu. Właściwe zarządzanie projektem może znacznie zwiększyć prawdopodobieństwo jego sukcesu.

Jakie więc wartości powinien reprezentować Kierownik Projektu.

W kontekście zarządzania projektami istotne są pewne wartości, które powinny być reprezentowane przez osobę zarządzającą projektem. Są to:

• Realistyczne podejście: Kluczowa jest umiejętność realistycznego oceniania sytuacji i dostosowywania planów do bieżących okoliczności.
• Efektywne planowanie: Osoba zarządzająca projektem powinna posiadać zdolność skutecznego planowania i zarządzania czasem oraz zasobami.
• Zarządzanie relacjami: Umiejętność budowania i utrzymania pozytywnych relacji z osobami zainteresowanymi projektem jest niezwykle ważna.
• Weryfikacja oczekiwań: Kluczowe jest umiejętność sprawdzania oczekiwań wszystkich zainteresowanych stron projektu i dostosowywania planów do ich potrzeb.
• Zarządzanie zmianą: Osoba zarządzająca projektem powinna być zdolna do skutecznego zarządzania zmianami w projekcie, które tak naprawdę zawsze występują.
• Uwzględnianie otoczenia: W decyzjach powinny być brane pod uwagę otoczenie biznesowe i społeczne.
• Dostosowywanie rozwiązań do potrzeb: Kluczowe jest zdolność dostosowywania rozwiązań do potrzeb wszystkich zainteresowanych stron projektu.
• Rozwijanie kompetencji, wyciąganie wniosków: Osoba zarządzająca projektem powinna ciągle rozwijać swoje umiejętności i wyciągać wnioski z przeszłych projektów.

Kiedy te wartości są reprezentowane przez osobę zarządzającą projektem, zwiększa się szansa na skuteczne i efektywne zarządzanie projektem.

Czego nie może zabraknąć w Planie Projektu?

Kluczowe składniki, które powinny znaleźć się w planie projektu to:

• Określenie celu i zakresu prac: Chodzi tu o precyzyjne ustalenie, co jest celem projektu i jakie zadania mają być wykonane. Ważne jest, aby wszystkie osoby zaangażowane w projekt zgodziły się na to, co ma być osiągnięte. Często stosuje się np. podpisy pod uzgodnionymi celami wszystkich interesariuszy projektu.
• Ustalenie standardów i procedur stosowanych w projekcie: Oznacza to zapewnienie, że standardy i procedury są odpowiednie dla projektu i akceptowane przez cały zespół.
• Wskazanie i opisanie działań oraz ich efektów: Tutaj chodzi o identyfikację wszystkich działań na różnych poziomach szczegółowości i opisaniu ich efektów. W ten sposób tworzy się struktura podziału pracy (WBS — Work Breakdown Structure).
• Oszacowanie i przydzielenie pracy: Realistyczne planowanie projektu zależy od oszacowania ilości pracy tak, aby było duże prawdopodobieństwo, że rezultat zostanie dostarczony w wyznaczonym terminie i za oczekiwaną cenę. Osoby zarządzające projektem powinny być ostrożne, jeśli oczekiwany termin końcowy zależy od czynników, które nie są pod ich kontrolą.

Brak tych elementów to prosta droga do katastrofy, o czym świadczą np. wskaźniki niepowodzeń w projektach informatycznych. Według rocznego raportu CHAOS 2020 grupy Standish, 66% projektów technologicznych (na podstawie analizy 50 000 projektów na całym świecie) kończy się częściowym lub całkowitym niepowodzeniem.

Skuteczna komunikacja w projekcie

Komunikacja wpływa na wszystkie aspekty zarządzania projektem. Dobrze przekazywane informacje są szczere, klarowne i docierają do właściwych osób. Pisemne dokumenty są konieczne do rejestrowania problemów, wniosków i planów działania. Precyzyjność i wiarygodność tych informacji są kluczowe dla osób zarządzających projektem.

Kierownictwo i klienci potrzebują informacji do określania strategicznego kierunku i decydowania o kontynuacji lub zakończeniu projektu. Jakiekolwiek zmiany i zagrożenia powinny być identyfikowane, oceniane, priorytetyzowane i uwzględniane w planie.

Komunikacja podczas zamykania projektu pozwala upewnić się, że wyniki są akceptowalne. W tej fazie komunikacja zapewnia również, że odpowiedzialność za wyniki jest przypisywana odpowiednim osobom i że zdobyta wiedza jest przekazywana do wszystkich członków organizacji.

Każdy projekt wymaga starannie zaplanowanego procesu komunikacji, z jasno określonymi oczekiwaniami, rolami i obowiązkami. Pisemna dokumentacja powinna być ograniczona do minimum, ale istotne informacje muszą być utrwalone na piśmie.

Wnioski

Zarządzanie projektami jest zadaniem złożonym, które wymaga czasu i wysiłku. Opiera się na zdrowym rozsądku, ale staje się bardziej skuteczne, gdy stosuje się zalecane praktyki i dostosowuje je do aktualnej sytuacji. Kluczowym elementem jest doświadczenie nabyte poprzez różne trudności, które udało się przezwyciężyć, rozwiązane problemy oraz wielogodzinne spotkania, warsztaty i konferencje, podczas których omawiane są najlepsze praktyki i nauki płynące z realizowanych projektów.
Funkcja Kierownika Projektu nie jest przydzielana przypadkowo, nie jest to stanowisko, które można zdobyć w drodze łapanki, ani nie jest to pozycja służąca zaspokojeniu ambicji czy dobrych chęci. Jest to rola wymagająca ciężkiej pracy, często pod dużym stresem, wymagająca koncentracji, kreatywności i ciągłego rozwoju.

Jakie są korzyści korzystania ze wsparcia eFaktor?

Współpraca z eFaktor pozwala:

✅ Przyspieszyć płatności z faktur terminowych
✅ Uzyskać finansowanie do 15 mln złotych najszybciej na rynku
✅ Uzyskać finansowanie przyszłych faktur kosztowych