Jak pracodawca może kontrolować L4 i chronić firmę przed nadużyciami?

Pracownik na zwolnieniu, a na Instagramie zdjęcia z plaży? Brzmi znajomo?

Zwolnienie lekarskie, czyli popularne „L4”, to jedno z największych wyzwań dla pracodawców – zwłaszcza gdy chorobowe przypada w szczycie sezonu lub… tuż po ogłoszeniu restrukturyzacji. W teorii ma przywracać zdrowie. W praktyce, według danych ZUS, bywa nadużywane. Sądy jasno stwierdzają, że bywa kamuflażem dla wyjazdu na wakacje, dorabiania na boku albo szukania nowej pracy. Czy pracownik może wyjechać na wakacje w trakcie L4? Czy wolno mu rozsyłać CV, brać udział w rekrutacjach, a nawet pracować u kogoś innego? Jakie działania są dopuszczalne, a są naruszeniem prawa? Pracodawco, sprawdź co możesz zrobić jeśli L4 budzi wątpliwości!

Czym jest zwolnienie lekarskie?

Zwolnienie lekarskie (ZUS ZLA/e-ZLA) to zaświadczenie wystawiane przez lekarza, które potwierdza czasową niezdolność pracownika do pracy z powodu choroby lub konieczności opieki nad chorym członkiem rodziny. Dokument usprawiedliwia nieobecność pracownika w pracy i umożliwia mu otrzymanie wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Podstawowym celem zwolnienia lekarskiego jest umożliwienie pracownikowi powrotu do zdrowia lub sprawowanie opieki nad bliskim. L4 to czas na leczenie, rehabilitację lub izolację, podczas którego ubezpieczony jest zobowiązany do postępowania zgodnego z zaleceniami lekarza.

L4 „leżące” i „chodzące”

Zwolnienia lekarskie, w zależności od oznaczeń na druku e-ZLA, dzielą się na:

• zwolnienia leżące (cyfra „1”)
• zwolnienia chodzące (cyfra „2”)

Rodzaj zwolnienia przesądza o zasadach postępowania, którymi powinien kierować się pracownik w trakcie rekonwalescencji. W trakcie zwolnienia leżącego, powinien przebywać w domu lub innym wskazanym przez siebie miejscu, w którym będzie wracał do zdrowia. Opuszczanie go w celach innych niż uzasadnione (tj. wizyta lekarska lub badania diagnostyczne) może skutkować utratą prawa do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku.

Zwolnienie lekarskie chodzące nie nakłada na rekonwalescenta obowiązku przebywania w domu.  Oprócz działań mających na celu powrót do zdrowia tj. wizyty lekarskie, czy rehabilitacja, może on wykonywać czynności dnia codziennego np. chodzić na zakupy, czy podejmować lekką aktywność fizyczną. Kluczowe jest, aby nie szkodziły w procesie powrotu do zdrowia i były zgodne z zaleceniami lekarza. Jedyne, co jest ściśle niedozwolone podczas zwolnienia lekarskiego chodzącego to podejmowanie pracy zarobkowej i nadmierny wysiłek fizyczny.

Uprawnienia a nadużycia pracownika na L4

O ile dozwolone aktywności podczas przebywania na zwolnieniu lekarskim leżącym zostały dość ściśle określone, o tyle uzależnienie często wielomiesięcznego otrzymywania zasiłku chorobowego w trakcie trwania chodzącego L4 od niezaburzania procesu leczniczego i zaleceń lekarza daje potencjalne pole do nadużyć i wyłudzeń. O tym co pracownikowi wolno a czego nie, można wnioskować z wyroków sądów o cofnięcie lub przywrócenie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego. Wynika z nich, że jeżeli sprzyja rekonwalescencji i jest zgodne z zaleceniami lekarza, dozwolone jest m.in.:

• wyjeżdżanie do rodziny;
• podróżowanie lub wyjeżdżanie na wakacje;

Uwaga! W przypadku zmiany miejsca pobytu, pracownik ma obowiązek poinformowania o tym pracodawcy lub ZUS. Brak dopełnienia tego obowiązku może być jedną z przyczyn zakwestionowania zasadności L4.

• szukanie nowej pracy.

Pracodawco, jesteś zaskoczony? A to nie wszystko! Jeżeli Twój pracownik rozchorował się akurat w terminie zaplanowanego urlopu wypoczynkowego i przedstawi zwolnienie lekarskie, które potwierdza niezdolność do pracy, to okres tej niezdolności nie jest traktowany jako urlop wypoczynkowy (art. 165 Kodeksu pracy). Oznacza to, że nie jest możliwe wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego w czasie trwania L4. Zwolnienie lekarskie zawiesza urlop. Co więcej, dni urlopu zaplanowane na okres choroby nie przepadają, a pracodawca zobowiązany jest do ich przesunięcia na inny termin.

Z orzecznictwa wynikają również przesłanki, które bezsprzecznie stanowią o wykorzystywaniu zwolnienia lekarskiego niezgodnie z jego przeznaczeniem. Należy do nich:

• podejmowanie jakiejkolwiek pracy zarobkowej;
• otwarcie lub prowadzenie działalności gospodarczej i działalności nierejstrowanej;
• uczestnictwo w imprezach masowych;
• przeprowadzanie remontów.

Ile pracownik może przebywać na L4 i kto za to płaci?

Wynagrodzenie chorobowe to istotne obciążenie finansowe dla pracodawców – szczególnie tych najmniejszych. Mikroprzedsiębiorcy, zatrudniający zaledwie kilka osób, ponoszą podwójne koszty każdej absencji. Z jednej strony wypłacają wynagrodzenie chorobowe z własnych środków, z drugiej – muszą zapewnić zastępstwo za nieobecnego pracownika, co generuje dodatkowe wydatki i dezorganizację pracy.

Zgodnie z przepisami, pracodawca finansuje wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym (lub 14 dni, jeśli pracownik ukończył 50 lat). Po upływie tego okresu wypłatę świadczenia przejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych w formie zasiłku chorobowego.

Pracownik może przebywać na zwolnieniu lekarskim maksymalnie przez 182 dni w ramach jednego okresu zasiłkowego – niezależnie od tego, czy niezdolność do pracy występuje ciągle, czy z przerwami, o ile wynikają one z tej samej choroby lub nastąpiły bezpośrednio po sobie. W przypadku niezdolności do pracy przypadającej na okres ciąży lub wynikającej z gruźlicy, okres zasiłkowy może zostać wydłużony do 270 dni. Po jego wyczerpaniu, jeśli pracownik nadal nie jest zdolny do pracy, może ubiegać się o świadczenie rehabilitacyjne, pod warunkiem że lekarz orzecznik ZUS stwierdzi szansę na odzyskanie zdolności do pracy.

W kontekście wysokich kosztów pracy i dramatycznego wzrostu liczby zwolnień lekarskich w Polsce, obecny system stanowi coraz większe obciążenie dla firm, zwłaszcza z sektora MŚP.

Polacy chorują na potęgę!

Dane Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jasno pokazują, że liczba zwolnień lekarskich w Polsce systematycznie rośnie. W 2023 roku wystawiono ponad 27 milionów zaświadczeń lekarskich, które objęły łącznie 287,2 miliona dni absencji chorobowej. W 2024 roku liczby te były jeszcze wyższe – ZUS odnotował 27,4 miliona zaświadczeń i aż 290 milionów dni niezdolności do pracy. Koszt absencji chorobowej dla systemu ubezpieczeń społecznych osiągnął rekordowy poziom 31 miliardów złotych. Najczęstsze przyczyny zwolnień to choroby układu kostno-mięśniowego i oddechowego, urazy, ciąża oraz zaburzenia psychiczne. W 2024 roku ZUS zakwestionował ponad 36 tysięcy zwolnień lekarskich jako nieuzasadnione, odzyskując przy tym ponad 52 miliony złotych z tytułu nienależnie pobranych świadczeń. W roku 2025 ma szanse paść kolejny niechlubny rekord. Tylko do końca czerwca, odnotowano aż 16,4 mln zaświadczeń lekarskich stwierdzających czasową niezdolność do pracy.

Pracodawca może kontrolować pracownika na L4

Do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego uprawniony jest nie tylko ZUS. Zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, każdy pracodawca może skontrolować L4, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby. W zależności od liczby zatrudnionych może on jej dokonać:

1. poprzez złożenie wniosku o kontrolę konkretnego zaświadczenia lekarskiego przez ZUS (wniosek OL-2) – o ile zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych.
2. samodzielnie – o ile zgłasza do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób. Może to zrobić osobiście lub zlecić kontrolę innemu pracownikowi – pod warunkiem, że osoba ta posiada stosowne imienne upoważnienie i wiedzę na temat zasad przeprowadzania kontroli oraz ochrony danych osobowych. Kontrolę można też zlecić firmie zewnętrznej, ale wówczas konieczne jest zawarcie odpowiedniej umowy określającej zakres i cel przetwarzania danych osobowych. Pracodawca pozostaje w takim przypadku administratorem danych i ponosi odpowiedzialność za ich bezpieczeństwo.

Kontrole przeprowadza się w razie potrzeby a pracodawca nie ma obowiązku ustalania jej terminów z pracownikiem. Mogą odbywać się w miejscu zamieszkania pracownika, w miejscu czasowego pobytu wskazanym na zaświadczeniu lekarskim, w miejscu pracy (jeśli istnieje podejrzenie, że pracownik wykonuje inną działalność zarobkową), a także w innym miejscu, jeśli są ku temu przesłanki.

Celem kontroli jest ustalenie, czy pracownik:

• nie wykonuje jakiejkolwiek pracy zarobkowej,
• nie wykorzystuje zwolnienia w sposób sprzeczny z jego celem (np. bezpodstawne podróże, remonty, czy aktywności wymagające dużego wysiłku fizycznego),
• nie nadużywa prawa do opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny (jeśli inni domownicy mogliby ją zapewnić – z wyjątkiem opieki nad dzieckiem do lat 2).

Jeśli podczas kontroli nie zastano pracownika w domu, należy ponowić wizytę i wyjaśnić powody jego nieobecności. Usprawiedliwiona nieobecność – np. wizyta u lekarza – nie świadczy automatycznie o nieprawidłowym wykorzystaniu L4.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości, osoba kontrolująca sporządza protokół według obowiązującego wzoru (załącznik nr 2 do rozporządzenia z dnia 27 lipca 1999 r). Może on stanowić podstawę do odmowy wypłaty zasiłku chorobowego, ale ostateczną decyzję podejmuje ZUS, na wniosek pracodawcy lub pracownika. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu.

Co ważne, kontrola zaświadczenia lekarskiego musi być przeprowadzana z poszanowaniem przepisów, zwłaszcza w zakresie ochrony danych osobowych. Osoba kontrolująca nie ma prawa pytać o przyczynę choroby ani o stan zdrowia pracownika.

Czy można zwolnić pracownika na L4?

Co do zasady nie. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi przebywającemu na zwolnieniu lekarskim. Ochrona ta obowiązuje przez cały okres niezdolności do pracy. Istnieją jednak  dopuszczalne prawem wyjątki m.in. w przypadku likwidacji pracodawcy lub ograniczenia zatrudnienia w ramach zwolnień grupowych, jeśli jest to uzasadnione sytuacją ekonomiczną firmy i ma na celu ochronę interesu pozostałych pracowników. Z chwilą powrotu pracownika z zwolnienia lekarskiego ustaje ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Oznacza to, że już w pierwszym dniu po powrocie do pracy pracodawca może – zgodnie z prawem – wręczyć wypowiedzenie, jeśli uzna to za zasadne. Przepisy nie przewidują żadnego okresu ochronnego po zakończeniu L4. Co istotne, ani rodzaj przebytej choroby, ani długość absencji nie mają wpływu na możliwość rozwiązania umowy – liczy się jedynie to, że pracownik jest już formalnie zdolny do pracy. Ponadto, zgodnie z art. 53 §1 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia (tzw. tryb natychmiastowy) w przypadku przedłużającej się niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby. Przesłanki są uzależnione od stażu pracy u danego pracodawcy:

• jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy – rozwiązanie umowy jest możliwe, gdy niezdolność do pracy trwa ponad 3 miesiące;
• jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy lub jego niezdolność do pracy wynika z wypadku przy pracy lub choroby zawodowej – rozwiązanie umowy może nastąpić po upływie okresu pobierania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego oraz po wykorzystaniu pierwszych 3 miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego.

W innych przypadkach pracodawca nie ma prawa rozwiązać umowy z powodu choroby – ani za wypowiedzeniem, ani w trybie natychmiastowym.

Wyzwanie dla pracodawcy

Zwolnienie lekarskie coraz częściej przestaje być wyłącznie narzędziem ochrony zdrowia pracownika a staje się realnym wyzwaniem dla pracodawcy. To nie tylko nieobecność w zespole, ale także konieczność wypłaty świadczeń i organizacji zastępstw. Dodatkową trudnością jest niejednoznaczność, jakie zachowania pracownika nie naruszają zasad przebywania na zwolnieniu lekarskim a co jest już nadużyciem.

Dlatego tak ważne jest, by pracodawcy znali nie tylko obowiązki, ale również swoje prawa – kontrolowanie wykorzystywania L4, dokumentowanie nieprawidłowości i ewentualne prawo do zwolnienia pracownika. Skala absencji mówi sama za siebie – 290 milionów dni niezdolności do pracy rocznie i ponad 31 miliardów złotych kosztów to liczby, które skłoniły do działania ZUS a powinny także pracodawców.

Dobra wiadomość? Od 2026 roku planowane są istotne zmiany:

• ZUS ma przejąć wypłatę zasiłku już od 1. dnia choroby, odciążając finansowo pracodawców,
• lekarz będzie mógł wystawiać L4 tylko do wybranej pracy, jeśli inne zajęcia nie kolidują z leczeniem,
• rozszerzą się uprawnienia kontrolne ZUS,
• dopuszczalne formy aktywności podczas L4 zostaną precyzyjnie uregulowane.

Może to  istotnie wzmocnić przejrzystość systemu, ograniczyć nadużycia i ułatwić przedsiębiorcom zarządzanie nieobecnościami chorobowymi.