Płynność finansowa to fundament w świecie małego i średniego biznesu. Każda faktura czekająca długo na przelew może zatrzymać rozwój, ograniczyć możliwości, a nawet zagrozić przetrwaniu firmy. W nowym cyklu „Płynnie o finansach”, przygotowanym we współpracy z eFaktor, przyglądamy się najważniejszym wyzwaniom, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy, oraz rozwiązaniom, które pozwalają prowadzić firmę bez zbędnego stresu.
Czytaj także:
Zysk to za mało – dlaczego firmy upadają mimo dodatniego wyniku finansowego?
Cash flow jako strategia, nie tylko operacja księgowa
Myślał, że współpracuje z dużą marką. Stracił towar – a mógł temu zapobiec
Firmy chcą gotówki szybciej. Coraz więcej z nich wybiera rozwiązanie, które przyspiesza płatność
60% firm traci płynność przez jeden błąd. Jak ją chronić bez zadłużania?
Pożyczka do 15 mln zł na cyfryzację i ekologię – rusza nowy program FENG
20. gospodarka świata. Polska niedługo stanie w jednym szeregu z Japonią i Hiszpanią
Co ósma przedsiębiorczyni zderza się z finansową ścianą. Czy stać nas na ich spowalnianie?
Rekord niewypłacalności przy szybkim wzroście PKB. Dlaczego 2025 był trudniejszy, niż pokazują statystyki?
Faktura wystawiona, pieniędzy brak. Czekanie na przelew kosztuje
Weryfikacja kontrahentów jest niezwykle istotnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli bowiem dany podmiot znajduje się na liście sankcyjnej, podpisanie z nim umowy może narazić przedsiębiorcę na poważne konsekwencje. Na szczęście istnieją metody, które pozwalają przeprowadzić weryfikację w odpowiedni sposób.
Konieczność weryfikacji
W ostatnich latach wobec wielu osób prywatnych oraz firm zastosowane zostały różnego rodzaju sankcje gospodarcze. Stosują je zarówno organy państwowe, jak i organizacje międzynarodowe. Ma to związek z szeregiem napięć natury politycznej i ekonomicznej, jakie pojawiły się w różnych zakątkach świata.
W przypadku przedsiębiorców będących importerami lub eksporterami konieczność przeprowadzenia weryfikacji kontrahentów może mieć wymiar prawny. Ponadto jest to zabezpieczenie na wypadek nieprzewidzianych skutków zawarcia umowy.
Sankcyjne listy rządowe
Chcąc dokonać weryfikacji kontrahenta, można skorzystać z sankcyjnych list rządowych. Mają one wymiar oficjalny, przez co informacje na nich opublikowane można uznać za wiarygodne.
Lista osób i podmiotów objętych sankcjami
Powyższy wykaz jest prowadzony przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. Znajdują się na niej informacje o osobach i firmach, wobec których zastosowano sankcje w Polsce. Co ważne, zestawienie to jest na bieżąco aktualizowane. Można się z nim zapoznać na portalu gov.pl.
Sankcje nałożone przez Unię Europejską
Swoją listę sankcyjną prowadzi również Unia Europejska. Znajdują się na niej osoby, grupy oraz inne podmioty, wobec których Wspólnota zastosowała sankcje. Informacje te można znaleźć na stronie EU Sanctions Map lub dokumenty udostępnione na portalu Data.europa.eu.
Sankcje nałożone przez organizacje międzynarodowe
Swoje listy sankcyjne prowadzą również organizacje międzynarodowe. Wśród nich wskazać należy przede wszystkim Organizację Narodów Zjednoczonych.
Weryfikacja kontrahenta – instrukcja krok po kroku
Dokonanie weryfikacji kontrahenta może wydawać się problematyczne, dlatego też warto skorzystać z gotowego rozwiązania, jakim jest poniższa instrukcja.
- Sprawdzenie oficjalnych list rządowych
Na początek najlepiej jest wejść na stronę gov.pl i wpisać w wyszukiwarkę „Lista osób i podmiotów objętych sankcjami”, a następnie sprawdzić, czy znajduje się na niej dany kontrahent. Następnie należy zweryfikować bazy Unii Europejskiej, USA (OFAC) i ONZ.
- Weryfikacja struktury własnościowej
Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest struktura własnościowa danego podmiotu, co jest istotne, gdy przegląd list sankcyjnych niczego nie wykazał. Mianowicie jest to konieczne do sprawdzenia, czy osoby lub inne podmioty kontrolujące kontrahenta również nie znajdują się w wykazach.
- Cykliczne powtarzanie weryfikacji
Listy sankcyjne co jakiś czas są aktualizowane, co oznacza, że podmiot, którego dziś nie ma w wykazach, może pojawić się w nich za jakiś czas. Z tego względu należy dokonywać weryfikacji nie tylko na etapie zawarcia umowy, ale także już podczas trwania stosunku prawnego.
- Dokumentacja procesów
Każdą weryfikację dobrze jest dokumentować. Dzięki temu można zachować należytą staranność w prowadzeniu działalności, co może być niezwykle ważne w przypadku problemów.
Warto również dodać, że weryfikacja kontrahentów jest obowiązkiem prawnym.
Przydatne rejestry publiczne
W przeprowadzeniu weryfikacji kontrahentów przydatne mogą być również rejestry publiczne. Co ważne, są one ogólnie dostępne, przez co korzystanie z nich jest proste i bezpłatne.
Pierwszym rejestrem, jaki należy wziąć pod uwagę, jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można w niej znaleźć dane dotyczące osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych. Aby sprawdzić kontrahenta, można wpisać w wyszukiwarkę jego imię i nazwisko, numer NIP lub REGON. Z CEIDG można dowiedzieć się m.in. od jak dawna dana osoba prowadzi działalność i czy ma ona wymiar stały czy sezonowy.
Innym rejestrem, który również warto sprawdzić, jest Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Można w nim znaleźć informacje dotyczące kontrahentów prowadzących działalność w formie spółki prawa handlowego, a więc spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjnej. Poszczególne podmioty można wyszukiwać poprzez takie parametry jak numery NIP, REGON, KRS, nazwa lub miejscowość.
Warto również zajrzeć do Rejestru Gospodarki Narodowej, czyli REGON. Prowadzi go Główny Urząd Statystyczny. Interesujące podmioty można tam wyszukać po numerach NIP, REGON, KRS oraz po adresie. Co ważne, w wykazie tym można również znaleźć dane spółek cywilnych, czego nie ma w CEIDG.
Przydatnym narzędziem jest również tzw. Biała Lista, czyli Wykaz podatników VAT. Jest on prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Można tam znaleźć takie informacje jak imię i nazwisko lub nazwa firmy, czy dany podmiot jest obecnie czynnym podatnikiem VAT, czy był czynnym podatnikiem VAT w określonym dniu, data rejestracji jako podatnika VAT, data i powód wykreślenia z rejestru lub odmowy rejestracji, jak i czy numer rachunku bankowego zarejestrowany i potwierdzony przez Szefa KAS.
Jeśli zaś chodzi o rejestr zagraniczny, warto dokonać weryfikacji w VAT Information Exchange System (VIES), który prowadzi Komisja Europejska. W wykazie tym można znaleźć informacje o podmiotach mających siedzibę w państwach Unii Europejskiej.
Weryfikacja kontrahentów jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale powinna być ona również dobrą praktyką w prowadzeniu działalności gospodarczej. Dzięki niej można bowiem nie tylko uniknąć sankcji prawnych, ale i ograniczyć ryzyko biznesowe.
Warto również wspomnieć, że weryfikacja kontrahentów może odbyć się podczas usługi faktoringu. Zapraszamy do zapoznania się z opinią Aleksandry Zalewskiej, Dyrektorki ds. Obsługi Klienta eFaktor.
Aleksandra Zalewska
Dyrektor ds. Obsługi Klienta eFaktor
Podobne artykuły
Opinia eksperta
Faktoring to dziś coś znacznie więcej niż finansowanie faktur. To ekosystem usług, które mają chronić przedsiębiorcę w każdej fazie transakcji – od weryfikacji kontrahenta, przez analizę ryzyka, po monitoring płatności.
Oferujemy narzędzia, które naprawdę działają.
Ale nie zadziałają same – klient musi z nich skorzystać na czas.
Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji:
