Rok 2026 przyniesie poważne zmiany w księgowości. Przedsiębiorców i księgowych czeka nie tylko wprowadzenie KSeF, ale i zmiany w JPK VAT. Co zatem należy wiedzieć, aby nie narazić się na kary?
O co chodzi?
W dniu 14 października 2025 r. w Rządowym Centrum Legislacji przedstawiony został projekt zmiany rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT. Jego celem jest dostosowanie JPK VAT do KSeF, który to zacznie obowiązywać już w przyszłym roku.
Zgodnie z projektem wprowadzone mają zostać nowe oznaczenia faktur i dokumentów w związku ze zmianami dotyczącymi KSeF. Ponadto faktury KSeF powinny być oznaczane w ewidencji zakupów numerami identyfikującymi w KSeF. Wprowadzone mają zostać również regulacje dotyczące rozliczania podatku VAT od niezwróconej kaucji za opakowania objęte systemem kaucyjnym.
Oznaczenia sprzedaży i zakupu po nowemu
Każda faktura w KSeF ma mieć wskazany numer KSeF. Jeżeli jednak dany dokument nie będzie miał tego numeru, wówczas konieczne będzie zastosowanie jednego z następujących oznaczeń:
- OFF – w przypadku faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, a więc faktur wystawionych w trybie awarii KSeF, które na dzień złożenia ewidencji nie mają jeszcze przydzielonego numeru je identyfikującego w tym systemie lub nie zostały do niego przesłane;
- BFK – dotyczy faktur elektronicznych i papierowych, a więc faktur, o których mowa w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT;
- DI – w sytuacji innego rodzaju dokumentów.
Resort Finansów wyjaśnia, że jeśli podatnik wystawia fakturę w trybie offline24 i w momencie składania pliku JPK VAT nie dysponuje jeszcze numerem KSeF dla tego dokumentu, powinien ująć ją w ewidencji sprzedaży jako transakcję opodatkowaną oraz oznaczyć symbolem „DI”. Po otrzymaniu numeru KSeF konieczne będzie skorygowanie JPK VAT wraz z deklaracją i uzupełnienie faktury o właściwy numer systemowy.
Tu nie ma miejsca na pomyłki – księgowy musi mieć wsparcie
Dostosowanie się do nowych przepisów wymaga od biur rachunkowych dużej precyzji, aktualnej wiedzy i dobrze dobranych narzędzi. Dlatego coraz więcej księgowych wybiera nowoczesne platformy wspierające ich w codziennej pracy. Jedną z nich jest Faktura.pl – system, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur zgodnych z KSeF, automatyczne przesyłanie ich do biura rachunkowego, a także ułatwia ewidencjonowanie dokumentów zgodnie z najnowszymi przepisami.
Dzięki integracji z KSeF, automatycznym oznaczeniom faktur (OFF, BFK, DI) oraz szybkiemu podglądowi dokumentów kosztowych, biura księgowe mogą znacznie ograniczyć ryzyko błędów i zyskać więcej czasu na doradztwo zamiast żmudnego przepisywania danych.
Podobne artykuły
Co poza tym możemy zrobić dla Twojego biura?
✅ Otrzymasz wsparcie techniczne
✅ Otrzymasz wsparcie merytoryczne
✅ Będziemy infolinią KSeF dla Twoich klientów
✅ Pokażemy Ci narzędzie dla klientów zintegrowane z KSeF
Uwaga na kary
Zmiana rozporządzenia ma wejść w życie w dniu 1 lutego 2026 r. Co ważne, już od tego dnia będą obowiązywać kary za błędne stosowanie znaczników KSeF w ewidencji JPK VAT. W praktyce oznacza to, iż sankcje te zostaną wprowadzone szybciej niż kary za wystawianie faktur poza KSeF. Te ostatnie mają bowiem wejść w życie w 2027 r.
W tym kontekście warto zwrócić uwagę na art. 106 ni ustawy o VAT. Otóż zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, w okresie trwania awarii albo niedostępności wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem lub nie prześle faktury w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur, naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.
To jednak nie wszystko, albowiem począwszy od dnia 1 lutego 2026 r., podatnik będzie mógł zostać ukarany za błędy w stosowaniu znaczników KSeF w ewidencji JPK VAT. Podstawę prawną stanowi w tym przypadku art. 109 ust. 3h ustawy o VAT, w myśl którego, jeśli podatnik, wbrew obowiązkowi nie prześle ewidencji skorygowanej w zakresie błędów wskazanych w wezwaniu lub nie złoży wyjaśnień, albo zrobi to po terminie lub w złożonych wyjaśnieniach nie wykaże, że ewidencja nie zawiera błędów, o których mowa w wezwaniu – naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć, w drodze decyzji, na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd.
Powyższego przepisu nie będzie się stosować w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, który za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe.
Zmiany, jakie mają wejść w życie w 2026 r., stanowią wyzwanie nie tylko dla przedsiębiorców, ale i dla wszystkich osób, które zajmują się księgowością. Dostosowanie się do nowych regulacji wymaga czasu. Jednakże sankcje za niedopełnienie nowych obowiązków zostaną wprowadzone szybko, co sprawi, że łatwo będzie można narazić się na odpowiedzialność.
