Czas pożegnać się z wieloma znanymi dotąd praktykami. Wraz z wejściem w życie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, zmieni się także sposób wystawiania dokumentów dla konsumentów. Niektórzy przedsiębiorcy są na to gotowi. Część z nich skorzystała już z możliwości, jakie oferuje KSeF. Inni czekają do 1 lipca nadchodzącego roku, kiedy ten system będzie obligatoryjny. A ty, jak zapatrujesz się na zmiany?
Faktury pro forma a KSeF
W rozumieniu ustawy VAT, tzw. faktury pro forma, które jak najbardziej wszyscy znamy, nie są fakturami. Zatem nie będzie można już ich wystawiać w KSeF. To tylko tymczasowa zapowiedź dokumentu właściwego, a nie dokument księgowy. Przedsiębiorcy często korzystali z możliwości wystawienia pro formy, zapobiegając tym samym wszelkim „niespodziankom” finansowym, które mogłyby nadszarpnąć budżet firmy. Stanowiły także zabezpieczenie dla klienta, który miał pewność co do kosztów transakcji.
Czas pożegnać prognozy opłat za media
Dotychczas opłaty za energię, wodę i gaz były fakturowane na podstawie prognoz, a nie jako odzwierciedlenie rzeczywistego zużycia mediów. Obligatoryjny KSeF będzie działał już od 1 lipca 2024 r., czasu na wdrożenie nowych zasad jest coraz mniej, dlatego przedsiębiorcy, choć nie muszą, powoli przenoszą się na nowy system działania, przygotowując systemy finansowo-księgowe na to, co ma nadejść. Jednak jeden system może okazać się niewystarczający… Dlaczego? Jeden miałby służyć ewidencji faktur VAT, z kolei drugi byłby przeznaczony do wystawiania faktur konsumentom. W świetle prawa wystawianie faktur poprzez KSeF nie dotyczy tych na rzecz nabywcy, który nie prowadzi działalności gospodarczej, tzn. jest osobą fizyczną.
Podobne artykuły
Sprawdź program do faktur, któremu możesz zaufać
Z czym musisz liczyć się jako klient?
Niewątpliwie musisz mieć na uwadze, że nadchodzą zmiany, do których wszyscy będą musieli się przyzwyczaić. Po stronie przedsiębiorców będzie znalezienie sposobu na zastąpienie faktur pro forma. Do tej pory tylko na ich podstawie klient wiedział, ile ma zapłacić np. za energię w danym okresie rozliczeniowym. Coraz częściej słyszy się, że nim KSeF będzie konieczne dla wszystkich, powinny zostać wprowadzone zmiany. Chodzi m.in. o ustawę znoszącą zakaz wystawiania faktur dla konsumentów przez KSeF. Zniwelowałoby to problem, który może okazać się zajmujący – ustalanie sprzedaży jako konsumenckiej lub niekonsumenckiej. Jako klient masz jedno zadanie – przywyknąć do nowych realiów i nie spodziewać się od przedsiębiorstw energetycznych czy gazowych prognoz, jak to miało miejsce dotychczas. To tylko kwestia zmiany przyzwyczajeń. To po stornie firmy stoi o wiele trudniejsze zadanie sprawnego poradzenia sobie z nową sytuacją.
Podsumowanie
KSeF z pewnością ułatwi fakturowanie i usprawni obieg dokumentów. Za pozytywnymi zmianami idą także duże wyzwania, szczególnie skierowane do przedsiębiorców. Muszą poradzić sobie z podwójnym systemem i wypracować nowy sposób na dotarcie do klienta już bez tradycyjnej i dobrze znanej faktury pro forma. Dla firm będzie KSeF to będzie spore wyzwanie wymagające działań, procedur i rozwiązań, dlatego warto przygotować się wcześniej. Na pełną integrację z systemem pozwala m.in. oprogramowanie Faktura.pl.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz TUTAJ
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
