Wdrożenie KSeF bardzo szybko weryfikuje jedno: czy przedsiębiorca ma narzędzie gotowe na system, czy tylko „zgodne z przepisami”. Bo zgodność formalna to jedno. A codzienna praca z fakturami – to drugie. Poniżej na przedstawię na przykładzie programu Faktura.pl, jak wygląda w praktyce wystawianie faktury w nowej rzeczywistości dla przedsiębiorców.
Integracja z KSeF – decyzja, którą warto dobrze przemyśleć
Pierwszym realnym etapem pracy z KSeF nie jest wystawienie faktury. Jest nim sposób uwierzytelnienia. W Faktura.pl dostępne są trzy metody połączenia z KSeF, ale w praktyce każda z nich odpowiada innemu scenariuszowi biznesowemu. Skupię się jednak na uwierzytelnianiu za pomocą Profilu Zaufanego, ponieważ jest to dla mnie optymalne rozwiązanie, zresztą tak jak dla większości przedsiębiorców. Jeśli chcesz zapoznać się z tym, jak uwierzytelnić się za pomocą Tokenu lub Certyfikatu, to zachęcam do instrukcji Faktura.pl, którą znajdziesz TUTAJ.
Profil Zaufany – rozwiązanie dla większości firm
To opcja najczęściej wybierana przez jednoosobowe działalności i firmy, które same wystawiają faktury. Proces jest jednorazowy i nie wymaga wiedzy technicznej. Należy w systemie kliknąć w POŁĄCZ Z KSEF.
Następnie należy wybrać sposób uwierzytelniania za pomocą pobrania pliku i podpisania profilem zaufanym.
Później trzeba pobrać plik…
Podobne artykuły
…oraz go podpisać profilem zaufanym.
Po kliknięciu PODPISZ PLIK zostaniesz przeniesiony na stronę rządową, gdzie musisz dodać pobrany plik, podpisać profilem zaufanym, a następnie pobrać go na urządzenie, z którego korzystasz.
Po tym wgraj podpisany plik do systemu i voilà – Twoje konto jest zintegrowane z KSeF.
Po integracji Faktura.pl działa jak „pośrednik techniczny” — użytkownik nie loguje się do KSeF, nie zarządza sesjami, nie analizuje statusów XML. I to jest najważniejsze z perspektywy przedsiębiorcy.
Co faktycznie dzieje się przy wystawieniu faktury
Z punktu widzenia użytkownika w Faktura.pl nic się nie zmienia w sposobie pracy. To bardzo ważne. Faktura.pl nadal korzysta z zapisanych kontrahentów, ma automatyczną numerację, zawiera produkty i usługi z bazy oraz pamięta rachunki bankowe i ustawienia podatkowe. To istotna różnica względem rozwiązania, które oferuje wystawiarka do faktur zaprojektowana przez Ministerstwo Finansów.
Jedyna różnica polega na tym, że po kliknięciu „Wystaw” dokument jest walidowany technicznie oraz wysyłany do KSeF, gdzie otrzymuje dedykowany numer KSeF. Po tym wraca do systemu ze statusem.
Dzięki temu użytkownik nie musi znać struktury XML, analizować komunikatów technicznych i pilnować terminów wysyłki. System robi to za niego.
Przetestuj Faktura.pl przez 30 dni za darmo
Stabilność systemu w pierwszych dniach działania – realny problem operacyjny
Warto w tym miejscu odnotować jeszcze jedną rzecz, która nie jest teoretyczna, tylko bardzo praktyczna.
Już w drugim dniu działania KSeF pojawiły się poważne problemy z logowaniem do systemu, zgłaszane zarówno przez przedsiębiorców, jak i księgowych. Przez dwa kolejne dni użytkownicy informowali, że mimo posiadania Profilu Zaufanego nie są w stanie zalogować się do KSeF lub proces ten kończy się błędem.
Według komunikatów administracji publicznej przyczyną było gwałtowne przeciążenie infrastruktury. Zainteresowanie systemem miało być wielokrotnie większe niż zakładano, co wymusiło wprowadzenie limitów logowań. W praktyce oznaczało to jedno: dostęp do KSeF stał się nieprzewidywalny.
Z perspektywy urzędowej takie tłumaczenie może brzmieć racjonalnie. Z perspektywy firmy lub biura rachunkowego — jest to konkretny problem organizacyjny. Przedsiębiorcy i księgowi nie testują systemu „z ciekawości”. Oni próbują wykonać swoje codzienne obowiązki: wystawić fakturę, pobrać dokumenty, zamknąć miesiąc.
I tu dochodzimy do sedna. Jeżeli dostęp do KSeF uzależniony jest od chwilowej wydolności systemu centralnego, dostępności Profilu Zaufanego lub limitów logowań w godzinach szczytu, to każda dodatkowa warstwa pośrednia, która przejmuje obsługę techniczną, przestaje być „udogodnieniem”, a zaczyna być elementem bezpieczeństwa operacyjnego.
W praktyce oznacza to, że firmy i biura rachunkowe, które korzystają z narzędzi zintegrowanych z KSeF, nie muszą każdorazowo logować się do systemu rządowego, aby wykonać podstawowe czynności. A to w pierwszych dniach działania KSeF okazało się nie detalem, lecz realną przewagą organizacyjną.
KSeF to nie jest projekt księgowy
KSeF nie jest projektem „księgowym”. To projekt operacyjny, który wpływa na sprzedaż, płynność i organizację pracy. Dlatego kluczowe pytanie nie brzmi, czy program obsługuje KSeF? tylko, czy da się na nim normalnie pracować?
Firmy, które wdrażają KSeF przez narzędzie zaprojektowane pod realne procesy, przechodzą ten etap bezboleśnie, a reszta? Bardzo szybko zacznie szukać alternatywy.
Masz pytania lub wątpliwości dotyczące KSeF? Zajrzyj na KSeF Pytania i Odpowiedzi, gdzie za darmo możesz zadać pytanie ekspertom.
