Od ponad 20 lat współpracuję z biurami rachunkowymi. Doradzam, edukuję, czasem wspieram w ciszy. Wiem jedno – większość problemów w pracy biura nie bierze się z błędów księgowych, ale z nieświadomości po stronie klientów. A jeśli problem się powtarza – trzeba mu zapobiegać, zamiast ciągle gasić pożary.
Edukacja klienta to nie opcja. To konieczność.
Zarządzanie relacją biuro–klient to dziś znacznie więcej niż odbieranie maili i sprawdzanie, czy „coś przyszło do rozliczenia”. To nie jest już tylko księgowość – to relacja oparta na zaufaniu, dobrej komunikacji i ciągłym uczeniu się siebie nawzajem.
Biura rachunkowe każdego dnia mierzą się z całym spektrum wyzwań, z których wiele nie ma nic wspólnego z przepisami podatkowymi, a raczej z niedopasowanym sposobem współpracy. Dokumenty przychodzą w różnych formatach, często za późno, czasem w kilku wersjach, zdarza się, że klient zapomina o fakturze zaliczkowej, a później dziwi się, że czegoś brakuje w rozliczeniu. Księgowi próbują to wszystko poskładać, zadzwonić, napisać, zapytać – i nie rzadko słyszą, że „to przecież Pan się tym zajmuje”.
Problem nie polega na złej woli. To, co dla księgowego jest oczywiste, dla przedsiębiorcy może być czarną magią – szczególnie, jeśli zajmuje się sprzedażą, usługami czy handlem, a nie przepisami podatkowymi. Dlatego właśnie edukacja klienta staje się dziś podstawowym narzędziem pracy nowoczesnego biura rachunkowego.
Najczęstsze błędy klientów biur rachunkowych
Nie ma klientów idealnych. Nawet najbardziej zorganizowany przedsiębiorca – raz na jakiś czas – zapomni o jakimś dokumencie, pomyli datę, wystawi fakturę „na czuja”, albo prześle plik w ostatniej chwili. To się po prostu zdarza.
Ale są też błędy, które powtarzają się regularnie. Z miesiąca na miesiąc, z klienta na klienta, z biura do biura. Te same problemy, te same pytania, te same niedociągnięcia. I właśnie one – choć pojedynczo mogą wydawać się drobne – kumulują się i generują ogromny koszt: czasowy, organizacyjny, a czasem nawet finansowy.
Dlatego warto je nazwać. Wypunktować. Pokazać nie po to, by kogoś krytykować, ale po to, by szukać rozwiązań. Im lepiej rozumiemy, gdzie najczęściej pojawiają się problemy, tym łatwiej nam im zapobiegać – systemowo, spokojnie, z korzyścią dla obu stron.
Poniżej zebrałem listę błędów, które w mojej codziennej pracy z biurami rachunkowymi pojawiają się najczęściej. Jeśli jesteś księgowym, prawdopodobnie kiwniesz głową przy każdym punkcie. Jeśli jesteś przedsiębiorcą – może rozpoznasz siebie. I dobrze. Bo świadomość to pierwszy krok do zmiany.
Dla zobrazowania rozwiązań, odwołujemy się do funkcji dostępnych w systemie Faktura.pl – narzędzia wspierającego współpracę między biurem rachunkowym a klientem.
Przekazywanie dokumentów po terminie
To jeden z klasyków. Klient zjawia się z dokumentami… 28. dnia miesiąca, oczekując „szybkiego rozliczenia”. Czasem to zapomnienie, innym razem – nieświadomość, że coś w ogóle trzeba było przekazać. Opóźnienie jednego klienta wpływa na cały harmonogram pracy biura, a w okresie rozliczeń to może oznaczać nawet konieczność nadgodzin lub odkładania innych zadań.
Rozwiązanie: Automatyczne przypomnienia o dostarczeniu dokumentów, np. przez funkcję Koszyk dokumentów stałych w naszej aplikacji.
Wystarczy, że:
- zaznaczysz profil klienta,
- klikniesz 3 kropki,
- z rozwijanej listy klikniesz w Koszyk klienta,
- dodasz dokumenty, które dany klient powinien Ci dostarczać danego miesiąca.
Klient przy dodawaniu dokumentów dostanie powiadomienie, jeśli zapomni przekazać odpowiednią fakturę.
Ta funkcja poprawi skuteczność dostarczania wszystkich wymaganych dokumentów.
Niekompletna dokumentacja kosztowa
„Nie miałem jeszcze tej faktury, ale możecie już zacząć?” – pada pytanie od klienta. Niestety, brak jednej faktury często zmienia cały wynik podatkowy. Pominięcie kosztów prowadzi do zawyżonego podatku, a później pretensji ze strony klienta: „Dlaczego tyle VAT-u?!”
Rozwiązanie: Lista wymaganych dokumentów przypisana do konkretnego klienta i automatyczne alerty o brakujących pozycjach.
Nieczytelne skany lub zdjęcia faktur
Kto z nas nie dostał zdjęcia faktury zrobionego z siedzenia samochodu? Często zrobionego wieczorem, pod światło, z refleksami, bez kontrastu. Próba odczytania danych z takiej faktury to loteria – albo OCR coś odczyta, albo nie.
Rozwiązanie: Edukacja klienta i jasna informacja, że nieczytelne zdjęcia nie są „dokumentem księgowym”. Tu znów polecę Faktura.pl, która ma możliwość dodania dokumentów bezpośrednio w aplikacji z podglądem, czy wszystko działa.
Brak numeracji dokumentów sprzedażowych
Klient sam wystawia faktury, ale nie ustawił numeracji. Mamy fakturę „1/2025”, a potem „3/2025”, bez „2/2025” i nie wiadomo, czy zaginęła, czy jej nie było. Brak ciągłości numeracji to klasyczny powód do zakwestionowania przez urząd.
Rozwiązanie: Zintegrowanie z aplikacją, która ma ciągłą numerację dokumentów, nawet jeśli klient wystawia je samodzielnie. Mają to praktycznie wszystkie aplikacje na rynku.
Zgubione lub zapomniane faktury zaliczkowe
Klient otrzymał zaliczkę, ale nie wystawił faktury – albo ją wystawił i zapomniał przekazać. W rezultacie końcowa faktura wygląda na wystawioną „na pełną kwotę”, co prowadzi do podwójnego opodatkowania. Klasyczna sytuacja przy usługach długoterminowych lub sprzedaży towarów.
Rozwiązanie: Wdrożenie checklisty zdarzeń gospodarczych.
Brak opisów operacji gospodarczych
Zamiast informacji „zakup materiałów biurowych do firmy”, dostajemy fakturę z tytułem „paragon fiskalny” albo „towar”. A jaki to towar? Dla jakiego projektu? Księgowy nie może zgadywać – potrzebuje kontekstu.
Rozwiązanie: Szkolenie klienta i zachęcenie go do dodawania opisów w momencie dodawania dokumentów. W naszej aplikacji np. można to zrobić bezpośrednio w systemie – przy każdym załączniku.
Brak rozdzielenia kosztów prywatnych od firmowych
Klient wrzuca wszystko „jak leci”: zakupy spożywcze, artykuły dziecięce, bilety na koncert. A potem – „to może się jakoś rozliczy?”. Księgowy nie ma kryształowej kuli, żeby zgadywać, co było do firmy, a co nie. Ryzyko? Nieprawidłowe odliczenia i problemy przy ewentualnej kontroli.
Rozwiązanie: Jasne zasady – co jest kosztem firmowym, a co nie. Dobrym narzędziem są oznaczenia dokumentów w systemie oraz szablony księgowań.
Wielokrotne dosyłanie tych samych dokumentów
Klient wysyła fakturę, potem poprawia, potem jeszcze raz wysyła „na wszelki wypadek” wszystkie z danego miesiąca – w rezultacie księgowy pracuje dwa razy nad tą samą fakturą. Bałagan i podwójne księgowania gwarantowane.
Rozwiązanie: Wysyłka dokumentów tylko przez jedno źródło – najlepiej przez panel dla biur rachunkowych, który pozwala śledzić historię dokumentów i ich status.
Brak informacji o formie zapłaty
Dla klienta to detal, dla księgowego – kluczowy element. Czy faktura była zapłacona gotówką, kartą, przelewem? Kiedy? Brak tej informacji może prowadzić do błędów przy ewidencji VAT-u i błędnych raportów kasowych.
Rozwiązanie: Możliwość dodawania informacji o płatności przy każdej fakturze.
Nieprzekazywanie umów i aneksów
Umowa najmu, leasing, współpracy – wszystko to tworzy kontekst dla dokumentów. Brak ich przekazania to ryzyko błędnych odpisów amortyzacyjnych, złego przyporządkowania kosztów, a nawet – błędnej klasyfikacji zdarzenia gospodarczego.
Rozwiązanie: Prośba o przekazanie umów jako element onboardingu nowego klienta. Przechowywanie dokumentów w jednym miejscu – np. w repozytorium plików klienta.
Czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na edukację klientów?
Czy zdążymy skompletować dokumenty na czas?
Czy klienci będą umieli poprawnie wystawiać faktury?
Jak poprawić komunikację z klientem?
— to tylko niektóre z wątpliwości, które słyszymy od biur rachunkowych. Spotkajmy się.
Na spotkaniu wysłuchamy wyzwań, które stoją przed Twoim biurem odnośnie wdrożenia KSeF i innych nowych rozwiązań.
Jako doświadczeni specjaliści, pomożemy Ci je pogrupować i finalnie rozwiązać.
Co istotne, większość problemów da się rozwiązać już podczas pierwszego spotkania, tak wynika z naszej praktyki.
Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Konsekwencje błędów klientów – pozornie drobne, realnie kosztowne
Z pozoru to tylko spóźniona faktura, zapomniany paragon czy nieczytelny skan. Dla klienta – drobiazg, o którym zapomniał. Dla księgowego – często efekt domina, który wpływa na całą resztę pracy. I to nie tylko w jego biurze, ale i w firmie klienta.
Poniżej rozwijam pięć głównych skutków, które regularnie obserwuję w rozmowach z właścicielami biur rachunkowych.
Opóźnienia w rozliczeniach i ryzyko kar skarbowych
Jeśli klient nie dostarczy kompletu dokumentów na czas, biuro rachunkowe nie ma możliwości sporządzenia deklaracji w ustawowym terminie. W przypadku VAT-u, JPK_V7, czy PIT-u, spóźnienie choćby o jeden dzień może skutkować:
- naliczeniem odsetek za zwłokę,
- wezwaniem z urzędu skarbowego do złożenia korekty lub wyjaśnień,
- w skrajnych przypadkach – karą grzywny, jeśli urząd uzna to za poważne uchybienie.
Często klient dopiero w momencie otrzymania pisma z US zaczyna rozumieć, że termin „do 20.” to nie luźna propozycja, ale obowiązek.
Nieprawidłowe wyliczenia podatków – nadpłaty i niedopłaty
Brak jednej faktury kosztowej może oznaczać wyższy dochód do opodatkowania, a więc wyższy podatek. Z kolei pominięta faktura sprzedaży – to ryzyko wykazania za niskiego przychodu, co może zostać uznane za próbę zaniżenia podatku.
Nieprawidłowo zaksięgowane koszty to również ryzyko utraty prawa do odliczeń – np. w przypadku błędnie sklasyfikowanej faktury prywatnej jako kosztowej.
W obu przypadkach to biuro rachunkowe jest „na pierwszej linii” tłumaczeń, mimo że błąd leży po stronie klienta.
Wydłużony czas pracy księgowego – koszt, który się kumuluje
Kiedy dokumenty przychodzą nieczytelne, niepodpisane lub bez opisu – księgowy musi pisać, dzwonić, przypominać, sprawdzać, poprawiać. Jeden dokument może zająć 10 minut – ale pomnóż to przez 30 klientów, a zrobi się z tego kilka roboczogodzin dziennie.
To nie tylko koszt biura (czas, energia, frustracja pracownika), ale też spadek efektywności. Biura rachunkowe nie są od tego, by „odgadywać”, co klient miał na myśli. Ich zadaniem jest rzetelne księgowanie, nie detektywistyczna praca.
Napięcia w relacji z klientem
„Dlaczego jeszcze nie mam rozliczenia?” – pyta klient.
Bo nie dostarczył kompletu dokumentów. Bo dodał je dzień po terminie. Bo przysłał paragon bez opisu.
Ale on nie chce tego słyszeć. W jego oczach to biuro zawiodło – nie dotrzymało terminu, nie wywiązało się z usługi. I właśnie w takich momentach zaczynają się trudne rozmowy, spada zaufanie, pojawiają się nerwy, a czasem rezygnacja z usług.
Tymczasem przyczyna leży w braku zrozumienia obowiązków po obu stronach. Biuro jest usługodawcą, ale klient ma także swoje obowiązki – i ich niedopełnienie ma konkretne konsekwencje.
Chaos w dokumentacji – szczególnie przy kontroli lub wniosku kredytowym
Sytuacja modelowa: klient nagle potrzebuje zestawienia dokumentów do kredytu. Pyta: „Czy mogę dostać ewidencję VAT z ostatnich sześciu miesięcy?”. Tyle że dokumenty przyszły niekompletne, część była nieczytelna, a inne dotarły po rozliczeniu miesiąca.
Efekt? Dokumentacja nie trzyma się kupy. Zdarza się, że trzeba przygotować korekty, uzupełnienia, dodatkowe analizy. Banki patrzą na to krytycznie – jeśli księgowość nie jest prowadzona rzetelnie, to klient może nie dostać kredytu.
Jeszcze gorzej jest w przypadku kontroli skarbowej. Brak logicznej struktury w dokumentach, nieczytelne pliki, brak spójności w datach – to wszystko sygnały ostrzegawcze dla urzędników, które mogą prowadzić do pogłębionego postępowania lub domiaru podatku.
Żaden z powyższych błędów nie wynika ze złej woli. Najczęściej to brak świadomości. Ale konsekwencje są realne – i uderzają zarówno w biuro rachunkowe, jak i klienta. Dlatego tak istotne jest, abyśmy jako doradcy nie tylko rozliczali, ale też edukowali i wspierali klientów na co dzień.
Co jeszcze możesz zrobić, żeby zapobiegać błędom? Praktyczne rozwiązania
Każdy z nas – jako księgowy, właściciel biura rachunkowego czy doradca podatkowy – wie, że lepiej jest zapobiegać, niż naprawiać. Owszem, można po raz dziesiąty poprawiać źle opisany koszt, gonić za brakującą fakturą albo wysyłać klientowi kolejne przypomnienie. Ale czy naprawdę na tym powinna polegać nasza praca?
Po latach pracy z biurami rachunkowymi wiem jedno: im prostszy, bardziej czytelny system współpracy z klientem – tym mniej błędów, stresu i straconego czasu. I właśnie dlatego warto wdrażać konkretne, sprawdzone narzędzia i procesy, które pomagają klientowi nie popełniać tych samych błędów.
Nie chodzi o to, żeby wymagać niemożliwego. Chodzi o to, żeby mądrze zorganizować współpracę – tak, by klient wiedział, co ma zrobić, kiedy ma to zrobić i jak ma to zrobić. Poniżej zebrałem zestaw działań i funkcji, które pozwolą Ci zminimalizować błędy klientów, usprawnić obieg dokumentów i… po prostu pracować spokojniej.
Użyj checklisty dokumentów
Stwórz listę wymaganych dokumentów dla każdego klienta. Możesz to zrobić w Koszyku dokumentów stałych, o których wspominałem już wcześniej.
Wystarczy kilka kliknięć: Klienci → 3 kropki → Koszyk klienta → Dodaj wymagane dokumenty.
Automatyzuj przypomnienia
Nie musisz już co miesiąc pisać wiadomości z prośbą o dokumenty. Użyj systemu, dzięki któremu klient otrzyma automatyczne powiadomienie, gdy czegoś zabraknie.
Udostępnij klientowi ewidencję online
Masz klienta, który dzwoni w panice, bo bank potrzebuje dokumentów? W Faktura.pl klient sam może pobrać ewidencję i zestawienia, które wcześniej otrzymał od Ciebie – bez angażowania Twojego zespołu. Ty zyskujesz czas, klient zyskuje kontrolę.
Zautomatyzuj fakturowanie usług biura
Jeśli co miesiąc wystawiasz te same faktury, tylko z inną datą – skorzystaj z Automatycznego fakturowania. W Faktura.pl ustawisz fakturę cykliczną, która będzie się sama generować i wysyłać do klienta.
Oszczędność nawet 2–3 dni pracy miesięcznie – to mówią właściciele biur, z którymi pracuję.
Możesz to zrobić zarówno przy dodaniu klienta, jak i przez zakładkę Klienci.
Wystarczy, że wypełnisz dane na fakturze i wybierzesz częstotliwość wystawiania dokumentu.
Na koniec kliknij Zapisz fakturę cykliczną. Możesz również ustawić automatyczną wysyłkę SMS z przypomnieniem o wystawionej fakturze oraz wysyłkę e-mail z załączoną fakturą.
W każdej chwili możesz zmienić dane na każdej fakturze cyklicznej.
Dzięki temu zaoszczędzisz czas, a Twój klient nie zapomni o opłaceniu faktury.
Korzystaj z funkcji Rozliczenie
W jednym miejscu sprawdzisz status wszystkich klientów – ile dokumentów już przesłali, co zostało rozliczone, a co jeszcze nie. Prosto, klarownie i bez ryzyka, że coś umknie.
W zakładce Rozliczenie zobaczysz status Twoich klientów.
Tam zobaczysz takie informacje, jak:
- Liczba przekazanych dokumentów,
- Czy rozliczono ZUS, JPK_V7, VAT-UE,
- Czy dany miesiąc został rozliczony.
Dodatkowo możesz również eksportować przekazane dokumenty dowolnego klienta na dysk.
Komunikuj się przez system
Jeśli Twój pracownik jest poza biurem, nie musisz przeszukiwać jego skrzynki mailowej. W Faktura.pl cała komunikacja z klientem odbywa się w systemie. Masz wgląd, historię i bezpieczeństwo – wszystko w zakładce „Wiadomości”.
Rekomendacje komunikacyjne
Jak mówić, by klient nie tylko zrozumiał – ale też zastosował?
Skuteczna komunikacja z klientem to coś więcej niż grzeczny e-mail raz w miesiącu. To codzienna praktyka budowania świadomości i odpowiedzialności po drugiej stronie. I chociaż jako księgowi często wolicie liczby od słów, to umiejętność prostego, spójnego i przewidywalnego kontaktu z klientem może zadecydować o tym, czy rozliczenie będzie spokojne czy nerwowe.
Podobne artykuły
Poniżej znajdziesz cztery filary komunikacji, które warto wdrożyć – niezależnie od wielkości biura.
Mów prostym językiem
Klienci nie są księgowymi. Oni nie muszą wiedzieć, czym różni się JPK_V7 od JPK_FA, nie muszą znać terminów „korekta in minus” czy „nota korygująca”. Jeśli używamy żargonu branżowego – tracimy ich uwagę.
Zamiast pisać:
„Proszę o dosłanie ustrukturyzowanej faktury w związku z integracją z KSeF.”
Napisz:
„Potrzebuję oryginalnej faktury z systemu, żebyśmy mogli ją prawidłowo rozliczyć. Najlepiej pobrać ją z konta w Faktura.pl i dodać do dokumentów.”
Proste, konkretne, zrozumiałe. Jeśli klient rozumie, szybciej i chętniej działa.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
Powtarzaj i przypominaj
Jednorazowa informacja to za mało. Klient w natłoku swoich spraw po prostu zapomni. Nawet jeśli podpisał z Tobą umowę, przeczytał regulamin i obiecał dostarczać dokumenty do 10. dnia każdego miesiąca – przypominaj mu o tym regularnie.
Świetnie działa krótki, comiesięczny e-mail typu:
„To tylko przypomnienie – do 10. dnia miesiąca potrzebuję od Ciebie komplet dokumentów z poprzedniego miesiąca. Możesz je dodać do systemu Faktura.pl – tam, gdzie zawsze 😊”
Taki e-mail nie tylko przypomina, ale też buduje rytuał. A w pracy z klientem rytuały są bezcenne.
Pracuj na przykładach
Nic tak nie przemawia do klienta jak realny przykład. Zamiast pisać: „Dokument jest źle przygotowany”, pokaż:
- dobry skan faktury – prosty, wyraźny, zeskanowany z jednej strony, opisany;
- zły przykład – zdjęcie zrobione telefonem w nocy, bez kontrastu, przesłane jako cztery osobne pliki JPG.
Dobrą praktyką jest stworzenie mini poradnika PDF z przykładami: „Jak poprawnie przygotować dokumenty dla księgowości?”. To może być nawet jedna strona.
Klient widzi, rozumie, stosuje. I nie musi dzwonić „czy dobrze przesłał”.
Korzystaj z jednego kanału komunikacji
Jeśli klient wysyła dokumenty raz przez e-mail, raz przez WhatsAppa, a innym razem przez Messenger – bałagan gotowy. Księgowy nie wie, co zostało już zaksięgowane, a co jeszcze czeka w skrzynce. Łatwo coś pominąć – a wtedy pojawiają się nerwy.
Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie jednej, stałej drogi komunikacji i obiegu dokumentów. Na przykład w naszej aplikacji:
- klient dodaje dokumenty do systemu (a Ty widzisz, co już jest, a czego brakuje),
- możecie wymieniać się wiadomościami przez panel (wszystko się zapisuje!),
- masz pełną historię kontaktu – nawet jeśli księgowy jest na urlopie, Ty wiesz, co było ustalane.
Dla klienta to większe poczucie porządku. Dla Ciebie – mniej chaosu, mniej ryzyka i więcej czasu na właściwą pracę.
Komunikacja to jakość
Dobra komunikacja z klientem to podstawa sprawnej księgowości. I to nie klient ma się jej nauczyć – to my mamy mu w niej pomóc. Prosty język, powtarzalne przypomnienia, przykłady i jeden wspólny kanał – to fundamenty, które naprawdę działają.
Jako księgowi jesteście nie tylko rozliczającymi, ale i edukatorami. Jeśli chcecie uniknąć powtarzalnych błędów, musimy działać systemowo. Wprowadzenie odpowiednich narzędzi nie tylko podnosi jakość obsługi, ale oszczędza czas i minimalizuje ryzyko. To zysk dla wszystkich stron.
