Nadeszły zmiany, które powinny zainteresować podatników VAT. Dotyczą nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej, która jest specjalnym rodzajem faktury elektronicznej. Jej wypełnienie nie powinno sprawiać problemów, ale warto zapoznać się z zasadami dotyczącym tego, jak właściwie wypełnić rubryki faktury ustrukturyzowanej KSeF i jakie informacje mogą się na niej znaleźć. Czy da się wypełniać dokument samodzielnie bez konieczności konsultacji z księgowym lub doradcą podatkowym?
Ogólne zasady wypełniania pól faktury ustrukturyzowanej KSeF
Ministerstwo Finansów jasno określa, jakie są zasady wypełniania pól w fakturze ustrukturyzowanej KSeF. Warto pamiętać, że każde z nich jest alfanumeryczne i nie ma problemu ze stosowaniem małych i dużych liter, a także cyfr. W polach znakowych jest możliwość stosowania znaków specjalnych, liczb nie wolno oddzielać spacjami, a za maksymalną liczbę znaków ustalono 256, choć są od tej zasady wyjątki.
Odseparowanie liczby jest możliwe z użyciem kropki (np. 500.000 zł), a wartości ujemne trzeba odnotować znakiem minus na początku. Niezmiennie daty należy podawać w następującym formacie: RRRR-MM-DD. W przypadku wpisywania NIP-u konieczne jest zapisywanie cyfr ciągiem, bez spacji i znaków specjalnych.
Plik z fakturą ma pozostać w formacie XML – ta struktura jest łatwa do odczytania, np. przez programistów.
Struktura schematu głównego dla FA(2)
We wrześniu struktura logiczna faktury ustrykturyzowanej FA(1) została zastąpiona strukturą logiczną FA(2). Z jakich elementów składa się struktura schematu głównego dla FA(2)? Nie może tam zabraknąć nagłówka, Podmiotu1, Podmiotu2 oraz Podmiotu3, przy czym pod każdą z tych nazw kryje się konkretne znaczenie i warto o tym pamiętać. Podmiot1 oznacza sprzedawcę, Podmiot2 nabywcę, a Podmiot3 adres. Resort dokładnie wyjaśnia szczegóły wypełniania poszczególnych struktur FA(2), w swoim 146-stronnicowym dokumencie, z którym możecie się zapoznać TUTAJ.
Nie wszystkie pola trzeba wypełniać
W strukturze faktury KSeF znajduje się blisko 300 pól do wypełnienia, ale nie wszystkie z nich są obligatoryjne. MF podkreśla przypadki, w których dane muszą znaleźć się na fakturze. Są to m.in. sytuacje, gdy niezbędne jest podanie informacji o podmiocie upoważnionym, w przypadku zwolnienia dostawy lub usługi z podatku, czy też w momencie, w którym podatnik sprzedał coś w obcej walucie.
Resort nie zapomina wskazać, jakie istotne adnotacje na fakturze powinny się znaleźć. Są to m.in. samofakturowanie czy mechanizm podzielnej płatności.
Podobne artykuły
Skorzystaj ze sprawdzonego programu do faktur
Konieczność spełniania norm i wymagań
Osoby wystawiające fakturę ustrukturyzowaną KSeF są zobowiązane do spełniania ściśle określonych wymagań zarówno technicznych, jak i formatowych. Są one regulowane przepisami prawa. Bardzo ważne jest zatem, aby dbać o każdy szczegół podczas wypełniana dokumentu – musi on spełniać wszelkie obowiązujące normy. Pomocne może okazać się korzystanie z oprogramowania przeznaczonego do automatycznej generacji pliku zgodnego z wytycznymi do KSeF. Obowiązek e-fakturowania i korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie w połowie 2024 r. – po tym terminie nie będzie możliwości wystawiania faktur w tradycyjny sposób. Faktura.pl to zintegrowana z KSeF platforma do wystawiania faktur, dzięki której nie musisz się martwić o przyszłość. Nie masz jeszcze konta? Więcej o programie i jego integracji z KSeF przeczytasz TUTAJ.
