Trwa boom na żłobki. Jak otworzyć żłobek i zarabiać na swoim?

Żłobki to dziś jeden z najbardziej przyszłościowych i potrzebnych lokalnych biznesów. W publicznych placówkach nieustannie brakuje miejsc, co przekłada się na rosnące zainteresowanie prywatną opieką nad maluchami. Jeśli marzysz o otwarciu własnego żłobka, koniecznie sprawdź nasz kompleksowy poradnik.

Czy warto otworzyć żłobek?

W Polsce rośnie zapotrzebowanie na opiekę nad najmłodszymi dziećmi, a liczba dostępnych miejsc wciąż nie pokrywa potrzeb rodziców. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego, pod koniec 2023 roku funkcjonowało 4,6 tys. żłobków, które łącznie z klubami dziecięcymi i dziennymi opiekunami oferowały 226 tys. miejsc.

Otwarcie żłobka to jedna z tych inwestycji, które łączą potencjał zarobkowy z realnym zapotrzebowaniem społecznym. Polska wciąż boryka się z niedoborem miejsc w placówkach opieki dla dzieci do 3. roku życia – zarówno publicznych, jak i prywatnych. Mamy coraz częściej wracają do pracy dość szybko po urodzeniu dziecka, a tradycyjny model opieki sprawowanej przez babcie i dziadków przestaje być powszechny. W efekcie prywatne żłobki przeżywają prawdziwy boom, szczególnie w większych miastach, ale także na przedmieściach i w mniejszych miejscowościach z nowym budownictwem.

Co ważne, prowadzenie żłobka to nie tylko biznes sezonowy. To działalność całoroczna, oparta na stałych umowach z rodzicami i comiesięcznych opłatach, co oznacza przewidywalny dochód. Placówki, które cieszą się dobrą opinią, nie mają problemu z naborem dzieci – wręcz przeciwnie, często tworzone są listy rezerwowe.

Warto też dodać, że państwo oraz jednostki samorządu terytorialnego oferują liczne formy wsparcia finansowego dla osób planujących uruchomić tego typu działalność. Programy takie jak „Maluch+” czy dotacje gminne mogą znacznie obniżyć koszty startu. Sam żłobek nie musi być wielką instytucją – można zacząć od kilkunastu miejsc i z czasem rozwinąć działalność, w miarę rosnącego zainteresowania. Jak otworzyć żłobek i o czym trzeba koniecznie wiedzieć?

Kto może otworzyć żłobek?

Żłobek może założyć zarówno osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, jak i podmiot zorganizowany w formie spółki prawa handlowego (np. spółki z o.o.), a także fundacja lub stowarzyszenie działające na zasadach non-profit. Możliwość założenia żłobka mają także jednostki samorządu terytorialnego oraz inne instytucje publiczne, jednak zdecydowaną większość nowych placówek otwierają dziś osoby prywatne i podmioty prywatne.

Co ważne, osoba zakładająca żłobek nie musi posiadać wykształcenia pedagogicznego ani doświadczenia w pracy z dziećmi – istotne jest natomiast zatrudnienie wykwalifikowanej kadry, która spełni ustawowe wymagania. Właściciel pełni przede wszystkim rolę organizacyjną i zarządczą, odpowiadając za kwestie lokalowe, formalne oraz za legalność i jakość funkcjonowania placówki. Dzięki temu własny żłobek może założyć również przedsiębiorca z innej branży, który chce zainwestować w działalność edukacyjno-opiekuńczą i odpowiadać na realne potrzeby lokalnej społeczności.

Jak założyć żłobek krok po kroku?

Założenie żłobka lub klubu dziecięcego to przedsięwzięcie, które wymaga nie tylko odpowiedniego pomysłu i zaangażowania, ale przede wszystkim spełnienia ściśle określonych wymagań formalnych. Żłobek nie jest zwykłą działalnością usługową – jego prowadzenie wiąże się z odpowiedzialnością za bezpieczeństwo i rozwój najmłodszych dzieci, dlatego ustawodawca nałożył na właścicieli liczne obowiązki. Podstawowym warunkiem legalnego działania jest uzyskanie wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych, prowadzonego przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Brak tego wpisu uniemożliwia rozpoczęcie działalności i może skutkować sankcjami administracyjnymi, a nawet zamknięciem placówki.

Wybór formy działalności

Na początku należy zdecydować, w jakiej formie prawnej ma działać placówka. Najczęściej wybierane są: jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) oraz spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. JDG jest prostsza w założeniu i tańsza w prowadzeniu, natomiast spółka z o.o. zapewnia większe bezpieczeństwo finansowe i lepiej sprawdza się w przypadku planów rozwoju (np. otwierania kolejnych placówek).

Czytaj więcej: Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą (JDG)

Znalezienie i przystosowanie lokalu

Lokal powinien być przestronny, bezpieczny i dostosowany do potrzeb dzieci. Musi spełniać wymogi sanitarno-epidemiologiczne, przeciwpożarowe oraz budowlane. Każde dziecko powinno mieć zapewnioną odpowiednią powierzchnię (co najmniej 2,5 m²) oraz dostęp do światła dziennego. W placówce muszą znajdować się wydzielone pomieszczenia do zabawy, odpoczynku i przygotowywania posiłków oraz łazienki dostosowane do wieku dzieci. Jeśli planujesz przyjmować dzieci wymagające szczególnej opieki, lokal należy dodatkowo dostosować do ich potrzeb, m.in. poprzez instalację podjazdów, odpowiednie wyposażenie sanitarne i wydzielenie przestrzeni do terapii.

Zatrudnienie wykwalifikowanej kadry

Jednym z kluczowych wymogów przy prowadzeniu żłobka jest zatrudnienie odpowiednio wykształconego personelu. Na jednoosobowego opiekuna przypada maksymalnie ośmioro dzieci, a w przypadku dzieci niepełnosprawnych – pięcioro. Wśród kwalifikacji wymaganych od opiekunów znajduje się m.in. wykształcenie w zakresie pedagogiki małego dziecka, pielęgniarstwa, psychologii lub ukończenie specjalistycznego kursu opiekuna w żłobku. W placówce musi być także osoba zarządzająca (np. dyrektor) oraz pracownicy pomocniczy – kucharki, sprzątaczki, a w razie potrzeby również specjaliści działający w ramach pomocy psychologiczno-pedagogicznej, jak logopeda czy terapeuta zajęciowy.

Uzyskanie odbiorów technicznych i zgód

Zanim żłobek przyjmie pierwsze dzieci, musi uzyskać wszystkie niezbędne zgody i odbiory. Sanepid ocenia warunki higieniczne i bezpieczeństwo żywienia, Straż Pożarna weryfikuje zabezpieczenia przeciwpożarowe i ewakuacyjne, a nadzór budowlany sprawdza zgodność lokalu z przepisami użytkowania. Bez tych opinii działalność żłobka nie może zostać uruchomiona. Dobrą praktyką jest założenie bufora czasowego – inspekcje mogą zgłosić uwagi, które będzie trzeba usunąć przed zatwierdzeniem placówki.

Złożenie wniosku o wpis do rejestru

Kiedy lokal jest gotowy, a kadra skompletowana, należy złożyć wniosek o wpis do rejestru żłobków i klubów dziecięcych. Wniosek kieruje się do właściwego urzędu miasta lub gminy – najlepiej minimum 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia działalności. Wymagana dokumentacja obejmuje m.in. program opieki i wychowania, dane dotyczące zatrudnionych pracowników, dowód ubezpieczenia OC oraz pozytywne opinie Sanepidu i Straży Pożarnej. Warto rozpocząć kompletowanie dokumentów jak najwcześniej – proces ten może potrwać kilka tygodni.

Założenie prywatnego żłobka to proces złożony, ale możliwy do przejścia krok po kroku przy dobrej organizacji. Kluczowe jest spełnienie wszystkich wymogów formalnych – od wyboru formy działalności, przez dostosowanie lokalu i zatrudnienie kadry, aż po złożenie dokumentacji i uzyskanie wymaganych zgód. Dopiero po pozytywnej decyzji urzędu i odbiorach technicznych można rozpocząć prowadzenie żłobka, przyjmować dzieci i podpisywać umowy z rodzicami. Pamiętaj, że każda decyzja – od lokalizacji po dobór personelu – będzie wpływać na jakość opieki, jaką zapewnisz maluchom oraz na renomę Twojej placówki.

Koszty otwarcia żłobka – ile trzeba zainwestować w ten biznes?

Założenie żłobka to inwestycja, która wymaga konkretnych nakładów finansowych, zwłaszcza na początku. Choć część kosztów można ograniczyć, to jednak standardy sanitarne, bezpieczeństwa i jakości usług wymagają profesjonalnego przygotowania placówki. Poniżej najważniejsze kategorie wydatków, które trzeba wziąć pod uwagę.

Adaptacja i wyposażenie lokalu

Największym kosztem na starcie jest przystosowanie lokalu do wymogów prawnych i potrzeb małych dzieci. Prace remontowe, instalacje sanitarne, przystosowanie łazienek i kuchni, montaż zabezpieczeń (bramki, osłony narożników, blokady szafek), a także urządzenie sal dydaktycznych to wydatek rzędu nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Na tym etapie warto też zadbać o estetykę – jasne kolory, przyjazne dekoracje i funkcjonalne rozmieszczenie przestrzeni mają ogromne znaczenie dla rodziców.

Wyposażenie i materiały

Każda sala musi być wyposażona w bezpieczne meble (łóżeczka, krzesełka, stoliki), zabawki edukacyjne, pomoce sensoryczne, pościel, naczynia i akcesoria do karmienia. Niezbędne są też materiały higieniczne, jak środki czystości, pieluchy, ręczniki papierowe czy płyny dezynfekujące. Koszt wyposażenia żłobka dla ok. 15–20 dzieci może wynieść nawet 20 000–30 000 zł.

Wynagrodzenia kadry

Żłobek musi zatrudniać wykwalifikowaną kadrę opiekunów – a to oznacza comiesięczne koszty stałe. Minimalna liczba opiekunów zależy od liczby dzieci, ale należy liczyć co najmniej 2–3 osoby w placówce. Do tego trzeba doliczyć wynagrodzenie dla osoby zarządzającej, kucharki i personelu pomocniczego. Koszty miesięczne zatrudnienia mogą oscylować w granicach 15 000–25 000 zł, w zależności od regionu i skali działalności.

Opłaty administracyjne i ubezpieczenia

Do kosztów początkowych trzeba doliczyć też opłaty za założenie działalności, stworzenie regulaminów, przygotowanie dokumentacji i wpis do rejestru. Obowiązkowa będzie polisa OC oraz ewentualnie dodatkowe ubezpieczenia (np. NNW dla dzieci, ubezpieczenie lokalu). Koszt ubezpieczenia waha się od kilkuset do kilku tysięcy złotych rocznie.

Marketing i rekrutacja dzieci

Na starcie warto zainwestować w promocję placówki – stworzenie strony internetowej, reklamy lokalne, ulotki, współpracę z grupami rodzicielskimi na Facebooku. Dobry start marketingowy pozwoli szybciej zapełnić wszystkie miejsca. Budżet na ten cel może wynosić od 2 000 do 10 000 zł.

Podsumowanie kosztów

Szacunkowy koszt uruchomienia małego prywatnego żłobka (dla ok. 15 dzieci) to od 70 000 do 150 000 zł, w zależności od stanu technicznego lokalu, lokalizacji oraz poziomu wyposażenia. Choć kwota może wydawać się wysoka, to warto pamiętać, że inwestycja zwraca się zwykle w ciągu 1–2 lat działalności, a dobrze prowadzony żłobek przynosi stały, przewidywalny dochód.

Finansowanie i dotacje na otwarcie żłobka

Otwarcie żłobka wiąże się ze znacznymi kosztami początkowymi, dlatego wiele osób poszukuje możliwości wsparcia finansowego. Dobrą wiadomością jest to, że prowadzenie placówki opieki nad dziećmi wpisuje się w cele polityki społecznej państwa i samorządów. W efekcie dostępne są różne źródła dofinansowania – zarówno bezzwrotne, jak i zwrotne, które mogą znacząco ułatwić start.

Program „Maluch+”

To najpopularniejszy i najważniejszy program dofinansowania żłobków w Polsce. Realizowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, „Maluch+” wspiera tworzenie nowych miejsc opieki nad dziećmi do lat 3 oraz ich bieżące utrzymanie. Dofinansowanie może wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych na jedno dziecko. Środki można przeznaczyć m.in. na adaptację lokalu, zakup wyposażenia, wynagrodzenia pracowników czy pokrycie kosztów funkcjonowania placówki. Program ogłaszany jest cyklicznie (zwykle raz w roku), a nabór prowadzony jest przez urzędy wojewódzkie lub gminy.

Dotacje i programy lokalne

Wiele samorządów oferuje własne formy wsparcia dla prywatnych żłobków, szczególnie w miejscowościach, gdzie brakuje publicznych placówek. Gminy mogą przyznawać dofinansowania na tworzenie nowych miejsc lub dofinansowywać pobyt dziecka w żłobku prywatnym na podstawie zawartej umowy z operatorem placówki. Warto śledzić lokalne ogłoszenia urzędowe i bezpośrednio kontaktować się z wydziałami odpowiedzialnymi za sprawy społeczne.

Fundusze unijne i środki z urzędów pracy

Jeśli zakładasz żłobek jako osoba bezrobotna lub planujesz zatrudniać osoby z grup defaworyzowanych (np. mamy powracające na rynek pracy), możesz starać się o wsparcie z urzędu pracy, np. w postaci dotacji na rozpoczęcie działalności. Dodatkowo w niektórych regionach dostępne są fundusze unijne w ramach lokalnych programów operacyjnych, które wspierają m.in. działania prorodzinne, tworzenie miejsc pracy i rozwój usług społecznych.

Pożyczki preferencyjne i kredyty

Jeśli nie uda Ci się uzyskać dofinansowania, możesz rozważyć finansowanie zewnętrzne: pożyczki dla mikroprzedsiębiorców (np. z Polskiego Funduszu Rozwoju), kredyty inwestycyjne dla firm lub leasing wyposażenia. Pamiętaj jednak, że każda forma kredytowania musi być dokładnie przemyślana pod kątem przepływów finansowych w pierwszych miesiącach działalności.

Dofinansowanie żłobka – czy trzeba mieć wkład własny?

Większość programów umożliwiających dofinansowanie, w tym „Maluch+”, wymaga wniesienia wkładu własnego  najczęściej w wysokości 20–30% wartości inwestycji. Może to być zarówno gotówka, jak i wkład rzeczowy (np. lokal, sprzęt, robocizna). Dlatego warto już na starcie zabezpieczyć pewną część środków własnych, nawet jeśli planujesz działać z pomocą dotacji.

Zanim złożysz wniosek o dofinansowanie, przygotuj solidny biznesplan i kosztorys – to one będą podstawą decyzji o przyznaniu środków. Warto też korzystać z doradztwa instytucji publicznych lub firm specjalizujących się w pozyskiwaniu funduszy, które pomogą Ci przejść przez procedury formalne bez błędów.

Ile można zarobić na prowadzeniu żłobka?

Choć żłobek to biznes, który wymaga dużego zaangażowania organizacyjnego i emocjonalnego, jego prowadzenie może być również bardzo opłacalne – szczególnie w dobrze dobranej lokalizacji i przy odpowiednim poziomie usług. Zyski w tej branży są mocno zależne od liczby dzieci, miesięcznych opłat, kosztów stałych i ewentualnych dotacji. Warto jednak już na etapie planowania wiedzieć, na jaką rentowność można liczyć.

Przykładowe przychody żłobka

Opłata za miejsce w prywatnym żłobku w Polsce waha się od 900 do nawet 2000 zł miesięcznie za jedno dziecko, w zależności od regionu, standardu placówki, lokalizacji i oferowanych usług dodatkowych. Średnia stawka w większych miastach to ok. 1300–1500 zł. W przypadku żłobka liczącego 20 dzieci, miesięczne przychody mogą więc wynosić ok. 26 000–30 000 zł lub więcej. Do tego dochodzą dopłaty z gminy (np. w ramach programu Maluch+), które mogą podnieść przychód o kilkaset złotych miesięcznie na każde dziecko.

Koszty stałe

Największym kosztem są pensje pracowników. W przypadku 3–4 opiekunek, osoby zarządzającej i personelu pomocniczego (np. kucharka, sprzątaczka) może to oznaczać miesięczny wydatek rzędu 15 000–25 000 zł. Do tego dochodzą:

• wynajem lokalu lub jego amortyzacja,
• media i środki higieny,
• wyżywienie dzieci,
• ubezpieczenia,
• opłaty administracyjne,
• marketing i reklama.

Łączne miesięczne koszty prowadzenia żłobka o średniej wielkości oscylują zazwyczaj w granicach 20 000–30 000 zł, choć wiele zależy od skali i standardu placówki.

Rentowność i zysk

Przy pełnym obłożeniu miejsc i dobrze zarządzanych kosztach, żłobek może generować zysk na poziomie 5 000–10 000 zł miesięcznie, a w przypadku większych placówek i przy wsparciu z dotacji – nawet więcej. Rentowność wzrasta także w sytuacji, gdy prowadzisz działalność we własnym lokalu, bez konieczności płacenia czynszu.

Warto pamiętać, że żłobek to biznes o stabilnych przychodach: większość umów z rodzicami ma charakter długoterminowy, a rotacja dzieci nie jest tak duża jak np. w przedszkolach. Stały wpływ środków co miesiąc oznacza przewidywalność finansową, co jest dużym atutem przy planowaniu rozwoju lub wnioskowaniu o dodatkowe finansowanie.

O czym warto jeszcze pamiętać przed otwarciem żłobka?

Otwarcie żłobka to nie tylko formalności i kalkulacja opłacalności. To również odpowiedzialność za zdrowie, bezpieczeństwo i rozwój najmłodszych dzieci. Dlatego warto już na etapie planowania zadbać o aspekty, które często są pomijane, a mają ogromne znaczenie dla funkcjonowania placówki i jej wizerunku w oczach rodziców.

Polisa OC i ubezpieczenia dodatkowe

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) dla placówki to obowiązek – zabezpiecza ono przed skutkami ewentualnych szkód wyrządzonych dzieciom w czasie pobytu w żłobku. Warto też rozważyć ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) dla podopiecznych oraz ubezpieczenie samego lokalu, wyposażenia i kadry.

Regulamin, umowy z rodzicami i procedury

Każda profesjonalna placówka powinna mieć wewnętrzny regulamin, szczegółowe procedury (np. odbioru dziecka, karmienia, podawania leków), a także przejrzyste umowy z rodzicami. Dobrze skonstruowane dokumenty chronią właściciela żłobka przed nieporozumieniami i ułatwiają codzienną pracę kadry. Warto skonsultować je z prawnikiem, by zadbać o zgodność z przepisami i interesy obu stron.

System rekrutacji i kontakt z rodzicami

Choć miejsc w żłobkach często brakuje, nie oznacza to, że każda placówka zapełni się sama. Warto zadbać o profesjonalną stronę internetową, formularz zapisu online, system płatności oraz jasne zasady komunikacji z rodzicami. Coraz więcej placówek korzysta z aplikacji do zarządzania żłobkiem (np. LiveKid, KidsView), które umożliwiają rodzicom podgląd aktywności dziecka, zgłaszanie nieobecności czy sprawne opłacanie czesnego.

Bezpieczeństwo i monitoring

Ogromne znaczenie dla rodziców ma poczucie, że ich dziecko jest w bezpiecznym miejscu. Monitoring w salach i na korytarzach, zamykane na kod wejścia, zabezpieczenia mebli i kontaktów – to wszystko wpływa na zaufanie i pozytywną opinię o placówce. Upewnij się, że lokal spełnia normy bezpieczeństwa, a kadra zna procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych.

Dbanie o jakość opieki i rozwój dzieci

Choć żłobek to nie przedszkole, rola edukacyjna takiego miejsca jest coraz częściej pożądana przez rodziców. Dobrą praktyką jest wprowadzenie podstawowych zajęć rozwojowych: muzycznych, sensorycznych, ruchowych czy logopedycznych. To nie tylko wartość dodana, ale i argument w walce o klientów, szczególnie w większych miastach, gdzie konkurencja jest spora.

Pamiętaj: dobra opinia rozchodzi się szybko, ale zła jeszcze szybciej. Dlatego inwestycja w jakość opieki, profesjonalną komunikację z rodzicami i bezpieczeństwo dzieci to nie koszt, a fundament stabilnego, długofalowego biznesu.

---

---

Czytaj więcej: Od pomysłu do pierwszej faktury – jak założyć i prowadzić firmę