O Krajowym Systemie e-Faktur słyszał już chyba każdy przedsiębiorca. To rozwiązanie, które już wkrótce będzie obowiązkowe dla wszystkich firm. Pierwotnie KSeF miał wejść w życie już 1 lipca tego roku, jednak ostatecznie datę jego wdrożenia przesunięto. Na jakim etapie są prace związane z wprowadzeniem systemu i co nowego ustalono w ostatnim czasie?
Co trzeba wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur?
KSeF to państwowy system służący do generowania i udostępniania faktur strukturalnych. Co ma na celu wprowadzenie takiego rozwiązania? Przede wszystkim centralizację całego procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Dzięki KSeF będą one trafiać do jednego miejsca, zapewniającego łatwy i prosty dostęp do nich. W praktyce oznacza to, że systemy księgowe przedsiębiorców będą zintegrowane z krajowym systemem, co pozwoli na przesyłanie i odbieranie dokumentów sprzedażowych za jego pośrednictwem.
Faktury wystawiane w KSeF dostępne są w formacie XML, przy czym system weryfikuje czy dany dokument jest zgodny z obowiązującym standardem. Każda faktura ma też przypisany swój unikatowy numer. Odbiorca dokumentu uzyskuje do niego dostęp, uwierzytelniając się w systemie lub podając określone dane.
Podobne artykuły
Czytaj także: KSeF narusza prawo do prywatności i ochronę danych?
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Zgodnie z pierwotnym założeniem KSeF miał stać się obowiązkowy już w lipcu tego roku. Ministerstwo Finansów zdecydowało się jednak na przesunięcie tego terminu. W systemie wykryto bowiem szereg błędów krytycznych, które uniemożliwiały wprowadzenie go w planowanym terminie. W przypadku większych podmiotów gospodarczych, które w roku poprzednim przekroczyły próg 200 mln złotych obrotów, obowiązek przystąpienia do KSeF rozpocznie się 1 lutego 2026 roku. Natomiast do 1 kwietnia 2026 roku do systemu będą musieli już przystąpić wszyscy przedsiębiorcy.
5 czerwca Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację ustawy o VAT, przesuwając tym samym termin wdrożenia wystawiania e-faktur na luty 2026 roku. W praktyce oznacza to, że do tej daty obowiązywać będą dotychczasowe zasady wystawiania faktur.
Spotkania konsultacyjne w sprawie KSeF
Pierwszy etap konsultacji w sprawie KSeF zakończył się 21 marca tego roku. Wówczas nie udało się jeszcze ustalić nowej daty wdrożenia systemu. Zadecydowano jednak o wprowadzeniu pewnych zmian technicznych, na przykład zapewnieniu przedsiębiorcom możliwości wystawiania faktury w trybie offline i wysłania jej z maksymalnie jednodniowym opóźnieniem.
Następnie, 19 kwietnia, konsultowany był projekt rozwiązań prawnych w sprawie zmian w zakresie obowiązkowego e-fakturowania. Przedstawiono również projekt nowej specyfikacji oprogramowania interfejsowego. Zaproponowano wówczas m.in. wprowadzenie obowiązkowego KSeF w jednym terminie dla wszystkich podatników, zrównoważenie obowiązków wystawców i nabywców dokumentów sprzedażowych, możliwość pobrania certyfikatów w przypadku wystawiania faktur w trybie offline lub w przypadku awarii systemu oraz zapewnianie tzw. podatnikom wykluczonym cyfrowo możliwości wystawiania faktur w okresie przejściowym w dotychczasowej formie (o ile jednak będą to faktury opiewające na niewielkie wartości).
18 lipca 2024 roku odbyło się kolejne spotkanie konsultacyjne w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur, na którym w podsumowano wszystkie dotychczasowe propozycje rozwiązań na tym polu. Debatowano też na temat kierunku dalszych uproszczeń związanych z użytkowaniem systemu, zasadności poszczególnych odroczeń w KSeF oraz na temat etapowego wdrażania systemu.
Wybierz polecany program do faktur
KSeF wciąż budzi wiele wątpliwości
Choć o obowiązkowym KSeF mówi się już od dawna, to system wciąż budzi wiele wątpliwości, zarówno wśród przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. System nakłada na podmioty gospodarcze zupełnie nowe obowiązki, za niedopełnienie których grożą określone konsekwencje. Stąd też w dużej mierze wynikają podejmowane konsultacje – aby ułatwić przedsiębiorcom zaznajomienie się z systemem, zarówno pod kątem technicznym, jak i proceduralnym.
Podczas spotkań uczestniczący w nich eksperci podsumowali dotychczasowe kierunki działań prawnych i biznesowych związanych z KSeF, dążących do możliwie największego uproszczenia funkcjonowania systemu. Jak dotąd zadecydowano m.in. o możliwości zastosowania trybu offline w okresie przejściowym oraz możliwości wystawiania faktur do 450 zł poza systemem. Wprowadzenie rozwiązania trybu offline wynikało z obaw, że faktury wysyłane do KSeF, które zostałyby odrzucone w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, dość mocno skomplikowałyby cały proces rozliczeniowy.
Wiele niewiadomych wciąż pojawia się w kwestii faktur konsumenckich. Nie jest do końca jasne czy należy je przesyłać do KSeF fakultatywnie, czy jest to obowiązkowa procedura. Ustalono również, że utrzymanie odroczeń poszczególnych rozwiązań związanych z funkcjonowaniem systemu jest jak najbardziej zasadne. Mowa tu m.in. o odroczeniu kar za niekorzystanie z KSeF.
Czytaj także: Jak sprawdzić, czy biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF?
Czy jesteś gotowy na Krajowy System e-Faktur?
Faktura.pl, jako jeden z nielicznych programów ma system zintegrowany z KSeF. W aplikacji dodanie kontrahenta, sprawdzenie go na białej liście podatników VAT i wystawienie faktury zajmie mniej niż 30 sekund. Jeżeli to nadal za długo, możemy obiecać, że w tym czasie wyślemy fakturę e-mailem do Twojego kontrahenta. Oprócz tego w faktura.pl masz:
✅ Pierwsze 30 dni darmowego korzystania z aplikacji
✅ Opcję wirtualnej księgowości
✅ Centrum dowodzenia firmą
✅ Możliwość finansowania faktur
✅ Dedykowany e-mail do celów firmowych
Proponowane rozwiązanie
Podczas ostatniego spotkania konsultacyjnego przedstawiciele Ministerstwa Finansów i KAS omawiali planowane rozwiązania i funkcje, jakimi zostanie objęty system. Aby ułatwić przedsiębiorcom cały proces e-fakturowania, rozważane jest podjęcie następujących działań:
- zapewnianie możliwości przesyłania załączników do faktur w przypadku podmiotów wystawiających dokumenty z większą ilością danych;
- wprowadzenie zmian do struktury e-faktur, obejmujących m.in. zasady określania terminu płatności;
- wdrożenie tzw. funkcjonalności biznesowych, które sprawią, że w obowiązkach podatników nie zajdą żadne znaczące zmiany.
Eksperci uczestniczący w konsultacjach zapewniali, że stabilny proces wcielenia w życie KSeF ma teraz priorytetowe znaczenie. Ponadto zwrócono uwagę, że rozwiązania na tym polu należy wdrożyć jak najszybciej. Pozwoli to przedsiębiorcom lepiej przygotować swoje systemy księgowe do integracji z systemem państwowym.
Odroczenie obowiązkowego KSeF z pewnością ucieszyło wielu przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy nie zdążyli się należycie przygotować na zmiany. Niemniej jednak wejście w życie systemu jest nieuniknione, dlatego nie należy zwlekać z zaznajomieniem się z jego funkcjami i działaniem.
Na ten moment korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się wcześniej wdrożyć system, mogą jednak liczyć na pewne przywileje, mające zachęcać do korzystania z niego. Taką dodatkową korzyścią będzie m.in. zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur, krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku, zwolnienie z obowiązku okazywania plików JPK_FA na wezwanie pracowników urzędu skarbowego oraz możliwość pobierania faktur z systemu bez konieczności posiadania papierowej wersji dokumentu.
Warto na zakończenie dodać, że poza powyższymi korzyściami, przedsiębiorcy, którzy już teraz zaczną integrować swoje systemy księgowe z KSeF, zyskają dużo czasu na zaznajomienie się z jego funkcjami i zasadami działania. Dzięki temu unikną w przyszłości kar z powodu niedopełnienia obowiązków księgowych, nierzadko wynikającego ze zwykłej niewiedzy.
