1 lipca 2024 roku część przedsiębiorców obudzi się w nowej rzeczywistości – rzeczywistości obowiązkowego e-fakturowania. Wielokrotnie przesuwana data wejścia w życie obowiązkowego KSeF jest już pewna – Prezydent podpisał ustawę. Krajowy System e-Faktur oraz proces jego wdrażania budzi wiele obaw zarówno wśród przedsiębiorców, jak i księgowych. Czy grozi nam czarny scenariusz z lipca 1993 roku, kiedy wprowadzono ustawę o VAT? Totalny chaos i zamknięte punkty usługowe w XXI wieku? A może obowiązkowy KSeF to szansa na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie, mniej papierologii i szybsze zwroty VAT?
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów służąca do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po wprowadzeniu danych faktury, KSeF będzie przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura będzie uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, a za odebraną – w dniu nadania jej numeru KSeF. Faktura w formie ustrukturyzowanej z określonymi polami obligatoryjnymi będzie generowana w formacie pliku xml. Platforma w wersji testowej funkcjonuje od 2022 roku. Od 1 lipca 2024 roku obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył czynnych podatników VAT. Mali i średni podatnicy zwolnieni z VAT oraz podatnicy korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur i wystawiający faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone) będą mieli obowiązek korzystania z KSeF od 1 stycznia 2025.
KSeF to zdecydowanie innowacyjne podejście do faktur elektronicznych. Do tej pory faktura elektroniczna funkcjonowała w obiegu gospodarczym głównie w formacie PDF lub EDI a jej elektroniczne przetworzenie zależne było od funkcji posiadanego oprogramowania (np. ERP lub OCR). Format xml, przy założeniu dostosowania oprogramowania, może kreować nowe możliwości i znacząco ułatwiać zarówno wewnętrzny i zewnętrzny obieg dokumentów. Co więcej, Polska jest jednym z pionierów we wprowadzaniu obowiązkowych centralnych systemów faktur elektronicznych na arenie Unii Europejskiej. Podobne systemy funkcjonują we Włoszech, na Węgrzech i w ograniczonym zakresie w Grecji. Komisja Europejska zakłada wdrożenie obligatoryjnego systemu e-faktur w całej Unii Europejskiej do 2028 roku.
Kto zyska na obowiązkowym KSeF?
Oczywiście głównym beneficjentem wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF będzie administracja skarbowa. Zyska dostęp do informacji o szczegółach transakcji zawieranych między podatnikami w czasie zbliżonym do rzeczywistego. Ponadto, zyska dostęp do pełnych informacji zawartych na fakturze bez konieczności wszczynania postępowania kontrolnego. To kolejny krok w drodze do uszczelnienia luki w VAT. Administracja skarbowa zyska także skuteczne narzędzia do egzekwowania dotychczas rzadko nakładanych sankcji m.in. wynikających z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego (wadliwie wystawione faktury). Zgodnie z art. 106j ust. 5 ustawy o VAT, podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury korygującej, o ile stwierdzono błąd w jakiejkolwiek pozycji faktury, co w praktyce mogło być weryfikowane przez administrację skarbową tylko w trakcie czynności sprawdzających lub w toku kontroli podatkowej.
Jednak obowiązkowy Krajowy System e-Faktur daje nowe możliwości nie tylko Fiskusowi, ale i przedsiębiorcom. Przepisy o KSeF wprowadzają szereg ułatwień dla prowadzących działalność gospodarczą. Przede wszystkim, skrócenie terminu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni. To korzystna zmiana, szczególnie dla płynności małych i średnich przedsiębiorców. Warunkiem skrócenia terminu zwrotu jest wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych (z dokładnością do faktur uproszczonych do 100 EUR lub 450 zł oraz faktur niewystawianych przez KSeF z powodu braku zgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej) oraz status czynnego podatnika VAT przez 12 miesięcy poprzedzających okres występowania o zwrot podatku, złożenie deklaracji JPK_VAT za każdy okres rozliczeniowy, ujawnienie rachunku bankowego na Białej Liście Podatników VAT oraz nadwyżka podatku VAT wykazana w deklaracji za poprzedni okres rozliczeniowy nie wyższa niż 3000 zł. Ponadto, zniknie obowiązek wystawiania duplikatów faktur. Faktura wprowadzona do KSeF nie zaginie ani nie ulegnie zniszczeniu, a kontrahent w każdej chwili będzie mógł ją pobrać z platformy. Uproszczeniu ulegnie także rozliczanie faktur korygujących. Sprzedawca nie będzie zobowiązany do posiadania dokumentacji potwierdzającej dokonanie ustaleń z nabywcą. Nabywca z kolei nie będzie musiał ustalać, kiedy warunki do obniżenia ceny zostały uzgodnione i spełnione a zmniejszenia kwoty podatku naliczonego dokona w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał za pomocą KSeF fakturę korygującą. Co więcej, KSeF zapewnia również archiwizację faktur ustrukturyzowanych przez 10 lat od końca roku, w którym dany dokument został wystawiony. Zdejmuje to z barków przedsiębiorców obowiązek archiwizacji faktur ustrukturyzowanych z dokładnością do faktur, których okres przechowywania przekracza 10 lat (np. faktury dotyczące środków trwałych). W razie kontroli lub czynności sprawdzających nie będzie wymagane posiadanie faktury ustrukturyzowanej w żadnej innej formie (tj. papierowej lub elektronicznej), ponieważ będzie dostępna w KSeF. Z obiegu znikną także noty korygujące wystawiane przez nabywców. Dokumenty te są problematyczne, ze względu na obowiązek ich akceptacji przez wystawcę faktury (art. 106k ust 2 ustawy o VAT). Brak zaakceptowania przez wystawcę noty korygującej budzi wątpliwości w kwestii możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z wadliwej faktury (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.931.2022.1.WN). KSeF nie umożliwia wystawiania tego typu dokumentów. Każdy błąd na fakturze będzie wymagał od wystawcy sporządzenia ustrukturyzowanej faktury korygującej.
Oprócz ułatwień przewidzianych w przepisach prawa, obowiązkowy centralny system e-faktur to szansa na optymalizację procesów biznesowych i administracyjnych przedsiębiorcy. Usprawnienie obiegu dokumentów, procesów księgowych, podniesienie ściągalności należności czy ograniczenie wydatków na administrację to tylko przykłady potencjalnych korzyści po stronie firmy. Pod warunkiem odpowiedniego przygotowania się do korzystania z KSeF zarówno pod kątem organizacyjnym, jak i technicznym przez przedsiębiorcę.
Podobne artykuły
Jak wystawiać e-faktury?
E-faktury można wystawić wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu E-Faktur lub platform przez niego akredytowanych, takich jak program do faktur Faktura.pl. Ta platforma umożliwia Ci łatwe i szybkie wystawianie faktur, a także bezproblemowe zarządzanie wszelkimi kwestiami księgowymi. Poza tym platforma oferuje bezpłatny okres próbny i dostęp do wszystkich funkcji w ciągu 30 dni od rejestracji.
Sprawdź KSeF pytania i odpowiedzi
