Krajowy System e-Faktur – najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

Obowiązkowe fakturowanie w ramach KSeF (Krajowy System e-Faktur) zostało przesunięte o pół roku, z 1 stycznia na 1 lipca 2024 roku, a niektórych przedsiębiorców obowiązek obejmie dopiero od początku 2025 roku. Jak przy każdej tego typu zmianie, a możemy tu mówić o małej rewolucji, również w tym przypadku przedsiębiorcy mają wiele wątpliwości i pytań. Dlatego poniżej przedstawiamy najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur.

Co to jest KSeF?

KSeF, a szerzej Krajowy System e-Faktur, to specjalna platforma służąca wystawianiu, otrzymywaniu i przechowywaniu faktur w środowisku cyfrowym. To tzw. faktury ustrukturyzowane w formacie XML (ustrukturyzowany schemat danych) i z numerem identyfikacyjnym w postaci kodu graficznego QR.

Krajowy System e-Faktur przenosi więc fakturowanie do świata online. Po przesłaniu faktury system sprawdzi dane na dokumencie oraz uprawnienia osoby przesyłającej e-fakturę. Data wystawienia to dzień przesłania dokumentu do KSeF, a data otrzymania faktury – dzień przydzielenia numeru identyfikującego.

Kto i kiedy musi zacząć korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ma szerokie grono podatników, natomiast różne są daty powstania tego obowiązku, tj.:

• czynni podatnicy VAT – od 1 lipca 2024 roku;
• podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT – od 1 stycznia 2025 roku;
• osoby zidentyfikowane do szczególnej procedury unijnej OSS posiadające numer NIP – od 1 lipca 2024 roku.

Początkowo zakładano, że system zacznie być obowiązkowy od 1 stycznia 2024 roku, natomiast z powodu problemów technicznych termin przesunięto o 6 miesięcy. Natomiast sama platforma już działa, a podatnicy mogą z niej korzystać dobrowolnie od 1 stycznia 2022 roku. Dostępne jest też środowisko testowe i demonstracyjne.

Natomiast regulacje nie dotyczą:

• osób fizycznych bez zarejestrowanej działalności gospodarczej;
• podatników bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Polski.

Faktura elektroniczna a tradycyjna – co je różni?

Za tradycyjne faktury uznaje się dokumenty papierowe, ale również faktury PDF. Po zmianach nawet faktury wysyłane poprzez pocztę elektroniczną (e-mail) nie będą uznawane za e-fakturę. Dotyczy to również sytuacji, jeżeli z jakiegoś powodu KSeF nie jest dostępny (np. prace serwisowe, awaria systemu, awaria Internetu po stronie podatnika). Podatnik jest wówczas zobligowany do wystawiania faktury elektronicznej zgodnie ze wzorem w ustawie o VAT.

Faktura elektroniczna w systemie KSeF to dokument w formacie XML. To format dający możliwość precyzyjnego definiowania struktury faktur. Dane na fakturze przedstawione strukturalnie są czytelne dla ludzi oraz systemów informatycznych. Ma to ułatwić wymianę danych pomiędzy przedsiębiorstwami korzystającymi z różnego oprogramowania.

Skorzystaj ze sprawdzonego programu do faktur

Czy Krajowy System e-Faktur wymaga specjalnego oprogramowania?

Korzystanie z KSeF nie zmusza do ponoszenia nakładów na narzędzia do wystawiania i przesyłania dokumentów. Podatnicy objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą korzystać z komercyjnych programów, natomiast do wyboru są także bezpłatne narzędzia dostarczone przez Ministerstwo Finansów. Oba rozwiązania mają swoje zalety:

• Narzędzia przygotowane przez Ministerstwo Finansów – bezpłatne, ale z ograniczoną funkcjonalnością. Problemem może być również brak ewentualnego wsparcia technicznego oraz integracja środowiska IT w firmie z platformą KSeF.
• Narzędzia komercyjne – z punktu widzenia przedsiębiorców to rozwiązanie znacznie bardziej komfortowe. Na pełną integrację z systemem KSeF pozwala m.in. oprogramowanie Faktura.pl (oferuje ono np. automatyczna weryfikacja zgodności faktur z platformą, raportowanie błędów i statusów, archiwizowanie transakcji).

Jak przesyłać faktury elektroniczne w systemie KSeF?

Każda faktura ustrukturyzowana dostarczona do Krajowego Systemu e-Faktur otrzymuje numer identyfikacyjny i jest weryfikowana przez system. Sprawdzana jest poprawność semantyczna dokumentu. System sprawdza też uprawnienia osoby wystawiającej dokument.

Jeżeli faktura zawiera błędy, system automatycznie ją odrzuca, a dokument nie jest uznawany za wystawiony. Osoba wysyłająca fakturę może ją poprawić i wysłać ponownie. Dotyczy to na przykład braku uzupełnienia wszystkich wymaganych rekordów, czy wprowadzenia dokumentu przez osobę bez uprawnień. Jeżeli na fakturze pojawią się błędy rachunkowe, system ich nie zweryfikuje i to podatnik lub uprawniona przez niego osoba musi wówczas wystawić fakturę korygującą.

Uwierzytelnienie i autoryzacja – co je od siebie różni?

Żeby korzystać z systemu KSeF, należy mieć specjalne uprawnienia. Potwierdzenie tożsamości podmiotu celem dostępu do KSeF jest możliwe na kilka sposobów:

• Osoby fizyczne – uwierzytelnienie z wykorzystaniem podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego (ePUAP).
• Osoby prawne – pieczęć elektroniczna będąca rodzajem podpisu elektronicznego (nie wystarczy zwykły podpis elektroniczny).

Uwierzytelniony użytkownik KSeF może nadawać uprawnienia do korzystania z systemu w jego imieniu przez innych użytkowników (np. pracownikom księgowości). System daje możliwość dowolnego regulowania zakresu uprawnień (np. tylko odczytywanie lub wystawianie faktur).

Co grozi za niewłaściwe korzystanie z KSeF?

Jeżeli podatnik nie dopełni obowiązków związanych z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur, naraża się na karę finansową. Dotyczy to sytuacji, kiedy:

• podatnik nie wystawi faktury w KSeF pomimo takiego obowiązku;
• podatnik wystawi dokument niezgodny z udostępnionym wzorem (podczas awarii systemu lub w trybie offline);
• podatnik nie dopełni terminów przesłania do systemu faktur wystawionych podczas awarii lub w trybie offline (przy fakturach wystawianych podczas awarii systemu za datę jej wystawienia uznaje się dzień podany w polu P1).

Karę za niedopełnienie obowiązku może nałożyć Naczelnik Urzędu Skarbowego w wysokości:

• do 100% wysokości kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF – przy fakturach z VAT;
• do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF – przy fakturach bez wykazanego podatku VAT.

Przy nakładaniu kary uwzględnia się m.in.:

• okoliczności naruszenia prawa;
• historię naruszeń przez podatnika w przeszłości;
• dobrowolną inicjatywę podatnika w kierunku uniknięcia skutków naruszenia przepisów;
• wysokość korzyści osiągniętej przez podatnika w związku z naruszeniem przepisów.

W związku z tym, że podatnicy będą musieli zrozumieć i poznać nowy system, pierwsze kary finansowe mają być nakładane od stycznia 2025 roku.

Jakie korzyści zapewnia system KSeF przedsiębiorcy?

Obsługa faktur wyłącznie w środowisku cyfrowym to pewne wyzwanie organizacyjne dla przedsiębiorcy. Natomiast przepisy wskazują także preferencje mające być z korzyścią dla podatnika, tj.:

• skrócenie terminu zwrotu VAT – do 40 dni (wcześniej 60 dni), dzięki szybszemu obiegowi informacji;
• przechowywanie wszystkich faktur w chmurze – łatwiejsze przeszukiwanie oraz brak obowiązku samodzielnej archiwizacji i magazynowania dokumentów;
• bezpieczeństwo danych – mniejsze ryzyko wycieku informacji, zniszczenia czy zgubienia faktur;
• brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego.

Krajowy System e-Faktur ma uprościć i uszczelnić polski system podatkowy. Natomiast wymaga to od firm określonych działań, procedur i rozwiązań w zakresie współpracy oraz wymiany informacji pomiędzy poszczególnymi działami w przedsiębiorstwie. Żeby być gotowym na KSeF, warto sprawdzić to już teraz. Obecnie system daje możliwość wystawiania części faktur w formie ustrukturyzowanej bez ponoszenia żadnych konsekwencji. Pozwala na to środowisko testowe lub demonstracyjne.

Przypominamy, że system Faktura.pl to jeden z nielicznych programów do faktur z integracją z Krajowym Systemem e-Faktur. Z oprogramowaniem Faktura.pl zaadoptowanie się do KSeF jest szybkie, proste i komfortowe, bez żadnych niedogodności i problemów ze strony podatnika. Przygotowaliśmy też kompendium wiedzy o KSeF i korzyści wynikające z dołączenia do Faktura.pl.

Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz TUTAJ

Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?

Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:

✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych