Płynność finansowa to fundament w świecie małego i średniego biznesu. Każda faktura czekająca długo na przelew może zatrzymać rozwój, ograniczyć możliwości, a nawet zagrozić przetrwaniu firmy. W nowym cyklu „Płynnie o finansach”, przygotowanym we współpracy z eFaktor, przyglądamy się najważniejszym wyzwaniom, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy, oraz rozwiązaniom, które pozwalają prowadzić firmę bez zbędnego stresu.
Czytaj także:
Zysk to za mało – dlaczego firmy upadają mimo dodatniego wyniku finansowego?
Cash flow jako strategia, nie tylko operacja księgowa
Z pozoru – idealny kontrakt z europejską siecią dystrybucyjną. W rzeczywistości – precyzyjnie zaplanowane oszustwo. Klient eFaktor został oszukany i dostarczył towar do fałszywego odbiorcy. Dzięki czujności zespołu eFaktor zorientował się, że padł ofiarą wyłudzenia. Tyle że… było już za późno.
Towar wysłany, pieniądze stracone. Wystarczyła jedna fałszywa domena
Pan Tomasz (imię zmienione) uwierzył, że nawiązał współpracę z renomowanym kontrahentem. Podpisano dokumenty, przesłano zgodę na cesję wierzytelności, uzgodniono szczegóły dostawy. Faktura została wystawiona, a klient zgłosił się do eFaktor o jej sfinansowanie.
Podobne artykuły
To wtedy pojawiły się sygnały ostrzegawcze.
– Zgoda na cesję została dostarczona przez klienta, co już wzbudziło nasze wątpliwości. Zwykle to my pozyskujemy ją bezpośrednio od kontrahenta – mówi Aleksandra Zalewska, Dyrektor ds. Obsługi Klienta eFaktor.
„Nie wyglądało to jak standard u dużych firm”
Brak pisemnej umowy handlowej. Zamówienie złożone jedynie e-mailem, bez uzgodnionych kar umownych czy szczegółowych warunków dostawy. Adres dostawy prowadzący do mało znanej spółki we Francji, niepowiązanej z rzekomym zamawiającym. Wklejone podpisy w dokumentach PDF, zamiast elektronicznych podpisów kwalifikowanych lub skanów dokumentów. Wszystko to — z perspektywy doświadczonego zespołu eFaktor — wyglądało zbyt lekko, zbyt nieprofesjonalnie, jak na renomowaną europejską markę.
– Wielkie firmy rzadko działają na podstawie maila bez żadnej umowy ramowej. Taki luz formalny może się zdarzyć między mikrofirmami, ale nie w przypadku dużych sieci. Brak kar umownych i brak jakichkolwiek zapisów zabezpieczających interes obu stron to pierwszy czerwony alarm – mówi Michał Miśkowicz, specjalista ds. obsługi klienta w eFaktor.
W jego pamięci szczególnie utkwiła analiza adresu e-mail osoby korespondującej z klientem.
– Nazwisko i imię osoby się zgadzały, jej profil w serwisie zawodowym także wskazywał na zatrudnienie w tej firmie. Ale… adres e-mail zawierał dodatkowy człon w domenie, który niby przypominał oficjalną nazwę, ale nie był identyczny. Z pozoru drobiazg. W praktyce — typowy trik używany przez oszustów – tłumaczy.
To właśnie ta domena była impulsem do przeprowadzenia szerszej weryfikacji: przeglądu treści zamówienia, historii edycji dokumentów PDF, a także sprawdzenia adresu dostawy w systemach dostępnych online.
– W historii PDF-a widać było, że podpisy przedstawicieli tej firmy zostały wklejone graficznie. Nie były to ani podpisy elektroniczne, ani skany z papierowych dokumentów. To był kolejny sygnał ostrzegawczy — dodaje Michał Miśkowicz.
Całość wyglądała jak doskonale przygotowana inscenizacja – profesjonalna na pierwszy rzut oka, ale dziurawa na poziomie detali, które dostrzega tylko ktoś z doświadczeniem w obsłudze klientów biznesowych.
Uświadomienie i refleksja na przyszłość
eFaktor nie wypłacił finansowania – ale nie dlatego, że zablokował przelew w ostatniej chwili, tylko dlatego, że weryfikacja nie przeszła pozytywnie. Cała analiza wydarzyła się już po fakcie — gdy towar był spakowany i wysłany za granicę. I właśnie dlatego ta historia jest tak bolesna.
– Na etapie, na którym do nas trafił klient, mogliśmy już tylko przeprowadzić analizę sytuacji i przekazać mu wnioski. Niestety, wtedy było już jasne, że został oszukany — mówi Aleksandra Zalewska, Dyrektor ds. Obsługi Klienta.
Strata była realna. Firma dostarczyła wartościowy towar, którego nigdy nie odzyska. Nie doszło do podwójnej katastrofy tylko dlatego, że eFaktor nie uruchomił finansowania na podstawie wątpliwych dokumentów. Ale to nie zmienia faktu, że cały ciężar finansowy oszustwa spadł na klienta.
– To była dla niego ogromna lekcja. I – co trzeba podkreślić – była to sytuacja, której można było uniknąć – dodaje Zalewska.
100 zł, które mogło uratować dziesiątki tysięcy
Jednym z produktów, które oferuje eFaktor, jest usługa weryfikacji kontrahenta. To proste, szybkie i tanie narzędzie, które pozwala upewnić się, z kim naprawdę mamy do czynienia, jeszcze zanim wyślemy towar lub podpiszemy umowę.
– Nasza usługa kosztuje 100 zł. W zamian klient dostaje raport, który pokazuje, czy firma istnieje, czy działa, jaką ma historię płatniczą, kto ją reprezentuje, czy ma powiązania z innymi podmiotami. To szczegółowa analiza, która w tej konkretnej sytuacji pozwoliłaby zdemaskować oszustów jeszcze przed wysyłką – wyjaśnia Aleksandra Zalewska.
Problem w tym, że przedsiębiorcy wciąż traktują sprawdzanie kontrahenta jako zbędny koszt, a nie inwestycję w bezpieczeństwo transakcji.
– Klienci chętniej płacą za szybki przelew niż za zimną analizę. A przecież w biznesie emocje są najgorszym doradcą. Oszuści właśnie na nie liczą — komentuje Michał Miśkowicz.
„To przecież znana firma” – czyli złudzenie rozpoznawalności
Jak pokazuje ten przypadek, najczęstszym błędem jest zaufanie do marki, która „brzmi znajomo”. W czasach, gdy można błyskawicznie kupić domenę przypominającą znaną nazwę, stworzyć profil handlowca na LinkedIn i podrobić podpisy w PDF — rozpoznawalność to za mało.
– U podstaw tego oszustwa leżało złudzenie: że skoro ktoś używa logo znanej firmy, to musi być wiarygodny. A to był właśnie pierwszy haczyk – mówi Aleksandra Zalewska z eFaktor.
Ten mechanizm działa szczególnie silnie w przypadku mikroprzedsiębiorców, którzy na co dzień nie współpracują z dużymi graczami. Kiedy nagle pojawia się oferta od rozpoznawalnego kontrahenta, łatwo popaść w ekscytację i potraktować ją jak „przełom w biznesie”.
– W takich sytuacjach uruchamia się emocja: „Nie mogę stracić tej szansy”. I to właśnie wtedy przedsiębiorca nie tylko traci czujność, ale nierzadko przystaje na warunki, które są dla niego niekorzystne – komentuje Michał Miśkowicz. – Brak zaliczek, brak umowy, nietypowy adres dostawy – wszystko to zostaje zignorowane, bo silna marka daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa.
To przypomina klasyczną pułapkę błyskotliwej okazji – z tą różnicą, że stawką nie jest rabat, tylko cała partia towaru lub reputacja firmy.
Aleksandra Zalewska
Dyrektor ds. Obsługi Klienta eFaktor
Opinia eksperta
Faktoring to dziś coś znacznie więcej niż finansowanie faktur. To ekosystem usług, które mają chronić przedsiębiorcę w każdej fazie transakcji – od weryfikacji kontrahenta, przez analizę ryzyka, po monitoring płatności. Oferujemy narzędzia, które naprawdę działają. Ale nie zadziałają same – klient musi z nich skorzystać na czas
Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji:
