Ministerstwo Finansów zaprezentowało projekt zmian w Krajowym Systemie e-Faktur. Dokument zawiera całą gamę istotnych dla przedsiębiorców propozycji, które mają usprawnić prowadzenie biznesu. Liberalizuje przepisy dotyczące KSeF i daje podatnikom więcej czasu na przygotowanie się do czekającej ich rewolucji w fakturowaniu.
Na przełomie kwietnia i maja dowiemy się kiedy obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur ostatecznie wejdzie w życie. Z pewnością nie będzie to 1 lipca 2024 roku. Póki co ministerstwo nie określiło dokładnej daty implementacji nowych przepisów. Zaprezentowało jednak nie tylko projekt zmian w samym KSeF, ale także w PIT i CIT.
Jeden termin dla wszystkich
Rząd skłania się ku temu, żeby zarówno czynni podatnicy VAT, jak i zwolnieni z tego podatku zaczęli stosować obowiązkowy KSeF w tym samym terminie. Początkowo nowy system miał być wdrożony w dwóch etapach: najpierw mieli go zaimplementować czynni VAT-owcy (od 1 lipca br.), a pół roku później (od 1 stycznia 2025 roku) płatnicy zwolnieni z podatku VAT.
Wielkie odraczanie
Resort finansów postanowił odroczyć stosowanie kar pieniężnych za naruszenia związane z KSeF. Do 1 stycznia 2025 roku utrzymano możliwość wystawiania przez kasy fiskalne faktur i paragonów uznanych za faktury KSeF uproszczone. Za 7 miesięcy mają one definitywnie zniknąć z obrotu gospodarczego. Rządzący zdecydowali również o opóźnieniu wprowadzenia obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach (również tych dokonywanych w mechanizmie podzielonej płatności).
Wdrożenie KSeF – korzyści podatkowe
Przyspieszony zwrot podatku VAT
(Standardowy okres zwrotu skraca się z 60 do 40 dni, co znacząco poprawia płynność finansową, szczególnie w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw).
Uproszczone korygowanie faktur
(System pozwala na łatwe i szybkie dokonywanie korekt w fakturach, co jest bardzo ważne w dynamicznym środowisku biznesowym).
Brak potrzeby sporządzania duplikatów faktur
(E-faktury w KSeF są zawsze dostępne online, zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy; wyklucza to ryzyko ich utraty czy zniszczenia).
Uproszczenie obowiązków sprawozdawczych
(Korzystający z KSeF nie muszą dostarczać Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie fiskusa; redukuje to obowiązki sprawozdawcze).
Źródło: podatki.gov.pl; biznes.gov.pl; jpk.info.pl
Przesunięty ma być także termin elektronicznej obsługi spraw dotyczących wiążących informacji: stawkowych (WIS), o pochodzeniu (WIP), akcyzowych (WIA) i taryfowych (WIT) w drugiej instancji oraz w tzw. trybach nadzwyczajnych. Administracja skarbowa już dziś obsługuje sprawy dotyczące tych informacji wyłącznie drogą elektroniczną, ale dzieje się tak tylko w pierwszej instancji, a więc w przypadku, gdy wnioski o wydanie informacji składają podatnicy. Razem z pierwotną datą wprowadzenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (1 lipca 2024 roku) również w drugiej instancji sprawy miały być rozpatrywane wyłącznie elektronicznie. MF planuje jednak przesunięcie tego terminu o 12 miesięcy.
Okres przejściowy
Ważną zmianą w projekcie ustawy jest wprowadzenie okresu przejściowego dla wszystkich podatników, a w szczególności dla „wykluczonych cyfrowo”. Chodzi o to, żeby przedsiębiorcy mogli początkowo wystawiać faktury w systemie lub poza nim – nawet wtedy, gdy KSeF będzie działał prawidłowo. Stworzono tym samym swego rodzaju wyjście awaryjne dla grupy podatników, którzy mieliby trudności z „przepuszczaniem” faktur przez KSeF.
Fakturę sporządzoną według wzoru dla e-faktury, ale poza systemem trzeba będzie oznaczyć kodem QR, przekazać nabywcy w uzgodniony z nim sposób i niezwłocznie przesłać do KSeF. Określenie „niezwłocznie” oznacza pierwszy dzień roboczy po dacie wystawienia dokumentu.
Zakłada się ponadto wprowadzenie nowego rozwiązania, pozwalającego podatnikom, u których implementacja KSeF może być utrudniona, a skala i wartość wprowadzanych do obiegu faktur jest relatywnie niewielka, na wystawianie ich w postaci papierowej lub elektronicznej (PDF). Będzie to jednak możliwe włącznie wtedy, gdy w danym miesiącu wartość żadnej z faktur nie przekracza 450 zł brutto, a zsumowana kwota brutto ze wszystkich faktur wystawionych w tym okresie rozliczeniowym jest niższa niż 10 tys. zł.
Faktury konsumenckie również w KSeF
Nowością jest przepis dopuszczający (na zasadzie dobrowolności) wystawianie w KSeF również e-faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a więc tzw. faktur konsumenckich. Pierwotna wersja ustawy o VAT nie przewidywała takiej opcji.
Wdrożenie KSeF – korzyści podatkowe
Uczciwa konkurencja i transparentność transakcji
(KSeF daje pewność, że faktura została wystawiona przez uprawniony do tego podmiot).
Usprawnienie obrotu gospodarczego
(Wprowadzenie jednolitego standardu e-faktury i cyfryzacja obiegu dokumentów przyczynia się do szybszego dokumentowania transakcji oraz szybszej realizacji płatności).
Natychmiastowa wymiana danych
(Faktury wystawiane w KSeF są dostępne dla odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym, co przyspiesza komunikację biznesową).
Automatyzacja procesów księgowych
(Ujednolicony format faktur umożliwia ich łatwą integrację z systemami księgowymi).
Oszczędność czasu i zasobów przedsiębiorstwa
(Brak konieczności ręcznego przetwarzania tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych (PDF) przekłada się na oszczędniejsze gospodarowanie czasem i zasobami firmy).
Archiwizacja e-faktur
(Usługa przechowywania i archiwizacji e-faktur przez 10 lat, oferowana przez administrację, przekłada się na znaczące oszczędności dla firm, bowiem nie muszą się one kłopotać o przechowywaniem fizycznych dokumentów).
Źródło: podatki.gov.pl; biznes.gov.pl; jpk.info.pl
Do „przepuszczenia” faktury konsumenckiej przez KSeF nie będzie potrzebna zgoda nabywcy. Jednak, analogicznie jak dotychczas, samo wystawienie faktury na rzecz konsumenta musi być poprzedzone wnioskiem nabywcy o wydanie takiego dokumentu (art. 106b ust. 3 Ustawy o VAT). Podatnik, który wygeneruje w KSeF fakturę konsumencką będzie zobowiązany zapewnić nabywcy dostęp do niej (tzw. dostęp anonimowy).
Podobne artykuły
Program do KSeF, któremu możesz zaufać
Co z ustalaniem statusu podatnika?
Czymś nowym w projekcie ustawy jest wprowadzenie tzw. samoidentyfikacji nabywcy dla potrzeb przygotowania e-faktury. Ma to zwolnić wystawcę z obowiązku ustalania statusu nabywcy produktu czy usługi. Proponowane rozwiązanie pozwoli na zrównoważenie odpowiedzialności wystawcy i nabywcy.
Strona sporządzająca e-fakturę nie będzie już musiała dociekać czy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT, czy nie. Ustawodawca wskazał, że faktura elektroniczna dokumentująca transakcję musi zawierać NIP nabywcy, jeśli jest on zwolniony z podatku od wartości dodanej lub wykonuje wyłącznie czynności wolne od uiszczania przywołanej daniny.
Inna poprawka wprowadza obowiązek korekty każdej faktury zawierającej błędy w numerze identyfikacji podatkowej kupującego. W ten sposób zabezpiecza się interes nabywcy. Dotychczas tego typu dane, z uwagi na swój charakter (np. błędny NIP lub nieprawidłowa nazwa kontrahenta), były aktualizowane na podstawie not korygujących wystawianych przez kupujących.
Rozliczanie kosztów w firmie
Z projektu ustawy wynika, że zostaną wprowadzone również zmiany w przepisach dotyczących podatku dochodowego – chodzi konkretnie o koszty uzyskania przychodów w PIT i CIT. Podatnicy nie będą mogli rozliczyć kosztów udokumentowanych fakturami, które nie spełniają następujących przesłanek:
- nie zawierają numeru NIP,
- nie zostały wystawione w KSeF lub nie zostały przesłane do KSeF w trybie offline,
- nie przekazano ich do KSeF i nie posiadają numeru identyfikacyjnego KSeF (wyjątkiem ma być awaria systemu).
Załączniki do faktur
Nowe regulacje dopuszczają możliwość dodawania załączników do przesyłanych do KSeF faktur za media, usługi telekomunikacyjne i tzw. faktur zbiorczych (rozwiązanie dedykowane dostawcom paliw). Wprowadzenie załącznika nie oznacza, że znajdą się w nim dodatkowe informacje oprócz tych przewidzianych w art. 106e Ustawy o VAT, który odzwierciedla wzór faktury ustrukturyzowanej. Chodzi o dane dotyczące jednostki miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług, czy wartości (cen jednostkowych) netto transakcji zrealizowanych w danym okresie rozliczeniowym. Jeżeli wystawienie e-faktury będzie wymagać wprowadzenia dodatkowych pól dla wymienionych elementów, podatnik będzie mógł wykorzystać załącznik.
Kary za wystawienie faktury poza systemem
Ministerstwo Finansów przekonuje, że w początkowym okresie po wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur pominięcie obowiązku wystawienia e-faktury w KSeF nie będzie penalizowane, jednak w późniejszym okresie trzeba się liczyć z karami finansowymi – podlegają one miarkowaniu.
Kiedy integracja kas z terminalami?
Dodatkowo MF zniesie tymczasowo obowiązek integracji kas rejestrujących z terminalami płatniczymi. Początkowo przedsiębiorcy mieli korzystać ze zintegrowanych kas online już od 1 lipca 2022 roku. Takie założenie znalazło się w Polskim Ładzie i miało umożliwić pozyskiwanie przez skarbówkę informacji o transakcjach dokonywanych przez klientów za pomocą kart płatniczych. Niespełnienie tego wymogu miało być zagrożone grzywną do 5 tys. zł.
Ostatecznie przeprowadzenie tak poważnej operacji w ciągu zaledwie pół roku okazało się niewykonalne, dlatego obowiązek odroczono do 1 stycznia 2025 roku. Przejściowo, tj. do końca br., wprowadzono tzw. raportowanie zastępcze, a więc przekazywanie tych informacji do urzędów skarbowych przez agentów rozliczeniowych, a więc przez firmy rozliczające płatności kartami.
Praktyczne szkolenia i podręcznik KSeF
W maju i czerwcu br. w każdym z blisko 400 urzędów skarbowych właściciele firm i ich pracownicy będą mogli wziąć udział w cyklu praktycznych szkoleń z zasad korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur, czyli z Aplikacji Podatnika i Aplikacji E-mikrofirmy. Mają być one prowadzone dotąd, dokąd będzie się utrzymywać zainteresowanie akcją ze strony podatników. Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca napotka jakiś bardziej złożony problem, będzie mógł zadzwonić na specjalną infolinię i uzyskać odpowiednie wsparcie. Dobiegają również końca prace nad podręcznikiem, który ma stanowić kompendium wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur.
Proponowane rozwiązania w pigułce
- Wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników w jednym terminie oraz przesunięcie terminów wejścia w życie niektórych innych rozwiązań, np.:- wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury – także za te, które funkcjonująw mechanizmie podzielonej płatności,- całkowitego zakazu wprowadzania do obrotu faktur wystawianych z kas rejestrujących,- opóźnienia egzekwowania kar za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF.
- Wdrożenie w okresie przejściowym tzw. trybu offline do stosowania przez wszystkich podatników.
- Uregulowanie zagadnieniafaktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF oraz wprowadzenie tzw. samoidentyfikacji nabywcy dla potrzeb wystawienia e-faktury.
- Zrównoważenie obowiązków w KSeF po stronie wystawcy i nabywcy, m.in. poprzez wprowadzenie zmian w zakresie podatków dochodowych, które dostosują wymogi faktury jako dowodu poniesienia kosztu uzyskania przychodu do warunków KSeF.
- Wprowadzenie załącznika do e-faktury w standardowych typach transakcji, które obejmują rozszerzony zakres jednostek miary i ceny dostarczanych towarów lub usług.
- Zapewnienie – przed datą rozpoczęcia obowiązkowego e-fakturowania w KSeF – możliwości wygenerowania oraz poboru certyfikatów stosowanych przy wystawianiu faktur w trybie offline lub w okresie awarii systemu (niezbędne do utworzenia kodów QR).
- Zapewnieniepodatnikom „wykluczonym cyfrowo” żliwości stosowania (w okresie przejściowym) faktur w dotychczasowej formie, o ile skala i wartość wystawianych przez nich dokumentów księgowych jest niewielka.
Źródło: gov.pl
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
