Krajowy System e-Faktur z powodzeniem działa w wielu krajach. Takie rozwiązanie ma na celu ułatwianie pracy przedsiębiorcom oraz organom administracji publicznej. KSeF w różnych miejscach funkcjonuje w nieco odmienny sposób. Jak polski system e-faktur porównuje się z rozwiązaniami innych krajów europejskich?
Ułatwienie fakturowania
Wprowadzenie systemu e-faktur zrewolucjonizowało wiele polskich przedsiębiorstw. Już niedługo, bo 1 lipca 2024 roku ten sposób fakturowania będzie obowiązkowy. Obligatoryjne faktury KSeF mają pojawić się we wszystkich krajach Unii Europejskiej i wpłynąć chociażby na zmniejszenie luki podatkowej. Ponadto digitalizacja dokumentów będzie przynosiła zauważalne oszczędności, zarówno finansowe, jak i te dotyczące zasobów czasowych, które wcześniej pracownicy przedsiębiorstw musieli przeznaczać na działania związane z fakturami papierowymi. W wielu krajach początki e-faktur były podobne – w Niemczech, w Holandii i we Francji, tak jak w Polsce, zmiany wprowadzono w związku z zamówieniami publicznymi.
Wdrożenie e-faktur
W Polsce początki wdrażania nowych rozwiązań związane są z Platformą Elektronicznego Fakturowania, która na wzór francuski ma szansę połączyć się z KSeF. Obowiązek e-fakturowania u nas zacznie się od nałożenia go na firmy krajowe. Podobnie zarządziły władze Serbii i Słowacji. Inne podejście mają Belgowie – u nich wprowadzono e-faktury, zaczynając od największych firm, następnie skupiono się na średnich, a na koniec na małych przedsiębiorstwach. Z kolei w Rumunii obowiązek ten początkowo dotyczył tylko producentów, którzy oferowali towary o wysokim ryzyku podatkowym.
KSeF pod wieloma nazwami
We Włoszech KSeF funkcjonuje pod nazwą SdI (Sistema di Interscambio) i działa już od 2019 roku (generowane w nim e-faktury są uznawane również w urzędach). Można powiedzieć, że to właśnie Włochy są prekursorem e-faktur w UE i za ich przykładem idą inne kraje, w tym Polska. Nie wszędzie jednak zmiany będą wprowadzane tak jednotorowo. Francja stawia na rozwiązanie hybrydowe. W Hiszpanii za odpowiednik KSeF-u można uznać platformę FACeB2b. Jak sama nazwa wskazuje, służy ona do elektronicznego fakturowania B2B. Francja od 2017 roku ma swój system Chorus Pro, odpowiedzialny za wystawianie dokumentów zarówno rządowych, jak i dla podmiotów publicznych. Ich krajowy portal fakturowania Portail Public de Facturation to dopiero preludium. W planach jest znacznie więcej – w lipcu 2024, czyli w tym samym czasie, w którym planowane są zmiany w Polsce, we Francji ma się pojawić także e-fakturowanie B2B i tzw. e-sprawozdawczość B2C.
Wspólny język krajów UE
Choć systemu e-faktur na tym etapie różnią się od siebie, to kraje UE znalazły wspólny język – we wszystkich w niedalekiej przyszłości e-fakturowanie ma sprawnie działać. Ustrukturyzowanie dotychczasowych form dokumentów poprzez postawienie na wygodne e-faktury to krok do wielu pozytywnych zmian i możliwość usystematyzowania kwestii podatkowych. Istotne jest, że kraje, w których KSeF nie działa jeszcze w podobnej formie, inspirują się Polską czy też francuskim Chorusem, aby korzystać z bliźniaczych rozwiązań. Najważniejsze jednak w proponowanych rozwiązaniach jest sprawa nadrzędna, czyli bezpieczeństwo danych użytkowników platform do e-fakturowania.
Bezpieczeństwo danych w Krajowym Systemie e-Faktur
Przymus stosowania narzędzi cyfrowych rodzi pewne obawy. Nie da się ukryć, że rozwój rozmaitych technologii to nie tylko szanse i uproszczenia, ale także zagrożenia. Istnieją przecież ryzyka związane z wyciekiem danych wrażliwych, szczelnością systemu i dostępem do informacji osób nieuprawnionych.
Uprawnienia do korzystania z KSeF
Aby korzystać z KSeF, należy przejść przez proces uwierzytelnienia i autoryzacji. Dostęp do funkcjonalności systemu odbywa się dopiero po uprzedniej weryfikacji użytkownika, nie będzie możliwy dostęp do systemu anonimowych użytkowników. Do uwierzytelnienia potrzebny jest profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny albo kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Są to opcje dedykowane przedsiębiorcom będącym osobami fizycznymi, z kolei tym, którzy osobami fizycznymi nie są (przykładowo działającym w formie spółek z o.o.), pozostaje złożenie wniosku na formularzu ZAW-FA.
W systemie występują uprawnienia dotyczące:
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych i ich wystawiania;
- zarządzania uprawnieniami (nadawanie, odbieranie, zmiana);
- wystawiania faktur w oparciu o art. 106d ust. 1 ustawy.
W odniesieniu do drugiego z podpunktów zmian w obrębie uprawnień można dokonać drogą internetową albo tradycyjnie, w formie papierowej, składając dokument do odpowiedniego US.
Dbałość o bezpieczeństwo informacji
Krajowy System e-Faktur przeszedł już audyt bezpieczeństwa. KSeF działa przez całą dobę każdego dnia w tygodniu i systematycznie testowany jest pod każdym kątem. Zachowaniu poufności przetwarzanych informacji służyć ma szyfrowanie przesyłanych danych oraz wcześniej wymieniona autoryzacja użytkowników.
Podobne artykuły
Ze swojej strony przedsiębiorcy korzystający z narzędzia mogą natomiast podjąć inne działania. Mowa o aktualizacji oprogramowania i systemu operacyjnego, posiadaniu skutecznego programu antywirusowego i wykonywaniu kopii zapasowych danych.
Jak wystawiać e-faktury?
E-faktury można wystawić wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu E-Faktur lub platform przez niego akredytowanych, takich jak Faktura.pl. Ta platforma umożliwia Ci łatwe i szybkie wystawianie faktur, a także bezproblemowe zarządzanie wszelkimi kwestiami księgowymi. Poza tym platforma oferuje bezpłatny okres próbny i dostęp do wszystkich funkcji w ciągu 30 dni od rejestracji. Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur przeczytasz TUTAJ
PLANUJESZ ZACZĄĆ INWESTOWAĆ
I NIE WIESZ OD CZEGO ZACZĄĆ?
To zupełnie normalne. Aby skutecznie inwestować potrzebujesz wiedzy, zdobywanej przez wiele lat. Co więcej, wymaga to wiele cierpliwości i mądrych decyzji. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie ebook: „Inwestowanie dla początkujących. Przegląd szans inwestycyjnych 2023/24.”, z którego dowiesz się w co warto obecnie inwestować, a także będziesz mógł sprawdzić jakie są obecnie opcje na rynku. Chcemy pomóc Ci efektywnie zarabiać pieniądze i wyposażymy Cię w wiedzę o:
✅ Jak zacząć inwestować i skąd czerpać wiedzę?
✅ W co warto dziś inwestować?
✅ Jakimi branżami warto się zainteresować?
✅ Złoto, bitcoin, surowce – na co zwrócić uwagę?
✅ W co inwestować małe kwoty?
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
