Krajowy System e-Faktur przestaje być projektem „na przyszłość”. KSeF wchodzi w życie już w tym tygodniu – w niedzielę, 1 lutego 2026 roku. Dla wielu firm będzie to moment graniczny, w którym dotychczasowy sposób wystawiania i odbierania faktur po prostu przestaje działać.
Od tego dnia faktura sprzedażowa w obrocie B2B nie będzie już plikiem PDF wysłanym e‑mailem. Stanie się ustrukturyzowanym zestawem danych, który musi zostać zarejestrowany w systemie Ministerstwa Finansów. To zmiana technologiczna, ale przede wszystkim organizacyjna – wpływająca na sprzedaż, obieg dokumentów, współpracę z księgowością i odpowiedzialność w firmie.
Czym jest KSeF i dlaczego to przełom
KSeF, czyli Krajowy System e‑Faktur, to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do:
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- ich odbioru przez kontrahentów,
- przechowywania dokumentów przez 10 lat.
Faktura staje się fakturą dopiero w momencie przyjęcia jej przez KSeF i nadania numeru systemowego. Do tego momentu jest jedynie „projektem danych”.
Podstawą prawną tej zmiany jest art. 106na ustawy o VAT, zgodnie z którym:
„Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur”.
W praktyce oznacza to jedno: bez KSeF nie ma faktury podatkowej w obrocie B2B.
KSeF startuje – kto wchodzi w obowiązek od 1 lutego 2026 r.
Obowiązek korzystania z KSeF został wprowadzony etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – podatnicy, u których wartość sprzedaży z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy.
Warto jednak podkreślić: już od 1 lutego 2026 r. KSeF staje się podstawowym kanałem odbioru faktur zakupowych. Nawet firmy, które jeszcze nie muszą wystawiać faktur w KSeF, będą je z systemu odbierać.
Forma prawna nie ma znaczenia. Obowiązek dotyczy:
- spółek i osób prawnych,
- jednoosobowych działalności gospodarczych,
- podatników VAT czynnych i zwolnionych.
Kto i jakie faktury są wyłączone z obowiązkowego KSeF
Przepisy przewidują istotne wyłączenia.
Wyłączenia po stronie podatników
KSeF nie jest obowiązkowy m.in. dla faktur:
- wystawianych przez podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- gdy stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce nie uczestniczy w danej transakcji,
- wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).
Procedury szczególne
Poza KSeF pozostają faktury dotyczące m.in.:
- procedury OSS i IOSS,
- międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.
Dokumenty, których nie wysyła się do KSeF
Do KSeF nie trafiają m.in.:
- faktury proforma,
- noty obciążeniowe i uznaniowe,
- dokumenty wewnętrzne,
- rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej.
Co istotne – wraz z wejściem KSeF znikają noty korygujące. Każda korekta będzie musiała przybrać formę faktury korygującej.
Okres przejściowy do końca 2026 roku
Ustawodawca przewidział okres przejściowy, który ma ułatwić wdrożenie KSeF:
- do końca 2026 r. możliwe jest wystawianie faktur poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż z VAT nie przekroczy 10 000 zł,
- do końca 2026 r. utrzymane zostają paragony z NIP do 450 zł jako faktury uproszczone,
- możliwe jest korzystanie z kas rejestrujących bez obowiązku przesyłania dokumentów do KSeF.
To jednak nie zwalnia z obowiązku przygotowania firmy – bo faktury zakupowe i tak będą dostępne w systemie.
Nowa definicja faktury – PDF przestaje istnieć
Jedną z największych zmian jest redefinicja pojęcia „faktura”.
W KSeF:
- faktura nie jest plikiem PDF,
- nie jest dokumentem wysyłanym e‑mailem,
- jest zbiorem danych XML, który staje się fakturą dopiero po przyjęciu przez system.
W praktyce oznacza to:
- e‑faktura w dotychczasowym rozumieniu przestaje istnieć,
- jedyną fakturą w obrocie B2B jest ta, która znajduje się w KSeF,
- KSeF staje się głównym źródłem dokumentów sprzedażowych i zakupowych.
Narzędzie do KSeF – wysyłka i odbiór faktur
Korzystanie z KSeF wymaga narzędzia, które:
- wysyła faktury sprzedażowe do KSeF,
- pobiera faktury zakupowe z KSeF.
To kluczowa zmiana w myśleniu. Program do fakturowania, który tylko „wystawia sprzedaż”, nie wystarczy. Faktury zakupowe stają się podstawą:
- płatności,
- księgowania kosztów,
- odliczenia VAT.
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia (Aplikacja Podatnika, e‑Mikrofirma), ale są one przeznaczone głównie dla najmniejszych działalności.
W praktyce większość firm wybiera programy zintegrowane z KSeF, takie jak Faktura.pl, które automatyzują zarówno sprzedaż, jak i odbiór dokumentów.
KSeF zmienia obieg dokumentów w firmie
Od lutego 2026 r. zmienia się codzienna praktyka:
- przedsiębiorcy nie wysyłają już paczek faktur do księgowości,
- część dokumentów istnieje wyłącznie w KSeF,
- PDF przestaje być dokumentem źródłowym.
Dostęp do KSeF wymaga formalnego nadania uprawnień do:
- wystawiania faktur,
- przeglądania dokumentów,
- pobierania faktur,
- zarządzania innymi użytkownikami.
To decyzja podatnika – a nie „ustawienie w programie”.
Zakupy i nowe ryzyka
Wraz z KSeF firma staje się aktywną stroną w odbiorze faktur kosztowych. Oznacza to konieczność:
- regularnego pobierania dokumentów z KSeF,
- weryfikacji, czy faktura dotyczy realnej transakcji,
- kontroli kontrahenta i warunków umowy.
To szczególnie ważne, bo technicznie możliwe jest wystawienie faktury na dowolny NIP. KSeF nie weryfikuje, czy transakcja faktycznie miała miejsce.
Jak uzyskać dostęp do KSeF
Osoby fizyczne (JDG)
- Logowanie przez e‑Urząd Skarbowy lub stronę MF.
- Profil zaufany, e‑dowód lub podpis kwalifikowany.
- Wygenerowanie certyfikatu KSeF i integracja z systemem sprzedażowym.
Spółki i osoby prawne
- Złożenie formularza ZAW‑FA.
- Uzyskanie dostępu administracyjnego.
- Nadanie ról i wygenerowanie certyfikatów.
Podsumowanie
KSeF startuje już w tę niedzielę – 1 lutego 2026 r. To moment, który definitywnie kończy epokę faktur PDF w obrocie B2B.
Dla firm, które odpowiednio wcześnie uporządkują dane, narzędzia i odpowiedzialność, KSeF stanie się przewidywalnym procesem. Dla pozostałych – źródłem chaosu i ryzyk podatkowych.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF, warto zacząć od prostego kroku: przetestować narzędzie zintegrowane z systemem, gdzie obsługa KSeF jest dostępna bez ręcznych działań i zbędnych formalności.
Nowy standard fakturowania właśnie staje się rzeczywistością.
Podobne artykuły
Masz pytania lub wątpliwości dotyczące KSeF? Zajrzyj na KSeF Pytania i Odpowiedzi, gdzie za darmo możesz zadać pytanie ekspertom.
