Pierwszy miesiąc działania KSeF można określić mianem wielkiego chaosu. Wielu przedsiębiorców zapamięta go jako okres poważnych trudności organizacyjnych i technicznych. Zamiast płynnego przejścia na jednolity model obiegu faktur pojawiły się przerwy w dostępności usług, komunikaty o ograniczeniach oraz problemy z logowaniem do narzędzi, od których zależy już nie tylko korzystanie z e-administracji, ale i obieg dokumentów w polskich firmach. W lutym, oprócz oczywistych problemów z dostępem do KSeF, odczuwalne były m.in. utrudnienia w dostępie do e-usług powiązanych z Profilem Zaufanym. W praktyce oznaczało to już nie tylko problemy z dostępem do CEiDG czy ZUS PUE, ale całkowity paraliż w procesach wewnętrznych firm, począwszy od pobierania dokumentów, przez ich akceptację, aż po terminowe regulowanie zobowiązań.
W odpowiedzi na problemy techniczne, rynek zaczął „obudowywać” KSeF rozwiązaniami zastępczymi. Tuż przed wejściem systemu w życie, część dużych podmiotów sygnalizowała kontrahentom, że nie wszystkie faktury będą od razu wystawiane wyłącznie w KSeF. Przykładowo, ORLEN, w obszarze stacji paliw, w dalszym ciągu dokumentuje sprzedaż na rzecz B2B fakturami fiskalnymi poza KSeF. Spółka poinformowała, że taki stan rzeczy utrzyma się co najmniej do 1 kwietnia 2026 r., aby utrzymać ciągłość obsługi i dać czas sobie, administracji i kontrahentom na użdostosowanie procesów.
Co więcej, wielu dostawców, aby ograniczać ryzyko zatorów płatniczych, zaczęło wysyłać przedsiębiorcom wizualizacje faktur przesłanych do KSeF (najczęściej w postaci plików PDF lub zestawień). To praktyczne działanie „na wszelki wypadek” , z perspektywy odbiorcy szybko jednak zaczęło rodzić nowe wątpliwości: skoro faktura „jest w KSeF”, ale do firmy trafia też jej obraz, potwierdzenie, komunikat lub dokument wystawiony przejściowo poza systemem, to co wciąż jest e-fakturą w rozumieniu przepisów, a co jedynie informacją pomocniczą?
W efekcie połączenie problemów technicznych, dużej liczby nowych dokumentów oraz zróżnicowanych komunikatów ze strony dostawców sprawiło, że przedsiębiorcy czują się zagubieni. Najczęstszym pytaniem jakie słyszałam od klientów w lutym jako księgowa brzmiało:
Jakie dokumenty i w jakiej formie mam teraz przekazywać Pani do księgowania?
e-faktura a vs. faktura ustrukturyzowana
Potocznie pojęcia „e-faktura” i „faktura ustrukturyzowana” bywają używane zamiennie, ale w przepisach nie oznaczają tego samego. Faktura zgodnie z ustawową definicją to dokument w formie papierowej albo elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Jej obowiązkowe elementy wynikają z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT i obejmują m.in. datę wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, NIP-y, nazwę towaru/usługi, miarę i ilość, cenę jednostkową, podstawę opodatkowania, stawki i kwoty VAT oraz kwotę należności ogółem). Z kolei faktura elektroniczna (e-faktura), to dokument „w formie elektronicznej”, wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT). Oznacza to, że e-fakturą może być zarówno XML, jak i PDF, o ile dokument spełnia wymogi „faktury” oraz został wystawiony i otrzymany elektronicznie. Natomiast fakturą ustrukturyzowaną jest faktura KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym ją w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT).
Z powyższego wynika, że każda faktura ustrukturyzowana jest jednocześnie fakturą, ponieważ musi zawierać elementy wymagane ustawą a także e-fakturą, bo ma postać elektroniczna. Różnica polega na tym, że nie każda e-faktura jest ustrukturyzowaną -PDF wysłany e-mailem może być e-fakturą, ale nie stanie się fakturą ustrukturyzowaną, jeśli nie został wystawiony przez KSeF i nie ma nadanego zindywidualizowanego numeru w systemie. Co więcej, faktura ustrukturyzowana funkcjonuje w z góry określonej strukturze danych w systemie, co, w teorii, ułatwia automatyzację obiegu i weryfikację dokumentu po numerze KSeF.
Czy wizualizacja faktury ustrukturyzowanej jest e-fakturą?
Co do zasady, odpowiedź brzmi nie. Sama wizualizacja faktury z KSeF , w postaci pliku PDF albo wydruku wygenerowanego na podstawie danych z systemu, nie stanowi odrębnej e-faktury. To jedynie czytelne odwzorowanie faktury ustrukturyzowanej zapisanej w KSeF, której źródłową postacią jest plik XML przechowywany w systemie. Wizualizacja nie jest więc odrębnym dokumentem i nie może istnieć samodzielnie, w oderwaniu od faktury ustrukturyzowanej KSeF. Uznaje się, że dokumentem funkcjonującym w obiegu prawnym jest jedynie faktura w KSeF, która znajduje się w systemie i ma nadany numer KSeF. Wizualizacja może pełnić funkcję pomocniczą (do odczytu, obiegu, czy płatności), ale nie może w żaden sposób zastąpić faktury ustrukturyzowanej.
Czy to oznacza, że nie można się posługiwać wizualizacjami dokumentów z KSeF np. w komunikacji z księgowością? Z przepisów to nie wynika. Należy jednak zwrócić uwagę na prawidłowe ujęcie dokumentu w księgach podatnika i odpowiednie oznaczenie w plikach JPK poprzez uzupełnienie określonych pól (NrKSeF).
Wizualizacja wizualizacji nierówna
Już na początku lutego, pojawiły się pierwsze niepokojące sygnały, że wizualizacje dokumentów pobrane bezpośrednio z systemu KSeF potrafią się różnić od wizualizacji otrzymanych od dostawców. Sytuacja występuje nagminnie w przypadku dokumentów za usługi telekomunikacyjne. Dostawcy, w odpowiedzi na zgłoszenia o nieprawidłowościach, zasłaniają się tym, że w KSeF prezentują tylko wartość usług opodatkowanych podatkiem VAT bez dodatkowych obciążeń tj. raty sprzętowe, noty odsetkowe, czy ubezpieczenia. Umieszczają je natomiast na wizualizacjach wysyłanych do klientów z własnych systemów. W praktyce oznacza to, że sam dokument pobrany z systemu KSeF nie wystarczy do prawidłowego rozliczenia płatności na rzecz dostawcy. Niezbędne będą dodatkowe specyfikacje. I to są te ułatwienia w związku z wejściem KSeF w życie?
Jakie dokumenty mam przekazywać księgowej?
Oczywiście, najlepiej to ustalić z własną księgową. System jest dalej w powijakach a korzystanie z niego przy wystawianiu faktur jest w dalszym ciągu dobrowolne dla większości podatników. Ze względu na problemy techniczne, ograniczenia w logowaniu do KSeF i dziesiątki aktualizacji oprogramowania księgowego, które przeszliśmy w lutym, we własnej praktyce w dalszym ciągu przyjmuję także wizualizację faktur z systemu KSeF. Niekiedy, nawet dwie wizualizacje tego samego dokumentu, o ile systemowa nie pozwala na prawidłowe i jednoznaczne rozliczenie płatności. W praktyce, po pierwszym miesiącu funkcjonowania KSeF mali przedsiębiorcy mają w systemie kilka lub kilkanaście faktur. Większość dokumentów w dalszym ciągu otrzymują papierowo lub w formie e-faktury. Takie podejście, nie tylko ogranicza to przestój w przypadku niemożności zalogowania się do KSeF, ale także niejako zmusza klientów do przejrzenia dokumentów znajdujących się w systemie tj. do ich kontroli merytorycznej. To szczególnie istotne, ponieważ technicznie możliwe jest wystawienie faktury na dowolny podmiot posiadający NIP, nawet jeśli nie doszło do żadnej rzeczywistej dostawy towarów lub wykonania usługi. A takie próby wyłudzenia lub oczywiste pomyłki, może z pełną odpowiedzialnością, stwierdzić jedynie klient.
Podsumowanie
Program KSeF miał w teorii uporządkować i ułatwić obieg faktur. W pierwszym miesiącu funkcjonowania zdecydowanie mu się to nie udało. Na ten moment wprowadził głównie chaos dokumentacyjny i techniczny. W efekcie przedsiębiorcy zaczęli gubić się i na nowo zadawać podstawowe pytanie: co jest teraz fakturą?
Kluczowym aspektem do zrozumienia fakturowania w dobie KSeF jest to, że jedynym dokumentem funkcjonującym w obiegu prawnym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF z nadanym numerem KSeF. Wizualizacja stanowi jedynie czytelne odwzorowanie danych i nie jest odrębną e-fakturą. Jednocześnie wizualizacje bywają użyteczne, szczególnie w wewnętrznym obiegu dokumentów i jako podstawa do płatności.
Podobne artykuły
Warto też pamiętać, że wizualizacja wizualizacji nierówna: wersje od dostawców mogą zawierać dodatkowe elementy, które nie są ujawniane w imporcie do KSeF. Dlatego do rozliczenia płatności czasem potrzebne są także specyfikacje otrzymane od kontrahenta.
W praktyce najbezpieczniej ustalić z księgową jasną zasadę: przekazujesz faktury z KSeF (lub dane do ich pobrania), a wizualizacje dosyłasz „na życzenie”, jako materiał pomocniczy — szczególnie gdy ułatwiają identyfikację płatności lub kompletują brakujące informacje.
