Krajowy System e-Faktur (KSeF) miał stać się obowiązkowy już w lipcu tego roku. Ministerstwo Finansów wykryło jednak błędy krytyczne w systemie, przez które termin jego wdrożenia musiał zostać przesunięty. Ostatecznie datę wejścia w życie KSeF wyznaczono na 1 lutego 2026 roku. Choć przedsiębiorcy zyskali dodatkowy czas na przygotowanie się do poprawnej obsługi systemu, to zwłoka w jego wdrożeniu niesie też za sobą określone konsekwencje. I właśnie na nich skupimy się w poniższym artykule.
KSeF nie będzie obowiązkowy w tym roku
Zgodnie z zapisami ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, obowiązkowy KSeF miał zostać wdrożony 1 lipca 2024. Firmy zwolnione z VAT miały przystąpić do systemu pół roku później. Audyt nadzorowany przez Ministerstwo Finansów wykazał jednak błędy krytyczne w jego funkcjonowaniu. Po długich konsultacjach datę wdrożenia obowiązkowego KSeF przesunięto ostatecznie na 1 lutego 2026 roku.
Krok ten spowodował, że Rada Ministrów została zmuszona do przyjęcia projektu ustawy nowelizującej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Ma on celu odroczenie terminu wprowadzenia obowiązkowego KSeF.
Podobne artykuły
Warto dodać, że Ministerstwo Finansów dąży do tego, aby obowiązki związane z wdrożeniem KSeF były jak najbardziej uproszczone. Kwestia ta będzie nawet stanowiła przedmiot prac legislacyjnych. Obejmą one także projekty związane z etapowym wdrażaniem systemu. Resort chce, aby od 1 lutego 2026 roku KSeF stał się obowiązkowy dla tych przedsiębiorców, których sprzedaż w roku poprzednim przekroczyła 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy mogliby przystąpić do systemu od 1 kwietnia 2026 roku.
Różnice między pierwotnym a obecnym projektem wdrożenia KSeF i dodatkowe odroczenia
Zgodnie z przyjętym projektem, do KSeF w jednym terminie będą musieli przystąpić zarówno czynni podatnicy, jak i ci zwolnieni z VAT. Pierwotnie zakładano bowiem, że tych drugich obowiązek wdrożenia systemu obejmie pół roku później.
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl to program do KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
Ponadto projekt obejmuje stosowne przesunięcie terminów dodatkowych odroczeń obowiązkowych czynności związanych z wprowadzeniem systemu, które to terminy ujęto w ustawie wprowadzającej KSeF. Chodzi tu o okres przejściowy dla wystawiania faktur z kasy rejestrującej, obowiązek realizacji przelewów z podaniem numeru KSeF oraz odroczenie kar za nieprzestrzeganie (lub nieprawidłowe przestrzeganie) obowiązków związanych z KSeF. Dodatkowe odroczenia zostają utrzymane, z zachowaniem sześciomiesięcznego okresu przejściowego.
Program do faktur, któremu możesz zaufać
Skutki przesunięcia terminu wdrożenia KSeF
Z jednej strony przesunięcie terminu wdrożenia KSeF powinno ucieszyć szerokie grono przedsiębiorców. Zyskali przecież dodatkowy czas na przygotowanie się do pracy z nim oraz na odpowiednie dostosowanie swoich systemów księgowych. Z drugiej strony zapowiedź wdrożenia KSeF już w lipcu tego roku, które nie doszło do skutku, wprowadziło niemały chaos w funkcjonowanie wielu firm. Część przedsiębiorstw co prawda nie zdążyła podjąć żadnych działań w związku z obowiązkową cyfryzacją obiegu dokumentów, jednak co poniektórzy wykonali stosowne kroki w tym kierunku.
Wielu właścicieli firm poczyniło nawet inwestycje w dostosowanie swoich systemów księgowych do KSeF oraz w odpowiednie szkolenia pracowników. Choć wdrożenie systemu jest nieuniknione, to nie wszystkie zasady jego działania są już znane. Błędy krytyczne, które wykryto, spowodowały, że wciąż trwają prace nad jego udoskonalaniem. Część poczynionych przez firmy inwestycji może się zatem okazać niepotrzebnych.
Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF i wciąż trwające prace nad poprawą jego funkcjonalności, mogą zatem zniechęcać przedsiębiorców do dalszych przygotowań. Kolejne zmiany mogłyby bowiem narazić je na kolejne niepotrzebne koszty. To zaś spowoduje, że gdy system wreszcie wejdzie w życie i stanie się obowiązkowy, firmy nie będą na to odpowiednio przygotowane. I tu zacznie się błędne koło, ponieważ przez to również narażą się na dodatkowe koszty. Duża część z firm, wiedząc o tych zagrożeniach, postanowiło skorzystać z pomocy specjalistów, którzy są na bieżąco z obowiązującymi przepisami, dzięki czemu nie muszą przejmować się ciągłą aktualizacją swoich systemów. Przykładem takich specjalistów jest z pewnością zespół Faktura.pl.
Co czeka polskich przedsiębiorców?
Wobec ciągłych zawirowań związanych z funkcjonowaniem i wdrożeniem KSeF, nasuwa się pytanie, co czeka polskie firmy? Z jakimi wyzwaniami przyjdzie im się mierzyć, w związku z przekształcaniem systemów księgowych?
Przede wszystkim firmy, szczególnie te większe, wystawiające większą ilość faktur, powinny wdrożyć odpowiednie systemy IT, skonfigurowane z KSeF. Jednocześnie przedsiębiorcy muszą uważnie śledzić wszystkie zmiany i działania związane z wdrażaniem systemu, aby nie narazić się na niepotrzebne koszty. Właściciele firm muszą w tym wszystkim zachować szczególną ostrożność. Każde nowe wytyczne resortu w sprawie KSeF mogą bowiem rodzić potrzebę stosownych inwestycji.
Wejście w życie KSeF jest nieuniknione. Przesuwanie terminu jego wdrożenia i zmiany wytycznych nie sprzyjają jednak zapewnieniu przedsiębiorcom poczucia stabilności. Z drugiej strony brak podjęcia działań ukierunkowanych na poprawę jego wydajności mogłoby zakłócić funkcjonowanie firm. Stąd też wielu przedsiębiorców zadaje sobie teraz pytanie, czy warto kontynuować oraz w jaki sposób, rozpoczęte działania związane z przygotowaniem do pracy z KSeF?
Wiele zależy tu od tego, na jakim etapie wdrażania systemu znajduje się dana firma. Przedsiębiorcy, czy tego chcą, czy nie muszą przygotować się na wprowadzenie obowiązkowego KSeF. Przygotowanie to wymaga zaś podjęcia wielu działań, takich jak chociażby wprowadzenie odpowiednich rozwiązań technicznych i przeszkolenie pracowników. Właściciele firm, którzy nie podjęli jeszcze żadnych kroków w tym kierunku, zyskali zatem dodatkowy czas. W pierwszej kolejności powinni go wykorzystać na zgłębienie wiedzy na temat funkcjonowania systemu lub skorzystać z pomocy specjalistów w tym zakresie.
Ci bardziej zapobiegliwi, którzy odpowiednio wcześnie zaczęli przygotowania do wejścia w życie systemu, muszą teraz przede wszystkim uważnie śledzić przebieg prac nad usprawnianiem KSeF. Powinni jednocześnie kontynuować proces wdrożenia, dopasowując stosowane rozwiązania do aktualnych wytycznych.
