Nadeszły zmiany, które powinny zainteresować podatników VAT. Dotyczą nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej, która jest specjalnym rodzajem faktury elektronicznej. Jej wypełnienie nie powinno sprawiać problemów, ale warto zapoznać się z zasadami dotyczącym tego, jak właściwie wypełnić rubryki faktury ustrukturyzowanej KSeF i jakie informacje mogą się na niej znaleźć. Czy da się wypełniać dokument samodzielnie bez konieczności konsultacji z księgowym lub doradcą podatkowym?
Ogólne zasady wypełniania pól faktury ustrukturyzowanej KSeF
Ministerstwo Finansów jasno określa, jakie są zasady wypełniania pól w fakturze ustrukturyzowanej KSeF. Warto pamiętać, że każde z nich jest alfanumeryczne i nie ma problemu ze stosowaniem małych i dużych liter, a także cyfr. W polach znakowych jest możliwość stosowania znaków specjalnych, liczb nie wolno oddzielać spacjami, a za maksymalną liczbę znaków ustalono 256, choć są od tej zasady wyjątki.
Odseparowanie liczby jest możliwe z użyciem kropki (np. 500.000 zł), a wartości ujemne trzeba odnotować znakiem minus na początku. Niezmiennie daty należy podawać w następującym formacie: RRRR-MM-DD. W przypadku wpisywania NIP-u konieczne jest zapisywanie cyfr ciągiem, bez spacji i znaków specjalnych.
Podobne artykuły
Plik z fakturą ma pozostać w formacie XML – ta struktura jest łatwa do odczytania, np. przez programistów.
Struktura schematu głównego dla FA(2)
We wrześniu struktura logiczna faktury ustrykturyzowanej FA(1) została zastąpiona strukturą logiczną FA(2). Z jakich elementów składa się struktura schematu głównego dla FA(2)? Nie może tam zabraknąć nagłówka, Podmiotu1, Podmiotu2 oraz Podmiotu3, przy czym pod każdą z tych nazw kryje się konkretne znaczenie i warto o tym pamiętać. Podmiot1 oznacza sprzedawcę, Podmiot2 nabywcę, a Podmiot3 adres. Resort dokładnie wyjaśnia szczegóły wypełniania poszczególnych struktur FA(2), w swoim 146-stronnicowym dokumencie, z którym możecie się zapoznać TUTAJ.
Nie wszystkie pola trzeba wypełniać
W strukturze faktury ustrukturyzowanej KSeF znajduje się blisko 300 pól do wypełnienia, ale nie wszystkie z nich są obligatoryjne. MF podkreśla przypadki, w których dane muszą znaleźć się na fakturze. Są to m.in. sytuacje, gdy niezbędne jest podanie informacji o podmiocie upoważnionym, w przypadku zwolnienia dostawy lub usługi z podatku, czy też w momencie, w którym podatnik sprzedał coś w obcej walucie.
Resort nie zapomina wskazać, jakie istotne adnotacje na fakturze powinny się znaleźć. Są to m.in. samofakturowanie czy mechanizm podzielnej płatności.
Konieczność spełniania norm i wymagań
Osoby wystawiające fakturę ustrukturyzowaną KSeF są zobowiązane do spełniania ściśle określonych wymagań zarówno technicznych, jak i formatowych. Są one regulowane przepisami prawa. Bardzo ważne jest zatem, aby dbać o każdy szczegół podczas wypełniana dokumentu – musi on spełniać wszelkie obowiązujące normy. Pomocne może okazać się korzystanie z oprogramowania przeznaczonego do automatycznej generacji pliku zgodnego z wytycznymi do KSeF. Obowiązek e-fakturowania i korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie w połowie 2024 r. – po tym terminie nie będzie możliwości wystawiania faktur w tradycyjny sposób. Faktura.pl to zintegrowana z KSeF platforma do wystawiania faktur, dzięki której nie musisz się martwić o przyszłość. Nie masz jeszcze konta? Załóż je i zacznij korzystać już dziś!
